בניית בסיס ידע מצוין חשובה כשעובדים כעוזרים וירטואליים לתמיכה בעובדי מדינה.

להאיץ את ההתקדמות, לא לתת לעיכובים בעבודה להיווצר

ב-30 באוגוסט, השר נגוין מאן הונג עמד בראש ועידת ניהול המדינה של משרד המידע והתקשורת באוגוסט 2024.

ועידת ניהול המדינה של משרד המידע והתקשורת באוגוסט 2024 התקיימה ב-30 באוגוסט, בשילוב של פורמטים פיזיים ומקוונים. צילום: לה אן דונג

בכנס, שהתקיים הן באופן אישי והן באופן מקוון, נכחו גם סגני שרי המידע והתקשורת פאן טאם, פאם דוק לונג, נגוין הוי דונג, נגוין טאנה לאם; סגן יו"ר הוועדה העממית של העיר האי פונג, הואנג מין צ'ונג, ומנהיגים וסגני ראשי סוכנויות, יחידות ומפעלים תחת המשרד.

סטטיסטיקות שעודכנו על ידי משרד המידע והתקשורת בכנס הראו כי בשמונת החודשים הראשונים של 2024, ענף המידע והתקשורת המשיך לצמוח מבחינת הכנסות, רווחים, תשלומי תקציב וכן תרומה לתמ"ג של המדינה, עם קצב צמיחה של 20-25.5% לעומת התקופה המקבילה אשתקד.

ראוי לציין כי באוגוסט, משרד המידע והתקשורת ניהל סדרה של פעילויות משמעותיות לציון 79 שנה למסורת תעשיית המידע והתקשורת, שבדרך כלל: טקסי הקרבת קטורת באזור הבטוח דין הואה, תאי נגוין ובית הקברות לחללי תעשיית המידע והתקשורת בטאי נין ; ארגון פגישות עם יותר מ-400 גמלאים בצפון, במרכז ובדרום; הקרנת מיפוי תלת-ממדית בבניין מטה המשרד לשחזור ההיסטוריה של היווצרותה והתפתחותה של תעשיית המידע והתקשורת; ארגון שיחה בין השר לכל העובדים והעובדים במשרד על המסורת, ההיסטוריה של התעשייה וההזדמנויות, האתגרים, המשימות והמשימות של הדור הנוכחי.

במקביל, פעילויות מקצועיות רבות ממשיכות להתקיים ביציבות וביעילות על ידי סוכנויות ויחידות בתוך המשרד. עם זאת, תוצאות הסקירה של משרד המידע והתקשורת מראות כי בנוסף לכמעט 150 משימות שהושלמו על ידי היחידות באוגוסט, עדיין ישנן מספר משימות שחרגו מהמועד האחרון שנדרש על ידי מנהיגי המשרד. עבור יחידות עם משימות רבות שאיטיות בביצוען, השר נגוין מאן הונג ביקש ממנהיגי יחידות אלה להתמקד בהאצת התקדמות סידור העבודה, ולא לאפשר את הצטברות המשימות.

סטטיסטיקה על התפתחות תעשיית המידע והתקשורת בשמונת החודשים הראשונים של השנה. צילום: משרד משרד המידע והתקשורת

התפיסה לפיה מנהיגים אחראים להשקעה בטכנולוגיה ולפיתוח כלים דיגיטליים כדי להפחית את עומס העבודה ולסייע לפקידים, עובדי מדינה, עובדי ציבור ועובדים אושרה פעמים רבות על ידי השר נגוין מאן הונג.

בישיבת כל הצוות במשרד המידע והתקשורת ב-28 באוגוסט, ראש תחום המידע והתקשורת שיתף בשתי משימות שמשרד המידע והתקשורת מתמקד ביישום כדי להפחית את עומס העבודה על העובדים, והן: פיתוח עוזר וירטואלי שישרת את הצוות ועובדי המדינה; ויישום מערכת דיווח מקוונת במטרה ספציפית להפחית את מספר הדיווחים ממשרד המידע והתקשורת למשרד 10 פעמים בשנה, ובכך גם להפחית את הזמן הדרוש לסוכנויות וליחידות במשרד לעבד דיווחים.

בדיקת ההתקדמות והתוצאות של יישום שתי המשימות החשובות הנ"ל היא התוכן שתופס את רוב זמנו של כנס ניהול המדינה של משרד המידע והתקשורת באוגוסט 2024. בפרט, דיווח מקוון נמצא בפיילוט על ידי משרד המידע והתקשורת מאמצע יולי ועד כה, במטרה לבצע טרנספורמציה דיגיטלית מקיפה של עבודת סינתזת הדוחות, תוך אופטימיזציה של תהליכים, מזעור זמן, עלויות ומשאבי אנוש.

השר נגוין מאן הונג ציין כי התקווה ביישום דיווח מקוון היא להתקדם לרמות נמוכות יותר, שלא יצטרכו לדווח לרמות גבוהות יותר. צילום: לה אן דונג

השר נגוין מאן הונג ביקש ממשרד המידע והתקשורת להכין דו"ח נושאי על יישום מערכת הדיווח המקוונת, המבוסס על עבודה עם הסוכנויות והיחידות המיוחדות של המשרד ועם מחלקות המידע והתקשורת של אזורים סמוכים על תוכן שינוי צורת הדיווח של סוכנויות ויחידות.

ראש תחום המידע והתקשורת ציין כי מטרת מערכת הדיווח המקוונת היא להתקדם לעבר נקודה שבה הכפופים לה לא יצטרכו לדווח לממונים, וציין גם את הדרישה: מהנתונים המתעדכנים מעת לעת על ידי מחלקות המידע והתקשורת במערכת, המנהלים וראשי החטיבות יצטרכו להכין דוחות חודשיים או אד-הוק על המצב המבצעי בשטח שתחת אחריותם.

בניית בסיס ידע היא התפקיד העיקרי כשעובדים כעוזרים וירטואליים לתמיכה בעובדי מדינה.

רוב זמנו של ועידת ניהול המדינה באוגוסט הוקדש להדגמת העוזר הווירטואלי של הסוכנות הלאומית לטרנספורמציה דיגיטלית, סוכנות המידע הזר, ולחילופי דברים ודיונים כדי למצוא פתרונות ישימים, ובמיוחד בניית מערכות ידע מצוינות של היחידות.

מר דו לאפ היין, נציג הסוכנות הלאומית לטרנספורמציה דיגיטלית, הציג את תפקיד העוזר הווירטואלי של היחידה בכנס. צילום: לה אן דונג

משרד המידע והתקשורת נחוש להיות חלוץ ביישום עוזרים וירטואליים בפעילויות מקצועיות. העוזר הווירטואלי של משרד המידע והתקשורת הוא שילוב של מערכות ידע מומחים שנבנו על ידי אדם ומודלים שפה גדולים של בינה מלאכותית. על ידי קידום השימוש בעוזרים וירטואליים לתמיכה בעבודה, יחידות גם צוברות ידע ארגוני, שהוא נכס יקר ערך להוריש לדורות הבאים.

מנהל מחלקת המידע החיצוני, פאם אן טואן, מסביר כיצד להפוך לעוזר וירטואלי של המחלקה. צילום: לה אן דונג

באמצעות הדגמת העוזרים הווירטואליים של שתי היחידות, השר נגוין מאן הונג חזר על נקודת המבט של המשרד בפיתוח עוזרים וירטואליים לשרת קאדרים ועובדי מדינה, כלומר, בניית מערכת ידע היא חשובה והעיקר; מצוינותם של עוזרים וירטואליים לשרת קאדרים ועובדי מדינה חייבת להיות קודם כל מערכת הידע.

בתגובה לחששות מצד יחידות בנוגע לאופן שבו ניתן להאיץ את בניית מערכת ידע, הציע השר נגוין מאן הונג שיטה הכוללת את השלבים הבאים: סקירת שאלות קיימות כדי לראות אם הן שאלות נפוצות בשיטות העבודה של היחידה; שימוש ב-ChatGPT כדי לענות על שאלות בודדות; חלוקת משימת המענה על שאלות חדשות, שאלות כפולות המשלבות תכנים מרובים עבור העובדים ביחידה; לבסוף, 'הקשחה' של התשובות באמצעות פגישה להערכת הדיוק כדי לאחד אותן למערכת הידע של היחידה. שלב אחרון זה נועד להבטיח שעבור תהליך אחד, משימה אחת, המערכת נותנת תשובה אחת בלבד. "כך אנו משתמשים ב-ChatGPT בניהול המדינה!", אמר השר נגוין מאן הונג.

בכנס, השר נגוין מאן הונג מינה את סגן השר פאם דוק לונג לנהל ולהתמקד בהקמה מהירה של עוזר וירטואלי עבור הסוכנות הלאומית לטרנספורמציה דיגיטלית. לאחר מכן, באמצעות השוואת התוכניות להקמת עוזר וירטואלי בסוכנות הלאומית לטרנספורמציה דיגיטלית ובמחלקת המידע החיצוני, מנהיגי המשרד יסכימו על התוכנית ויספקו הוראות ליחידות אחרות ליישמה.

שינוי אופן העבודה של עובדי מדינה עם עוזרים וירטואליים משרד המידע והתקשורת מצפה מעוזרים וירטואליים ישנו את מערכת הידע ושיטות העבודה של מערכת עובדי המדינה במדינה, ויחכמו את פעילותה של כלל מערכת עובדי המדינה הווייטנאמית.

מקור: https://vietnamnet.vn/xay-dung-he-tri-thuc-xuat-sac-la-quan-trong-khi-lam-tro-ly-ao-ho-tro-cong-chuc-2317144.html