Kurangi rapat, tingkatkan efisiensi kerja.

Sekretariat Komite Sentral menilai bahwa hasil signifikan telah dicapai dalam periode restrukturisasi dan penyederhanaan aparatur organisasi sistem politik baru-baru ini. Namun, di samping pencapaian tersebut, masih ada beberapa masalah yang perlu ditangani dan diperbaiki dalam kepemimpinan, pengarahan, dan manajemen, seperti situasi saat ini terkait penerbitan dokumen dan pertemuan.

Hal ini menggarisbawahi perlunya memperketat prosedur rapat, mengatasi masalah konferensi yang panjang dan berulang, serta memperjelas tanggung jawab setiap tingkatan dan posisi dalam sistem politik. Ini merupakan langkah penting menuju peningkatan efisiensi pemerintahan dan pengendalian kekuasaan, khususnya dengan menegakkan kembali prinsip inti: bawahan secara proaktif menyelesaikan masalah dalam wewenang mereka; atasan tidak ikut campur yang melanggar peraturan.

Menurut peraturan baru, konferensi tingkat provinsi tidak boleh melebihi dua konferensi tingkat provinsi per tahun, dan konferensi tingkat komune tidak boleh melebihi tiga konferensi tingkat komune, sehingga mengurangi jumlah konferensi tahunan setidaknya 10%. Selanjutnya, setidaknya 60% konferensi harus diadakan secara daring. Pertemuan hanya boleh diadakan jika benar-benar diperlukan, atau jika tidak ada pedoman khusus mengenai masalah tersebut; pidato harus fokus dan tidak terlalu panjang.

Persyaratan ini tidak hanya bersifat teknis dan manajerial, tetapi juga mencerminkan cara berpikir baru: rapat harus berfungsi secara efektif, bukan malah menambah beban pada sistem. Secara signifikan, Kesimpulan 226 menekankan perlunya penerapan teknologi informasi yang kuat, dengan berupaya agar 95% prosedur administratif diproses secara digital. Ini adalah dasar untuk mengurangi rapat secara berkelanjutan sekaligus meningkatkan efisiensi kerja.

Dalam praktiknya, pendekatan ini diterapkan di banyak tempat, termasuk Kota Ho Chi Minh. Dengan beban kerja yang besar dan tuntutan reformasi yang kuat, kota ini telah mempercepat penggunaan rapat daring dalam sesi kerja rutin, membahas, memutuskan, dan memantau kemajuan langsung selama rapat berlangsung.

Pertemuan di Kota Ho Chi Minh selama rapat pemerintah reguler pada Oktober 2025 menjadi contoh: semua isi, mulai dari pengurangan prosedur administratif hingga penyelesaian hambatan implementasi, dibahas secara daring, menghemat waktu dan mempersingkat proses. Pada pertemuan tersebut, segera setelah mendengarkan laporan dari Ketua Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh, Nguyen Van Duoc, Wakil Perdana Menteri Nguyen Hoa Binh dengan cepat mendesak Kota Ho Chi Minh untuk mempercepat penyelesaian proyek-proyek yang tertunda dan isu-isu penting lainnya.

Salah satu poin penting yang perlu diperhatikan adalah pendekatan di tingkat akar rumput: ketika menerapkan prosedur administrasi non-geografis, Kota Ho Chi Minh menugaskan pejabat khusus dari departemen dan lembaga untuk berpartisipasi dalam kelompok kerja lokal di Pusat Layanan Administrasi Publik di kelurahan, kecamatan, dan zona khusus untuk memproses permohonan warga. Pendekatan ini secara efektif menggantikan pertemuan antarlembaga yang panjang, menciptakan prosedur pemrosesan di tempat yang lebih efisien, yang mewujudkan semangat pengurangan jumlah pertemuan dan penanganan yang lebih efektif.

Aspek terpenting dari Kesimpulan 226 bukanlah pengurangan jumlah pertemuan, tetapi persyaratan untuk memperketat akuntabilitas individu, terutama akuntabilitas para pemimpin. Setiap tingkatan dan unit harus menetapkan tugas sesuai dengan prinsip: satu tugas hanya boleh diberikan kepada satu orang untuk memimpin dan menanganinya, mengikuti motto tanggung jawab yang jelas, tugas yang jelas, jangka waktu yang jelas, akuntabilitas yang jelas, wewenang yang jelas, dan hasil yang jelas.

Kesimpulan tersebut juga menyerukan penghapusan prosedur yang sudah usang, pengurangan langkah-langkah "konsultasi" yang tidak perlu, dan perbaikan terhadap penghindaran, saling lempar tanggung jawab, atau ketergantungan pada rapat untuk memperpanjang tenggat waktu.

Selain itu, berbagai instansi didorong untuk menggunakan perangkat digital untuk menugaskan, memantau, dan mengevaluasi pekerjaan secara real-time. Dalam hal ini, banyak tempat telah mulai menerapkannya dalam memantau kemajuan investasi publik, proyek infrastruktur, atau kelompok kerja antarlembaga. Ketika data terus diperbarui, diskusi rapat menjadi lebih terfokus, menghindari sesi "pelaporan" yang panjang, dan keputusan operasional dibuat lebih cepat.

Pengalaman terkini juga menunjukkan efektivitas rapat daring yang ringkas dan terdefinisi dengan jelas. Dalam banyak sesi, begitu unit-unit menyepakati solusi di platform digital, ketua dapat langsung menyimpulkan tanpa perlu rapat lain untuk konfirmasi.

Kesimpulan 226 dengan jelas menguraikan persyaratan dan metode. Sisanya bergantung pada ketegasan dan tanggung jawab setiap instansi dan setiap pejabat, terutama kepala setiap unit. Ketika setiap pertemuan benar-benar diperlukan dan bertujuan untuk mencapai keputusan akhir, pekerjaan akan berjalan lebih cepat dan lancar. Inilah juga yang diharapkan masyarakat dari administrasi yang berorientasi pada pelayanan dan tindakan, yang memprioritaskan efisiensi di atas segalanya.

Komentar (0)