Bertujuan untuk mencapai kepuasan warga.
Pada pertengahan Agustus 2025, Bapak Nguyen Van Tam, yang tinggal di Dusun 1, Komune Long Phu, Kota Can Tho , pergi ke Pusat Pelayanan Administrasi Publik Komune untuk mengajukan permohonan koreksi akta sipilnya. Ia hanya membawa dokumen identitas asli dan mengisi formulir yang disediakan oleh petugas Kehakiman dan Pencatatan Sipil komune; prosesnya memakan waktu sekitar 15 menit. Bapak Tam dengan gembira berkata: "Para staf di sini sangat antusias dalam membimbing saya, pekerjaan mereka cepat dan efisien, dan mereka membantu saya menyelesaikan permohonan koreksi akta sipil saya."
Data pendaftaran sipil elektronik mengurangi beban pejabat Kehakiman dan Pencatatan Sipil. Foto: Kim Ngoc.
Bapak Nguyen Thanh Duy, yang tinggal di dusun Bung Thum, komune Long Phu, baru-baru ini juga telah menyelesaikan prosedur pengakuan paternitasnya. Berkat sistem pencatatan sipil elektronik, alih-alih harus menghabiskan waktu mencari dokumen kertas untuk verifikasi, petugas Kehakiman dan Pencatatan Sipil komune hanya perlu masuk ke Sistem Pencatatan dan Manajemen Sipil Elektronik untuk mencari informasi pencatatan sipil Bapak Duy dan memproses permintaan tersebut; beliau menerima hasilnya tak lama kemudian…
Sejak 1 Juli 2025 hingga saat ini, Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Long Phu telah menerima 204 permohonan, termasuk 177 secara daring dan 27 secara langsung dan melalui layanan pos. Pusat tersebut telah memproses 203 permohonan lebih cepat dari jadwal, dan 1 permohonan masih dalam proses.
Bapak Ho Quoc Hung, Wakil Ketua Komite Rakyat Komune Long Phu dan Direktur Pusat Pelayanan Administrasi Publik Komune, menyatakan: "Penerapan teknologi informasi dan penggunaan sistem pencatatan dan pengelolaan sipil elektronik dalam pencatatan dan pengelolaan sipil telah dimaksimalkan oleh komune. Selain itu, Komite Rakyat Komune telah mempublikasikan peraturan tentang pencatatan sipil untuk hal-hal yang berada di bawah wewenang komune di Pusat tersebut. Petugas pencatatan sipil selalu bertindak sesuai wewenang mereka dan mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh hukum, tanpa mengganggu atau menyusahkan masyarakat."
Di kelurahan O Mon, proses penerimaan dan penanganan dokumen administrasi di bidang pencatatan sipil juga mengalami banyak perubahan positif, dan mendapat sambutan baik dari masyarakat. Bapak Nguyen Cong Chanh, seorang petugas pencatatan sipil di Komite Rakyat kelurahan tersebut, mengatakan: "Saat ini, data pencatatan sipil telah didigitalisasi, sehingga kami tidak menghabiskan banyak waktu untuk verifikasi, dan proses penerimaan serta penanganan dokumen administrasi terkait pencatatan sipil bagi masyarakat menjadi cepat."
Meningkatkan kualitas layanan publik
Sebelumnya, pengelolaan catatan sipil di kota ini terutama bergantung pada penyimpanan informasi dalam buku register kertas. Meskipun metode ini memastikan pelestarian data asli dan kerahasiaan, hal ini mengakibatkan volume catatan dan berkas catatan sipil yang sangat besar. Setiap tahun, instansi catatan sipil harus membuka buku catatan kelahiran, buku catatan perkawinan, buku catatan kematian, buku catatan adopsi, dan buku catatan perwalian yang baru. Selain itu, terdapat berkas dan dokumen terpisah untuk setiap jenis catatan sipil, seperti berkas catatan kelahiran yang memerlukan akta kelahiran dan formulir catatan kelahiran; dan berkas catatan perkawinan yang memerlukan formulir catatan perkawinan dan sertifikat status perkawinan. Setiap peristiwa catatan sipil dicatat dalam register terpisah, yang menyebabkan penyebaran dan kesulitan dalam mencari data catatan sipil individu.
Warga mendaftarkan status sipil mereka di Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan O Mon. Foto: Chan Hung
Sistem pencatatan dan pengelolaan sipil elektronik merupakan fondasi dari basis data pencatatan sipil elektronik, yang mencakup perangkat lunak pendaftaran dan pengelolaan serta perangkat lunak aplikasi dan layanan lainnya yang dirancang dan dikembangkan oleh Kementerian Kehakiman . Menurut Dinas Kehakiman Kota Can Tho, perangkat lunak ini menyediakan sarana bagi instansi untuk mendaftarkan, mengelola, memperbarui, mendigitalisasi, menstandarisasi, dan mengatur data pencatatan sipil, serta untuk memanfaatkan basis data pencatatan sipil elektronik secara efektif.
Sesuai peraturan, lembaga pencatatan sipil menggunakan Sistem Pencatatan dan Manajemen Sipil Elektronik untuk memperbarui informasi dalam Basis Data Pencatatan Sipil Elektronik, termasuk: informasi pencatatan sipil individu dan informasi pencatatan sipil orang tua, pasangan, atau rekannya ketika ada perubahan karena (perkawinan, perubahan, koreksi pencatatan sipil, penambahan informasi pencatatan sipil, penentuan ulang etnis; pengakuan orang tua; perwalian; adopsi; pencatatan kematian); pencatatan dalam buku catatan sipil perubahan pencatatan sipil sesuai dengan putusan dan keputusan lembaga negara yang berwenang; dan pencatatan dalam buku catatan sipil hal-hal pencatatan sipil warga negara Vietnam yang telah diselesaikan oleh otoritas yang berwenang di negara asing.
Menurut Ibu Nguyen Thi Phuong Thu, Kepala Departemen Pendukung Administrasi dan Yudisial Departemen Kehakiman Kota, penerapan Sistem Registrasi dan Manajemen Catatan Sipil Elektronik secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan oleh petugas catatan sipil di tingkat akar rumput dalam melaporkan data statistik berkala. Hanya dengan beberapa klik pada perangkat lunak, data spesifik tersedia, tidak seperti sebelumnya yang harus menghitung setiap halaman dalam buku catatan sipil. Mengenai fungsionalitas, pencarian, pencetakan, dan pengaturan parameter pada Sistem Registrasi dan Manajemen Catatan Sipil Elektronik beroperasi sangat efisien, cepat, dan akurat. Perangkat lunak ini juga menawarkan fleksibilitas yang signifikan; khususnya, petugas catatan sipil dapat memasukkan informasi tentang hasil pemrosesan berkas catatan sipil untuk warga negara pada draf terlebih dahulu, kemudian memeriksa keakuratannya sebelum mentransfernya ke arsip resmi. Ketika Sistem Registrasi dan Manajemen Catatan Sipil Elektronik diimplementasikan secara nasional, warga negara dapat meminta salinan catatan dari mana saja, tanpa memandang batas administratif…
Penerapan Sistem Pencatatan dan Manajemen Sipil Elektronik telah memenuhi kebutuhan akan akses dan berbagi data pencatatan sipil yang tepat waktu dan akurat. Tergantung pada kewenangan yang diberikan, instansi dan departemen dapat mengakses dan memanfaatkan data pencatatan sipil warga negara untuk kegiatan khusus, berkontribusi pada penyederhanaan prosedur administrasi, peningkatan kualitas layanan publik, manajemen negara yang lebih efisien, dan penghematan biaya bagi warga negara dengan menghilangkan kebutuhan untuk melakukan banyak perjalanan ke berbagai lokasi.
Penerapan basis data registrasi sipil elektronik memainkan peran penting dalam membangun sumber data kependudukan yang lengkap, akurat, dan komprehensif. Hal ini, pada gilirannya, meningkatkan akses masyarakat terhadap layanan kesejahteraan sosial seperti pendidikan dan perawatan kesehatan, serta mendorong implementasi kebijakan pembangunan lokal.
Digitalisasi data registrasi sipil bukan hanya langkah strategis dalam perjalanan transformasi digital nasional, tetapi juga membawa manfaat praktis bagi warga negara dan instansi pemerintah. Ini merupakan fondasi penting untuk membangun e-government, meningkatkan efisiensi administrasi, dan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Kota Can Tho terus berupaya untuk mendigitalisasi dan melengkapi data registrasi sipilnya, berkontribusi pada pembangunan berkelanjutan negara di era digital.
Chấn Hưng - Kim Ngọc
Sumber: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html
Komentar (0)