दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य, प्रबंधन, निर्देशन और संचालन में महत्वपूर्ण विषयों में से एक है, जो दैनिक कार्यों के निपटान और एजेंसियों व इकाइयों के संचालन की गुणवत्ता और दक्षता को सीधे प्रभावित करता है। इसी महत्व के कारण, निर्धारित आवश्यकताओं और कार्यों के आधार पर, प्रांत की एजेंसियों ने दस्तावेज़ों, अभिलेखीय कार्यों और राजकीय रहस्यों की सुरक्षा के पेशेवर कार्यों को नियोजित और निर्देशित करने के लिए पूर्ण दस्तावेज़ जारी किए हैं।
पिछले 5 वर्षों में (2018 से वर्तमान तक), प्रांतीय पार्टी समिति कार्यालय ने 18 जिला-स्तरीय इकाइयों, मोर्चों, यूनियनों और 11 कम्यून-स्तरीय पार्टी समितियों में निरीक्षण और पेशेवर मार्गदर्शन का आयोजन किया है। 10/10 जिला पार्टी समितियों ने अधीनस्थ पार्टी समितियों के लिए निरीक्षण और पेशेवर मार्गदर्शन का भी आयोजन किया। इस प्रकार, त्रुटियों का तुरंत पता लगाया गया और उन्हें ठीक किया गया, और पेशेवर कठिनाइयों को हल किया गया, विशेष रूप से दस्तावेज़ और अभिलेखागार कार्य में राज्य के रहस्यों की रक्षा करने पर कानूनी नियमों के कार्यान्वयन। प्रांतीय पार्टी समिति के आंकड़े बताते हैं कि जनवरी 2018 से सितंबर 2023 तक, प्रांतीय पार्टी समिति अभिलेखागार ने लगभग 1,121,000 दस्तावेजों के साथ 1,300 से अधिक उपयोगकर्ताओं को सेवा प्रदान की। जिला-स्तरीय पार्टी समितियों के अभिलेखागार ने 2,737 से अधिक दस्तावेजों के साथ 1,270 से अधिक उपयोगकर्ताओं को सेवा प्रदान की।
प्रांतीय पार्टी समिति कार्यालय ने आने वाले दस्तावेज़ों का डिजिटलीकरण भी किया, 6,100 आउटगोइंग दस्तावेज़ जारी और हस्तांतरित किए (100%)। साथ ही, इसने 28,000 आने वाले दस्तावेज़ प्राप्त किए और उनका प्रसंस्करण किया, जिनमें से 22,000 पार्टी के वाइड एरिया नेटवर्क के माध्यम से प्राप्त हुए; 3,200 रिकॉर्ड और 71,700 से अधिक दस्तावेज़ों को प्रांतीय पार्टी समिति के अभिलेखागार के अभिलेखों और दस्तावेज़ श्रेणियों के डेटाबेस में अद्यतन और जोड़ा गया। ज़िला-स्तरीय पार्टी समितियों, प्रांतीय पार्टी समिति विभागों और संबद्ध पार्टी समितियों के कार्यालयों ने 38,700 आउटगोइंग दस्तावेज़ जारी किए और सभी प्रकार के 92,100 आने वाले दस्तावेज़ प्राप्त किए, जिनमें से अधिकांश को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में परिवर्तित कर दिया गया।
प्रांतीय पार्टी समिति के आकलन के अनुसार, दस्तावेज़ और अभिलेखागार के कार्य में लगातार कई उल्लेखनीय परिवर्तन हुए हैं। पेशेवर कार्यों को निर्देशित और दिशा देने वाली दस्तावेज़ प्रणाली पूरी तरह से लागू हो गई है, जिससे प्रांत से लेकर निचले स्तर तक एकीकृत दस्तावेज़ और अभिलेखागार कार्य के कार्यान्वयन के लिए एक कानूनी आधार तैयार हुआ है। हालाँकि, अभिलेखागार के लिए कुछ दस्तावेज़ों का संग्रह आवश्यकताओं को पूरा नहीं कर पाया है; दस्तावेज़ों के संग्रह और संपादन का कार्य अभी पूरा नहीं हुआ है। सभी स्तरों पर दस्तावेज़ और अभिलेखागार कार्य करने वाले अधिकांश कर्मचारियों को उनके विषयों में उचित प्रशिक्षण नहीं मिला है; उनकी व्यावसायिक योग्यताएँ सीमित हैं, उन्हें कई काम करने पड़ते हैं या बार-बार बदलना पड़ता है, जिससे दस्तावेज़ और अभिलेखागार कार्य की गुणवत्ता पर गहरा प्रभाव पड़ता है...
पार्टी, वियतनाम फादरलैंड फ्रंट कमेटी और सामाजिक-राजनीतिक संगठनों के दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के कार्यान्वयन के पाँच वर्षों की समीक्षा के लिए हाल ही में आयोजित सम्मेलन में, पार्टी केंद्रीय समिति के वैकल्पिक सदस्य और प्रांतीय पार्टी समिति के स्थायी उप-सचिव, कॉमरेड गुयेन होई आन्ह ने सभी स्तरों पर पार्टी समितियों से दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य प्रक्रिया के सभी चरणों में नियमों का कड़ाई से पालन करने का अनुरोध किया। सभी स्तरों के नेताओं को अनुशासन को कड़ा करना होगा, सत्ता के दुरुपयोग से बचना होगा; दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य को गंभीरता से, समकालिक रूप से, वैज्ञानिक रूप से और सख्ती से लागू करना होगा। दस्तावेज़ीय कार्य को नियमों का पालन करना होगा, अधिकार क्षेत्र में, वैज्ञानिक, सख्त और गोपनीय जानकारी और दस्तावेज़ सुनिश्चित करना होगा। प्रक्रियाओं और कार्यप्रणालियों में सुधार को बढ़ावा देना, दस्तावेज़ों और कागज़ों को कम करना; सूचना प्रौद्योगिकी, डिजिटल परिवर्तन को लागू करना। अभिलेखीय कार्य के लिए, दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से संरक्षित करना; उपयोग को व्यवस्थित करना, आग और विस्फोट की रोकथाम पर ध्यान केंद्रित करते हुए, अभिलेखीय दस्तावेज़ों के मूल्य को प्रभावी ढंग से बढ़ावा देना आवश्यक है। लिपिक और अभिलेखीय कर्मचारियों के लिए नियमित रूप से प्रशिक्षण और व्यावसायिक कौशल विकास का आयोजन करना; संबद्ध इकाइयों के लिए निरीक्षण और व्यावसायिक मार्गदर्शन को मज़बूत करना...
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