व्यवस्था करते समय अभिलेखों और दस्तावेजों का सख्ती से प्रबंधन करें।

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प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष के निर्देशानुसार, व्यवस्था और पुनर्गठन को लागू करते समय, एजेंसियों और इकाइयों को अभिलेखों और दस्तावेज़ों को नई इकाई को सौंपने से पहले अभिलेखागार को बंद करना होगा। स्थायी संरक्षण मूल्य वाले दस्तावेज़ व्यवस्था निर्णय की तिथि से 45 दिनों के भीतर गृह विभाग के ऐतिहासिक अभिलेखागार केंद्र को प्रस्तुत किए जाने चाहिए। अभिलेखों और दस्तावेज़ों के हस्तांतरण में गृह मंत्रालय के परिपत्र संख्या 16/2014/TT-BNV में दिए गए निर्देशों का पालन करना होगा।

तुयेन क्वांग शहर के हंग थान वार्ड में अभिलेखीय सेवाओं का आदान-प्रदान।

एजेंसी अभिलेखागार के अधीन आने वाले दस्तावेज़ों के लिए, पुरानी इकाई उन्हें निरंतर प्रबंधन के लिए मुख्यालय प्राप्त करने वाली नई इकाई को सौंपने के लिए ज़िम्मेदार है। यदि नई इकाई को पुराना मुख्यालय प्राप्त नहीं होता है, तो दस्तावेज़ प्रबंधन का अधिकांश कार्य प्राप्तकर्ता एजेंसी द्वारा किया जाएगा। सौंपे जाने पर, फ़ाइलों और दस्तावेज़ों में यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि उनमें निर्धारित सभी घटक और सामग्री मौजूद हों।

विशेष रूप से, कार्य से संबंधित फ़ाइलें और दस्तावेज़, जिनमें कागज़ की फ़ाइलें और इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें शामिल हैं, आगे की प्रक्रिया के लिए सीधे नई इकाई को सौंप दिए जाएँगे। प्रांतीय जन समिति ने तुयेन क्वांग टेलीकम्युनिकेशंस को संबंधित एजेंसियों के साथ समन्वय स्थापित करने, इलेक्ट्रॉनिक डेटा को प्राप्तकर्ता इकाई तक पहुँचाने और यह सुनिश्चित करने का काम सौंपा है कि भंडारण और संचालन कार्य बाधित न हो।

गृह विभाग वर्तमान नियमों के अनुसार अभिलेखों और दस्तावेज़ों के प्रबंधन की निगरानी और कार्यान्वयन के लिए ज़िम्मेदार है। सूचना एवं संचार विभाग, तंत्र को पुनर्गठित करने के बाद, पाठ्य डेटा और अभिलेखीय दस्तावेज़ों के उपयोग में एजेंसियों और इकाइयों का मार्गदर्शन करता है, और साथ ही इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों के डेटा के समय पर रूपांतरण में सहायता करता है।

विभागों, शाखाओं और इकाइयों के प्रमुखों को अभिलेखों और दस्तावेजों के प्रबंधन में निरंतरता और पारदर्शिता सुनिश्चित करने के लिए इसे गंभीरता से लागू करना चाहिए, जिससे पुनर्व्यवस्था और पुनर्गठन के बाद प्रशासनिक तंत्र की परिचालन दक्षता में सुधार करने में योगदान मिल सके।

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स्रोत: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html