Manfaat digitalisasi data status sipil

Sistem pencatatan dan pengelolaan status sipil elektronik belakangan ini tidak hanya memberikan kemudahan bagi masyarakat, tetapi juga meningkatkan efisiensi pengelolaan status sipil negara. Dengan utilitas ini, instansi pengelola status sipil tingkat atas dapat dengan mudah memeriksa dan memantau pencatatan status sipil instansi di bawahnya, serta mendeteksi dan memperbaiki kesalahan dalam proses pencatatan dengan cepat.

Bertujuan untuk kepuasan masyarakat

Pada pertengahan Agustus 2025, Bapak Nguyen Van Tam, yang tinggal di Dusun 1, Komune Long Phu, Kota Can Tho , datang ke Pusat Layanan Administrasi Komune untuk mengajukan permohonan perbaikan registrasi rumah tangga. Setibanya di sana, beliau hanya membawa dokumen identitas asli dan mengisi formulir yang disediakan oleh petugas Kehakiman Komune - Registrasi Rumah Tangga. Prosesnya memakan waktu sekitar 15 menit. Bapak Tam dengan antusias berkata: "Staf di sini dengan antusias membimbing saya, bekerja dengan cepat, dan membantu saya melengkapi berkas perbaikan registrasi rumah tangga."

Data status sipil elektronik mengurangi beban Kehakiman - Pejabat Status Sipil. Foto: Kim Ngoc

Bapak Nguyen Thanh Duy, yang tinggal di dusun Bung Thum, komune Long Phu, baru saja menyelesaikan prosedur pengakuan ayah. Berkat sistem manajemen registrasi rumah tangga elektronik, alih-alih harus menghabiskan waktu mencari dokumen kertas untuk perbandingan, petugas Kehakiman - Registrasi Rumah Tangga di komune hanya perlu masuk ke Sistem Registrasi dan Manajemen Rumah Tangga Elektronik untuk mencari informasi registrasi rumah tangga Bapak Duy untuk menyelesaikannya; beliau menerima hasilnya tak lama setelah...

Sejak 1 Juli 2025 hingga saat ini, Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Long Phu telah menerima 204 permohonan, yang terdiri dari 177 permohonan yang diterima secara daring, 27 permohonan yang diterima secara langsung dan melalui pos. Pusat telah memproses 203 permohonan lebih cepat dari jadwal, dan 1 permohonan masih dalam proses.

Bapak Ho Quoc Hung, Wakil Ketua Komite Rakyat Komune Long Phu, Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Komune, mengatakan: "Penerapan teknologi informasi, penggunaan Sistem Registrasi dan Manajemen Status Sipil Elektronik dalam pendaftaran dan manajemen status sipil, telah dimanfaatkan sepenuhnya oleh komune. Selain itu, Komite Rakyat Komune telah segera mengumumkan peraturan tentang registrasi status sipil untuk urusan yang menjadi kewenangan tingkat komune di Pusat. Pejabat Kehakiman - Status Sipil selalu menjalankan wewenang dan prosedur mereka sebagaimana ditentukan oleh hukum, tanpa menimbulkan gangguan atau ketidaknyamanan bagi masyarakat."

Di Kelurahan O Mon, proses penerimaan dan penyelesaian catatan administrasi di bidang status sipil juga mengalami banyak perubahan, dan mendapatkan dukungan yang tinggi dari masyarakat. Bapak Nguyen Cong Chanh, seorang pegawai negeri sipil di Departemen Kehakiman - Status Sipil Komite Rakyat Kelurahan, mengatakan: "Saat ini, data status sipil telah didigitalkan, kami tidak menghabiskan banyak waktu untuk verifikasi, sehingga penerimaan dan penyelesaian catatan administrasi status sipil warga berlangsung cepat."

Meningkatkan kualitas pelayanan publik

Sebelumnya, pengelolaan buku registrasi rumah tangga di kota ini terutama dilakukan dengan metode penyimpanan informasi dalam buku kertas. Metode ini menjaga data asli dengan baik, informasinya bersifat rahasia, tetapi volume buku registrasi rumah tangga dan catatan yang disimpan sangat besar. Setiap tahun, kantor registrasi rumah tangga diwajibkan untuk membuka buku registrasi kelahiran, buku registrasi perkawinan, buku registrasi kematian, buku registrasi adopsi, dan buku registrasi perwalian baru. Selain itu, terdapat catatan dan dokumen yang disimpan untuk setiap jenis registrasi rumah tangga yang sesuai, seperti catatan registrasi kelahiran harus memiliki akta kelahiran, formulir registrasi kelahiran; catatan perkawinan harus memiliki formulir registrasi perkawinan, dan surat keterangan status perkawinan. Peristiwa registrasi rumah tangga dicatat dalam buku terpisah, yang menyebabkan data registrasi rumah tangga tersebar, sehingga menyulitkan pencarian...

Masyarakat mendaftarkan rumah tangga mereka di Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan O Mon. Foto: Chan Hung

Sistem pencatatan dan pengelolaan status sipil elektronik merupakan fondasi dari Basis Data Status Sipil Elektronik, yang mencakup perangkat lunak pencatatan dan pengelolaan status sipil serta perangkat lunak dan layanan aplikasi yang dirancang dan dibangun oleh Kementerian Kehakiman . Menurut Kementerian Kehakiman Kota Can Tho, perangkat lunak ini memberikan kemampuan kepada instansi untuk melakukan pendaftaran, mengelola pencatatan status sipil, memperbarui, mendigitalkan, menstandardisasi, dan mengelola data status sipil, serta memanfaatkan dan menggunakan basis data status sipil elektronik secara efektif.

Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, instansi pencatatan sipil menggunakan Sistem Pendaftaran dan Pengelolaan Pencatatan Sipil Secara Elektronik untuk melakukan pemutakhiran informasi ke dalam Pangkalan Data Pencatatan Sipil Secara Elektronik, meliputi: keterangan mengenai ...

Menurut Ibu Nguyen Thi Phuong Thu, Kepala Departemen Dukungan Administratif dan Peradilan, Departemen Kehakiman Kota, penerapan Sistem Registrasi dan Manajemen Status Sipil Elektronik sangat mengurangi waktu bagi pejabat Kehakiman - Status Sipil di tingkat akar rumput dalam melaporkan data statistik berkala. Hanya dengan beberapa operasi pada perangkat lunak, data spesifik akan terekam, alih-alih harus menghitung setiap halaman dalam buku catatan sipil seperti sebelumnya. Mengenai fungsinya, fitur pencarian, pencetakan, dan pengaturan parameter pada Sistem Registrasi dan Manajemen Status Sipil Elektronik beroperasi dengan sangat efektif, cepat, dan akurat. Perangkat lunak ini juga memiliki fleksibilitas yang sangat positif. Khususnya, pejabat Kehakiman - Status Sipil dapat memasukkan informasi hasil penanganan catatan status sipil bagi warga yang terdaftar terlebih dahulu, kemudian memeriksa kebenarannya dan mentransfernya ke arsip resmi. Ketika sistem registrasi dan manajemen status sipil elektronik diterapkan secara serentak di seluruh negeri, warga dapat meminta salinannya di mana saja, tanpa memandang batas administratif.

Penerapan Sistem Registrasi dan Manajemen Status Sipil Elektronik telah memenuhi kebutuhan untuk memanfaatkan dan berbagi data status sipil secara tepat waktu dan akurat. Lembaga, departemen, dan cabang, sesuai kewenangannya, dapat mengakses dan memanfaatkan data status sipil warga negara untuk melayani kegiatan khusus, yang berkontribusi pada penyederhanaan prosedur administratif, peningkatan kualitas layanan administrasi publik, pengelolaan negara yang lebih efektif, dan penghematan biaya bagi masyarakat karena tidak perlu bepergian berkali-kali dan ke banyak tempat.

Penerapan basis data status sipil elektronik berkontribusi signifikan terhadap pembangunan sumber data kependudukan yang lengkap, akurat, dan komprehensif. Dengan demikian, akses masyarakat terhadap layanan perlindungan sosial seperti pendidikan dan kesehatan akan meningkat, serta mendorong implementasi kebijakan pembangunan daerah.

Digitalisasi data status sipil bukan hanya langkah strategis dalam perjalanan transformasi digital nasional, tetapi juga membawa manfaat praktis bagi masyarakat dan lembaga penyelenggara negara. Hal ini merupakan fondasi penting untuk membangun e-government, meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi, dan meningkatkan kualitas layanan publik. Kota Can Tho terus berupaya mendigitalkan dan menyempurnakan data status sipil, berkontribusi dalam mendorong pembangunan berkelanjutan negara di era digital.

Chan Hung - Kim Ngoc

Sumber: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html