A dokumentum- és archiválási munka szigorítása a szervezeti átszervezés folyamata során.

Kinhtedothi - Szigorúan tilos a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok illegális lefoglalása, átadása vagy megsemmisítése; tilos a dokumentumokat és a dokumentum-adatbázisokat a berendezés rendszerezése során megrongálni vagy elveszíteni...

Ez egy figyelemre méltó tartalom a Belügyminisztérium március 19-i, 414/BNV-VTLTNN számú hivatalos jelentésében, amelyet a tartományok és a központilag irányított városok népbizottságainak küldött a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítéséről a politikai rendszer apparátusának átszervezése során, a Politikai Bizottság 127-KL/TW számú határozata szerint.

Szigorúan tilos a dokumentumok illegális birtoklása, átruházása vagy megsemmisítése.

A dokumentum egyértelműen kimondja, hogy a zökkenőmentes és folyamatos dokumentum- és levéltári munka biztosítása, valamint a dokumentumok biztonságos kezelése érdekében a politikai rendszer átszervezése előtt, alatt és után, a Politikai Bizottság 2025. február 28-i 127-KL/TW számú határozata szerint a Titkárság és a Belügyminisztérium felkéri a tartomány vagy a központilag irányított város Népi Bizottságának elnökét, hogy sürgősen irányítsa számos sürgős feladat végrehajtását a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítése érdekében a helyi önkormányzati apparátus átszervezése során.

Először is , megfelelően és teljes körűen végre kell hajtani a dokumentumokra és levéltárakra vonatkozó jogszabályokat, teljesítve a követelményeket: az ügynökségek és szervezetek tevékenysége során keletkezett összes dokumentumot és dokumentum-adatbázist központilag, egységesen és biztonságosan kell kezelni az egyes levéltárakra vonatkozóan; bármely ügynökség vagy szervezet dokumentumait és dokumentum-adatbázisait statisztikailag és az adott ügynökség vagy szervezet levéltára szerint kell gyűjteni.

Az ügynökségek és szervezetek irattárait a működés megszűnésének napjától le kell zárni; az ügynökségek és szervezetek a hatáskörükbe tartozó közigazgatási dokumentumokat az illetékes hatóság egyesülésről vagy működés megszüntetéséről szóló határozatának hatálybalépésétől kezdődően nem állíthatják ki.

A szervezeti átalakítás előtt és alatt a dokumentumokat és adatbázisokat továbbra is a Tartományi Történeti Levéltár és az átalakítás előtti közigazgatási egység (ADU) Ügynökségi Levéltárának (vagy a jelenlegi tárolási helyének) irattárában kell megőrizni.

Különösen szigorúan tilos a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok illegális lefoglalása, átruházása vagy megsemmisítése; a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok megrongálása vagy elvesztése a készülék rendszerezése során nem megengedett.

Másodszor , a tartományi történeti levéltár felelős azért, hogy fogadja és koordinálja az ügynökségek, szervezetek és közigazgatási egységek vezetőivel a tartomány összes levéltári dokumentumának és dokumentum-adatbázisának helyszíni vagy ideiglenes megőrzését, és a szervezeti struktúra átszervezése után a dokumentumokat kezelési hatáskörüknek megfelelően átadja az új ügynökségeknek, szervezeteknek és közigazgatási egységeknek.

Harmadszor , a dokumentumok és dokumentumadatbázisok átadása a szervezeti átalakítást követően a levéltári kezelési hatáskörre vonatkozó jogszabályoknak megfelelően történik.

Negyedszer , szigorúan végre kell hajtani a szakosított közszolgálati pecsétek és digitális aláírás-tanúsítványok kezelésére és használatára vonatkozó jogszabályokat; védeni kell az államtitkokat, és biztosítani kell az információk, dokumentumok és adatok biztonságát a statisztikai feladatok elvégzése, a csomagolás, az átadás, a megőrzés és a felhasználás során az apparátus átszervezése során.

Szabályozás az új ügynökségek és szervezetek dokumentumainak, iratainak és szöveges szimbólumainak azonosító kódjainak jegyzékéről

A tartományok és a központilag irányított városok népbizottságai számára a Belügyminisztérium kéri, hogy a Tartományi Népbizottság elnöke vezetőként vállaljon felelősséget a levéltárak állami kezelésének végrehajtásáért a helyi feladat- és hatáskörén belül; biztosítsa a kezelési hatáskörbe tartozó dokumentumok és dokumentum-adatbázisok biztonságát a jogszabályoknak megfelelően az apparátus átszervezése során. Sürgősen adja ki a Tartományi Népbizottság elnökének irányelvét a dokumentumok és levéltári munka állami kezelésének megerősítéséről.

Ugyanakkor ki kell dolgozni egy tervet az állami történeti levéltárak tartományi szintű átszervezésére a Projektben, amelynek célja a közigazgatási egységek rendszerezése és átszervezése minden szinten, valamint egy kétszintű helyi önkormányzati szervezeti modell kiépítése, és azt be kell nyújtani az illetékes hatóságoknak értékelésre és végrehajtásra.

Közvetlenül a szervezeti átalakítás befejezése után haladéktalanul ki kell adni egy dokumentumot, amely tartalmazza az új, kezelésük alá tartozó ügynökségek és szervezetek dokumentumainak, iratainak és dokumentumjeleinek azonosító kódjait; utasítani kell az új ügynökségek és szervezetek vezetőit a kezelési hatáskörükbe tartozó dokumentumok és adatbázisok átvételére; az új központi igazgatási egységek vezetőit a dokumentumok átvételére a Tartományi Történeti Levéltár által ideiglenesen kezelt kezelési területen található helyiségekben és raktárakban.

Ugyanakkor szükséges a Rendszert kezelő és működtető egységet utasítani olyan technikai megoldások megvalósítására, amelyek biztosítják az irányítása alá tartozó ügynökségek és szervezetek dokumentumkiállítási és munkaelszámolási tevékenységének folytonosságát és folytatását.

A Belügyminisztérium a politikai rendszer apparátusának átszervezése során a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítését javasolta (fotó: VNA)

Kiadni egy tervet a Tartományi Népi Bizottság elnökének irányelvének végrehajtására

A Belügyi Minisztérium nevében a Hivatalos Közlemény felkéri a Tartományi Népi Bizottság elnökét, hogy adjon ki irányelvet a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítéséről a helyi politikai rendszer apparátusának átszervezése során; adjon ki tervet a Tartományi Népi Bizottság elnökének irányelvének végrehajtására.

Ezzel egyidejűleg megbízza a Tartományi Történeti Levéltárat, hogy jelöljön ki tisztviselőket, akik munkacsoportokat szerveznek az ügynökségeknél, szervezeteknél és egységeknél a dokumentumok helyszíni megőrzésének fogadására és koordinálására, valamint a rendszerben található dokumentumadatbázis behatárolására; utasítsa a Tartományi Történeti Levéltárat, hogy proaktívan tegyen intézkedéseket a végleges megőrzési idejű, teljesen szerkesztett iratok összegyűjtésére azoknál az ügynökségeknél és szervezeteknél, amelyek a Tartományi Történeti Levéltárba benyújtott dokumentumok forrását képezik.

Egyidejűleg tanácsolja a Tartományi Népi Bizottság elnökének, hogy gondoskodjon elegendő erőforrásról a Tartományi Történeti Levéltár által ellenőrzött és lepecsételt helyiségekben és raktárakban található dokumentumok és dokumentum-adatbázisok biztonságának biztosítására mindaddig, amíg azokat az apparátus átszervezése után át nem adják az illetékes kezelő szervnek vagy szervezetnek.

Közvetlenül a szervezeti átalakítás befejezése után haladéktalanul tájékoztatni kell a Tartományi Népi Bizottság elnökét, hogy bocsássa ki a szervezeti átalakítás után megalakult ügynökségek és szervezetek azonosító kódjainak listáját az irányítási körön belül; terjesszen be a Tartományi Népi Bizottságnak egy tervezetet az ügynökségek és szervezetek dokumentumblokkjának üzleti tevékenységének kezelésére és lebonyolítására a szervezeti átalakítás előtt; egyeztessen a rendszert kezelő és üzemeltető egységgel a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok rendszerbe történő átadására és integrálására vonatkozó terv kidolgozásában.

Az apparátus átszervezése előtt erősítse meg az ügynökségek és szervezetek dokumentumainak és dokumentum-adatbázisainak átadását.

A tartományi történeti levéltárak esetében a Belügyminisztérium javasolja, hogy tisztviselőket bízzanak meg a papíralapú és egyéb adathordozókon (ha vannak) lévő dokumentumok számlálásának, elrendezésének, csomagolásának, lezárásának, mennyiségének és állapotának ellenőrzésének irányításával, az ügynökségek és szervezetek dokumentumainak átvételével és koordinálásával; koordinálják a rendszer irányítási és üzemeltetési egységeivel a digitális dokumentumok számának meghatározását és az egyes ügynökségek, szervezetek és közigazgatási egységek rendszerén található dokumentum-adatbázis behatárolását.

Készítsen listát a Tartományi Történeti Levéltárban jelenleg őrzött összes dokumentumról és dokumentum-adatbázisról; továbbra is biztosítsa a Tartományi Történeti Levéltár dokumentumainak és dokumentum-adatbázisainak biztonságát, integritását és használhatóságát, amíg azokat az apparátus átszervezése után át nem adják az illetékes szerveknek és szervezeteknek. Összefoglalja a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok mennyiségét és állapotát, és jelentse azokat a Belügyminisztériumnak, amely jelentést tesz a Belügyminisztériumnak.

A szervezeti átalakítás befejezését követően haladéktalanul a következőket kell tenni: megszervezni és megerősíteni a szervezeti átalakítás előtti ügynökségek és szervezetek dokumentumainak és dokumentum-adatbázisainak átadását az illetékes kezelőügynökségnek vagy szervezetnek a szervezeti átalakítás után; tanácsolni a Belügyminisztériumnak egy projekt kidolgozását a szervezeti átalakítás előtti, statisztikailag rögzített dokumentumtömbök és dokumentum-adatbázisok kezelésére és kezelésére.

Ezzel egyidejűleg egyeztetni kell az illetékes szervekkel és szervezetekkel a szervezeti felépítés előtt statisztikailag összeállított dokumentum- és adatbázisblokkok kezelésére és működtetésére vonatkozó projektek és tervek megvalósításának megszervezésében; összegyűjteni a tartós megőrzési idejű, korábban teljesen szerkesztett iratokat azoknál az ügynökségeknél és szervezeteknél, amelyek a Tartományi Történeti Levéltárba benyújtott dokumentumok forrását jelentik.

Regisztráljon új fiókok megnyitásához vagy újranyitáshoz szervezetek, vezetők és hivatalnokok számára

Ebben a hivatalos tájékoztatóban a Belügyminisztérium előírja az ügynökségek, szervezetek vezetői, valamint a járási és községi Népi Bizottságok elnökei számára, hogy a jogszabályoknak megfelelően felelősséget vállaljanak a kezelésük alatt álló dokumentumok és dokumentum-adatbázisok biztonságáért az apparátus átszervezésének teljes folyamata alatt, amíg a dokumentumokat és dokumentum-adatbázisokat az apparátus átszervezése után át nem adják a tartományi történeti levéltárnak, valamint az illetékes ügynökségeknek és szervezeteknek.

Ezzel egyidejűleg utasítsa az egységeket és a személyeket az elvégzett, valamint a befejezetlen munkákra vonatkozó feljegyzések és dokumentumok összegyűjtésére és csomagolására; bízza meg az egységeket és a személyeket az ügynökség vagy szervezet befejezetlen munkájának szintetizálásával és listájának elkészítésével; csatolja a feljegyzéseket és dokumentumokat, csomagolja be őket külön, gyűjtse össze és nyújtsa be az ügynökség archívumába.

Irányítania kell a statisztikai hivatal irattárát, be kell csomagolnia a dokumentumokat az irattárban, és irányítania kell az egységeket és a személyeket a levéltárba be nem nyújtott iratok és dokumentumok összegyűjtésében és csomagolásában; át kell vennie az egységektől és a személyektől az iratokat és dokumentumokat, és össze kell gyűjtenie azokat az irattárban és a raktárakban központosított tárolás céljából. Ezzel egyidejűleg gondoskodnia kell a szükséges raktárakról, felszerelésekről és emberi erőforrásokról a dokumentumok védelme és biztonságos megőrzése érdekében, amíg azokat az illetékes kezelő szervnek vagy szervezetnek át nem adják az apparátus átszervezése után.

A Kerületi Népi Bizottság elnöke megbízza a Belügyi Minisztériumot, hogy tanácsot adjon a Kerületi Népi Bizottság alá tartozó szakosított szervek dokumentumainak összegyűjtéséhez és biztonságos megőrzéséhez szükséges raktárak és felszerelések elrendezésével kapcsolatban; szervezzen erőket a dokumentumok biztonságának védelmére, amíg azokat az apparátus átszervezése után az illetékes szerveknek és szervezeteknek átadják kezelésre.

Közvetlenül a szervezeti átalakítás befejezését követően az új ügynökség, szervezet vagy közigazgatási egység vezetőjének haladéktalanul el kell irányítania a szervezet, a vezető és az okmányirodai számlák megnyitásának vagy újranyitásának regisztrációját a Rendszeren a dokumentumok kiadásának és átvételének biztosítása érdekében; regisztrálnia kell a pecsétek és a digitális aláírás-tanúsítványok kiadását a szakosított közszolgáltatásokhoz a vonatkozó előírásoknak megfelelően...

Statisztikák, lezárás, dokumentumok megőrzése

Az ügynökségi levéltárak esetében a Belügyminisztérium előírja az ügynökségi levéltári osztály vagy az ügynökségnél, szervezetnél vagy egységnél archiválással megbízott személy számára, hogy előzetesen vezesse az egységeket és a személyeket a dokumentumok összeállításában, csomagolásában és a központi megőrzés céljából a helyiségbe vagy raktárba történő átadásában; készítse elő a raktárt és a szükséges feltételeket az egységektől és egyénektől kapott dokumentumok biztonságos megőrzéséhez; állítsa össze, lepecsételje és biztonságosan őrizze meg a dokumentumokat az ügynökség vagy szervezet helyiségében vagy raktárában, amíg azokat az apparátus átszervezése után át nem adják a tartományi történeti levéltárnak vagy az illetékes ügynökségnek vagy szervezetnek.

Ezzel egyidejűleg egyeztetni kell a statisztikai rendszer irányítási és üzemeltetési egységgel a rendszerben található ügynökségek és szervezetek dokumentumainak és dokumentum-adatbázisainak számának megerősítését; a lista szerint fogadni és külön megőrizni a befejezetlen munkák dossziéit és dokumentumait; benyújtani vagy külön megszámolni és becsomagolni a korábban teljesen szerkesztett, állandó megőrzési idejű dossziékat.

A becsomagolt dokumentumokat és a befejezetlen munkalistát eredeti állapotukban kell benyújtani.

A Belügyminisztérium a köztisztviselők, a közalkalmazottak és a munkavállalók esetében statisztikákat és a befejezett és befejezetlen munkákról szóló iratok és dokumentumok csomagolását írja elő. A befejezetlen munkák esetében listát kell készíteni, amelyen egyértelműen fel kell tüntetni a munka megnevezését, a kezelésével megbízott személy nevét, a rendelkezésre álló dokumentumok számát és a kezelés határidejét (ha van ilyen).

A becsomagolt fájlok, dokumentumok és a rendszeren végzett befejezetlen munkák listájának eredeti állapotát be kell nyújtani az ügynökség vagy egység archívumának, vagy a dokumentumok összegyűjtéséért felelős személynek az eszköz rendszerezése során.

A szervezeti átalakítás befejezése után haladéktalanul egyeztetni kell az ügynökség Levéltárával és a Rendszert kezelő és működtető egységgel a befejezetlen munkákra vonatkozó iratok és dokumentumok átadása érdekében a további kezelésükért felelős egységnek vagy személynek.

Szervezetek és magánszemélyek számláinak lezárása olyan ügynökségek és szervezetek számára, amelyek megszüntették működésüket

A rendszert kezelő és működtető egységek számára a Belügyminisztérium előírja a rendszerben található dokumentumok és dokumentum-adatbázisok körének azonosítását és behatárolását az egyes ügynökségek, szervezetek és magánszemélyek számlái szerint. A befejezetlen munkák listája alapján meg kell határozni az adatok körét, és listát kell készíteni a befejezetlen munkával rendelkező szervezetek és magánszemélyek számláiról; utasítás szerint átadás-átvételi tervet kell készíteni.

Ezzel egyidejűleg statisztikákat kell gyűjteni és jelentést kell tenni a Tartományi Népi Bizottságnak és a Belügyi Minisztériumnak a Rendszerben jelenleg használt dokumentumazonosító kódok, dossziékódok és dokumentumszimbólumok rendszeréről, amelyek alapul szolgálnak az ügynökségek és szervezetek dokumentumazonosító kódjainak, dossziékódjainak és dokumentumszimbólumainak meghatározásához, miután a szervezeti struktúra egységes, szinkronizált módon, a párhuzamos munkavégzés elkerülésével átszervezésre kerül.

Közvetlenül a szervezeti átalakítás befejezését követően haladéktalanul le kell zárni azon intézmények és szervezetek számláit, amelyek a szervezeti átalakításról szóló döntés meghozatalát követően azonnal megszüntetik tevékenységüket; egyidejűleg számlákat kell nyitni az új intézmények, szervezetek és magánszemélyek számára, biztosítva a kapcsolatot a korábban kapcsolódó dokumentumokkal és dokumentum-adatbázisokkal.

A Belügyminisztérium különösen azt javasolja, hogy dolgozzanak ki egy tervet a rendszerben található dokumentumok és dokumentum-adatbázisok felhasználására, hogy kielégítsék az ügynökségek, szervezetek és magánszemélyek sürgős igényeit az apparátus átszervezése során.

Forrás: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html