A kiváló tudásbázis kiépítése fontos, amikor virtuális asszisztensként dolgozunk a köztisztviselők támogatása érdekében.

Gyorsítsd fel a haladást, ne hagyd, hogy a munka elmaradása felhalmozódjon

Augusztus 30-án Nguyễn Manh Hung miniszter elnökölt az Információs és Kommunikációs Minisztérium 2024. augusztusi államigazgatási konferenciáján.

Az Információs és Kommunikációs Minisztérium 2024. augusztusi Államigazgatási Konferenciája augusztus 30-án zajlott, személyes és online formátum kombinációjában. Fotó: Le Anh Dung

A személyes és online formátumban is megrendezett konferencián részt vettek Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyễn Hụù Dung és Nguyễn Thanh Lam információs és kommunikációs miniszterhelyettesek, Hoang Minh Cuong, a Hai Phong Városi Népi Bizottság alelnöke, valamint a minisztérium alá tartozó ügynökségek, egységek és vállalatok vezetői és helyettesei is.

Az Információs és Kommunikációs Minisztérium Hivatala által a konferencián frissített statisztikák azt mutatták, hogy 2024 első 8 hónapjában az információs és kommunikációs iparág továbbra is növekedett a bevétel, a nyereség, a költségvetési kifizetések, valamint az ország GDP-jéhez való hozzájárulás tekintetében, a növekedési ütem 20-25,5% volt az előző év azonos időszakához képest.

Különösen fontos megjegyezni, hogy augusztusban az Információs és Kommunikációs Minisztérium számos jelentőségteljes eseményt szervezett az információs és kommunikációs iparág hagyományainak 79. évfordulójának megünneplésére, amelyek jellemzően az alábbiak voltak: füstölőáldozati ünnepségek a Dinh Hoa biztonságos zónában, a Thai Nguyen-i temetőben és az információs és kommunikációs iparág mártírjainak temetőjében Tay Ninhben ; találkozók szervezése több mint 400 nyugdíjas káderrel Észak-, Közép- és Dél-Koreában; 3D-s térképvetítés a minisztérium székházában az információs és kommunikációs iparág kialakulásának és fejlődésének történetének újraalkotása érdekében; beszélgetés szervezése a miniszter és a minisztérium összes kádere és alkalmazottja között az iparág hagyományairól, történetéről, valamint a jelenlegi generáció lehetőségeiről, kihívásairól, küldetéseiről és feladatairól.

Ugyanakkor számos szakmai tevékenységet továbbra is stabilan és hatékonyan folytatnak a minisztériumon belüli ügynökségek és egységek. Az Információs és Kommunikációs Minisztérium Hivatalának felülvizsgálati eredményei azonban azt mutatják, hogy az egységek által augusztusban elvégzett közel 150 feladat mellett még mindig számos olyan feladat van, amely túllépte a minisztérium vezetői által előírt határidőt. Azoknál az egységeknél, amelyeknél sok feladat végrehajtása lassan halad, Nguyễn Manh Hung miniszter arra kérte ezen egységek vezetőit, hogy a munkarendezés felgyorsítására összpontosítsanak, és ne engedjék a feladatok elmaradását.

Statisztikák az információs és kommunikációs iparág fejlődéséről az idei év első 8 hónapjában. Fotó: Információs és Kommunikációs Minisztérium Hivatala

Nguyễn Manh Hung miniszter többször is megerősítette azt a nézetet, hogy a vezetők felelősek a technológiába való befektetésért és a digitális eszközök fejlesztéséért a munkaterhelés csökkentése, valamint a tisztviselők, köztisztviselők, közalkalmazottak és munkavállalók segítése érdekében.

Az Információs és Kommunikációs Minisztérium augusztus 28-i, teljes létszámú értekezletén az Információs és Kommunikációs szektor vezetője két olyan feladatról beszélt, amelyek végrehajtására az Információs és Kommunikációs Minisztérium összpontosít az alkalmazottak munkaterhelésének csökkentése érdekében, ezek a következők: virtuális asszisztens kialakítása a munkatársak és a köztisztviselők kiszolgálására; valamint egy online jelentéstételi rendszer bevezetése azzal a konkrét céllal, hogy évente tízszeresére csökkentse az Információs és Kommunikációs Osztály által a Minisztériumnak benyújtott jelentések számát, ezáltal csökkentve a minisztérium ügynökségeinek és egységeinek a jelentések feldolgozására fordított időt is.

A fenti két fontos feladat végrehajtásának előrehaladásának és eredményeinek ellenőrzése az a tartalom, amely az Információs és Hírközlési Minisztérium 2024. augusztusi államigazgatási konferenciájának idejének nagy részét kitölti. Az Információs és Hírközlési Minisztérium Hivatala az online jelentéstételt július közepétől napjainkig kísérleti jelleggel teszteli, a jelentésszintézis-munka átfogó digitális átalakítására összpontosítva, a folyamatok optimalizálása, valamint az idő, a költségek és az emberi erőforrások minimalizálása mellett.

Nguyễn Manh Hung miniszter rámutatott, hogy az online jelentéstétel bevezetésével az a remény, hogy az alacsonyabb szintek felé haladva ne kelljen a magasabb szintekre jelentést tenni. Fotó: Le Anh Dung

Nguyễn Manh Hung miniszter felkérte az Információs és Kommunikációs Minisztérium Hivatalát, hogy készítsen tematikus jelentést az online jelentéstételi rendszer bevezetéséről, amely a minisztérium szakosított ügynökségeivel és egységeivel, valamint a szomszédos területek Információs és Kommunikációs Osztályaival folytatott együttműködésen alapul az ügynökségek és egységek jelentéstételi formájának megváltoztatásának tartalmáról.

Az online jelentéstételi rendszer célját tekintve, hogy a beosztottaknak ne kelljen a feletteseiknek jelenteniük, az Információs és Kommunikációs szektor vezetője a következő követelményt is megfogalmazta: Az Információs és Kommunikációs Osztályok által a rendszerben rendszeresen frissített adatokból az igazgatóknak és az osztályvezetőknek havi vagy eseti jelentéseket kell készíteniük a felelősségük alá tartozó terület operatív helyzetéről.

A tudásbázis felépítése a fő feladat, amikor virtuális asszisztensként dolgozol a köztisztviselők támogatása érdekében.

Az augusztusi államigazgatási konferencia idejének nagy részét a Nemzeti Digitális Transzformációs Ügynökség, a Külügyi Információs Ügynökség virtuális asszisztensének bemutatása, valamint a megvalósítható megoldások keresése, különös tekintettel az egységek kiváló tudásrendszereinek kiépítésére irányuló eszmecserék és megbeszélések töltötték ki.

Do Lap Hien úr, a Nemzeti Digitális Transzformációs Ügynökség képviselője bemutatta az egység virtuális asszisztensét a konferencián. Fotó: Le Anh Dung

Az Információs és Hírközlési Minisztérium úttörő szerepet kíván vállalni a virtuális asszisztensek szakmai tevékenységekben való alkalmazásában. Az Információs és Hírközlési Minisztérium virtuális asszisztense az ember által létrehozott szakértői tudásrendszerek és a mesterséges intelligencia nagy nyelvi modelljeinek kombinációja. A virtuális asszisztensek munkatámogatásban való használatának előmozdításával az egységek szervezeti tudást is halmoznak fel, amely értékes vagyon a jövő generációi számára.

Pham Anh Tuan, a Külső Információs Osztály igazgatója tájékoztat arról, hogyan válhat virtuális asszisztenssé az Osztályon. Fotó: Le Anh Dung

A két egység virtuális asszisztensi bemutatóján Nguyễn Manh Hung miniszter megerősítette a minisztérium álláspontját a káderek és a köztisztviselők kiszolgálására szolgáló virtuális asszisztensek fejlesztésével kapcsolatban, vagyis a tudásrendszer kiépítése fontos és legfontosabb; A káderek és a köztisztviselők kiszolgálására szolgáló virtuális asszisztensek kiválóságának elsősorban a tudásrendszernek kell lennie.

Az egységek aggályaira válaszul a tudásrendszer kiépítésének felgyorsításával kapcsolatban Nguyen Manh Hung miniszter egy módszert javasolt, amely a következő lépéseket foglalja magában: A meglévő kérdések áttekintése annak megállapítására, hogy azok gyakori kérdések-e az egység munkagyakorlatában; A ChatGPT használata egyetlen kérdés megválaszolására; Az új kérdések megválaszolásának feladatának megosztása, a dupla kérdések, amelyek több tartalmat integrálnak az egység alkalmazottai számára; Végül a válaszok „megerősítése” egy megbeszélésen keresztül, hogy kiértékeljék a pontosságukat, és egységesítsék azokat az egység tudásrendszerében. Ez az utolsó lépés annak biztosítása, hogy 1 folyamatra, 1 feladatra a rendszer csak 1 választ adjon. „Így használjuk a ChatGPT-t az államigazgatásban!” – mondta Nguyen Manh Hung miniszter.

A konferencián Nguyễn Manh Hung miniszter megbízta Pham Duc Long miniszterhelyettest, hogy irányítsa és összpontosítson a Nemzeti Digitális Átalakítási Ügynökség virtuális asszisztensének mielőbbi létrehozására. Ezt követően a Nemzeti Digitális Átalakítási Ügynökség és a Külső Információs Osztály virtuális asszisztensének létrehozására vonatkozó tervek összehasonlításával a minisztérium vezetői megállapodnak a tervben, és utasításokat adnak a többi egységnek a megvalósításhoz.

A köztisztviselők munkavégzésének megváltoztatása virtuális asszisztensekkel Az Információs és Kommunikációs Minisztérium a virtuális asszisztensektől azt várja, hogy megváltoztatják az állami köztisztviselői rendszer tudásrendszerét és munkamódszereit, és intelligensebbé teszik a teljes vietnami köztisztviselői rendszer működését.

Forrás: https://vietnamnet.vn/xay-dung-he-tri-thuc-xuat-sac-la-quan-trong-khi-lam-tro-ly-ao-ho-tro-cong-chuc-2317144.html