Bac Ninh „digitális tudástárházat” hoz létre az e-kormányzat kiszolgálására

Illusztrációs fotó.

Digitális tudástár építése, a dokumentumok értékének megőrzése

A 2022 és 2024 közötti időszakban a Bac Ninh Belügyminisztérium egy tanácsadó egységgel együttműködve telepítette az Elektronikus Archívumkezelő szoftvert. A szoftver olyan fontos funkciókat fejlesztett ki, mint az adatbevitel, a keresés, a hozzáférés-engedélyezés és a változásfigyelés.

A mai napig több mint 31 300 dossziét digitalizáltak, ami 3,3 millió A4-es oldalnak felel meg. Ezek a dokumentumok főként a Tartományi Népi Bizottság, valamint a részlegek és fiókok 1948 és 2014 közötti irányelveit és adminisztratív dokumentumait tartalmazzák.

A rendszer a mai napig bizonyította gyakorlati alkalmazási hatékonyságát. Míg a múltban egy személyes profil, egy adminisztratív határozat vagy egy posztgraduális hallgató adatainak keresése órákig tartó keresgélést igényelt papír archívumokban, most a rendszer néhány kulcsszóval és néhány percnyi működéssel pontos, teljes és jogilag érvényes találatokat képes visszaadni. A digitális technológia a keresési időt 20-30-szorosára csökkentette a hagyományos módszerekhez képest. A tárolórendszer a hozzáférés szabályozásával, a felhasználói jogok kiosztásával és a változástörténet rögzítésével is biztosítja a biztonságot. Ennek köszönhetően a rendszer átlagosan évente több mint egymillió olvasót és 1500 online profilfelhasználást rögzít.

A dokumentumtárolás digitális átalakulási projektje fontos lépést jelent a „hagyományos tárolási” módszertől a „modern tudásmenedzsment” rendszer felé. A Bac Ninh 1. számú Történeti Levéltár egy összekapcsolt adat ökoszisztémát épített ki ahelyett, hogy továbbra is különálló dokumentumtárat tartana fenn. Ebben a rendszerben a dokumentumok, például szövegek, határozatok, hivatalos küldemények és köztisztviselői iratok időbeli tényezők, kibocsátó szervek, szakterületek és témák alapján vannak címkézve és összekapcsolva. A „Tudásarchívum” létrehozásával a felhasználók meghatározott kontextusokban férhetnek hozzá az információkhoz, ezáltal lehetőséget teremtve az adatok sokféle célra történő felhasználására, beleértve az adminisztrációt, a kutatást, az oktatást , a kultúrát és a jogot, miközben javítják az analitikai és statisztikai képességeket.

Kihívások és bővítési terv a 2025–2029-es időszakra

A Tudományos és Technológiai Kommunikációs Központ szerint a számos figyelemre méltó eredmény ellenére a digitalizálás folyamata továbbra is számos kihívással néz szembe. Egyes dokumentumok évtizedek óta sérültek és súlyosan megrongálódtak, ami megnehezíti az adatok szkennelését, azonosítását és javítását. Számos dokumentum összefoglalóinak hiánya vagy következetlen formátuma időigényes munkaterhelést jelent az üzleti folyamatok számára. A digitalizált termékek jóváhagyási, értékelési és elfogadási folyamata a jelenlegi szabályozás szerint elhúzódik, ami befolyásolja a megvalósítás előrehaladását. Ezenkívül az adatok felhasználásában időnként átmeneti megszakítások fordulnak elő a Tudományos és Technológiai Minisztérium tárolószerveréről érkező átviteli problémák miatt. 2020 végén a digitalizált dokumentumok aránya a raktárban tárolt összes dokumentumnak csak körülbelül 75%-át érte el, miközben minden évben új dokumentumok érkeznek.

Ezen hiányosságok leküzdése és a méretek további bővítése érdekében a Bac Ninh tartomány Népi Bizottsága jóváhagyta a „Tartományi Történeti Levéltár dokumentumainak digitalizálása a 2025-2029 közötti időszakra” című projektet. A projekt becsült költsége körülbelül 23 milliárd VND, és a cél további 3,8 millió oldalnyi, a Tartományi Népi Bizottság, valamint annak részlegei és fiókjai által kiadott közigazgatási dokumentum digitalizálása. Ez egy fontos lépés a tartomány teljes digitális közigazgatási adattárházának kiépítése felé, közelebb kerülve az „Elektronikus kormányzás - elektronikus tárolás - az elektronikus polgárok kiszolgálása” modellhez.

A Belügyminisztérium lesz a projekt megvalósításának vezető szerve, amely együttműködik az illetékes ügynökségekkel és egységekkel az adatok pontosságának, integritásának és biztonságának biztosítása érdekében. A Bac Ninh 1. számú Történeti Levéltár megbízható technológiai partnereket választ ki, digitalizálással foglalkozó speciális csapatokat szervez, és elősegíti a kommunikációt, hogy eligazítsa a polgárokat a digitális adatok felhasználásában. 2025 közepére a Központ befejezte a Tartományi Népi Bizottság, valamint az Oktatási és Képzési, Tudományos és Technológiai Minisztériumok több mint 330 000 oldalnyi dokumentumának digitalizálását, szilárd alapot teremtve a következő szakaszhoz.

Az intelligens kormányzás alakítása

A Bac Ninh modell kiemelkedik a digitális tárolási infrastruktúra integrációjával és a többrétegű decentralizált biztonsággal. Ez a rendszer nemcsak a gyors adatvisszakeresést teszi lehetővé, hanem képes nyomon követni a hozzáférési naplókat, észlelni a rendellenességeket és abszolút védeni az eredeti adatokat. Ez fontos tényező a kormány 2030-ig tartó Nemzeti Adatstratégiájának előmozdításában, amely előírja a helyi önkormányzatok számára, hogy a tárolási modellt a „dokumentumok megőrzéséről” az „adatvagyon-kezelésre” alakítsák át.

A Bac Ninh egy intelligens tárolási modellt épít azzal a céllal, hogy a történelmi adatokat értékes erőforrásokká alakítsa a jövő számára. Amikor a történelmi dokumentumokat digitalizálják, összekapcsolják és biztosítják, azok nemcsak az adminisztratív munkát szolgálják majd, hanem szilárd alapot teremtenek az elemzési, előrejelzési, politikai kutatási és helytörténeti oktatási alkalmazásokhoz is.

Hien Thao

Forrás: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967