Cosa dovrebbero fare le imprese per evitare rischi fiscali?

Per le aziende, i dati originali sono particolarmente importanti e richiedono un controllo rigoroso per evitare rischi legali.

La trasparenza dei dati è il fondamento di una governance legittima.

Nel contesto della rapida trasformazione digitale, le attività aziendali sono sempre più intrecciate con diversi sistemi di dati. Se da un lato la diversificazione degli strumenti migliora l'efficienza gestionale, dall'altro aumenta il rischio di frammentazione dei dati, discrepanze tra i reparti e mancanza di sincronizzazione tra i sistemi gestionali e finanziari.

La trasparenza dei dati è essenziale affinché le aziende possano adempiere ai propri obblighi fiscali. (Immagine a scopo illustrativo)

Il tema della standardizzazione dei dati e della mitigazione dei rischi legali per le imprese è stato al centro del seminario online "Trasparenza in contabilità: il confine tra governance e violazione", organizzato dalla rivista Economic and Financial in collaborazione con il Dipartimento delle Entrate l'8 maggio.

Intervenendo al seminario, la Sig.ra Truong Thi Mai Phuong, Vice Capo del Dipartimento di Vigilanza sulla Contabilità Aziendale dell'Ufficio di Vigilanza Contabile e di Revisione ( Ministero delle Finanze ), ha affermato che la Legge sulla Contabilità include già disposizioni sulla contabilità gestionale nelle imprese. La contabilità gestionale prevede la raccolta, l'analisi e la fornitura di informazioni finanziarie necessarie alla gestione e al processo decisionale da parte del titolare dell'azienda. Pertanto, le imprese possono organizzare il lavoro di contabilità gestionale in base alle proprie esigenze gestionali.

La contabilità gestionale si concentra su analisi, previsioni e supporto alle decisioni, mentre la contabilità finanziaria riflette le transazioni avvenute al fine di preparare i bilanci e adempiere agli obblighi di informativa. "Se i dati della contabilità gestionale sono inesatti, anche i dati della contabilità finanziaria saranno inesatti", ha sottolineato la signora Mai Phuong.

Secondo lei, il criterio fondamentale per distinguere tra una governance legittima e i rischi di cattiva condotta rimane quello secondo cui i dati devono essere veritieri, coerenti, verificabili, ragionevoli e tracciabili.

Raccomandazioni per aiutare le aziende a ridurre i rischi legati ai dati.

Alla luce della situazione sopra descritta, dal punto di vista della gestione fiscale, la Sig.ra Nguyen Thi Lan Anh, Responsabile dell'Ufficio Legale del Dipartimento Tributario (Ministero delle Finanze), ritiene che i dati originali siano un fattore di particolare importanza.

Innanzitutto , le aziende devono concentrarsi sulla creazione di una fonte di dati primari completa, accurata e coerente. Una volta che i dati di input saranno sicuri, la successiva gestione, contabilità e dichiarazione dei redditi risulteranno molto più semplici.

In secondo luogo, le aziende dovrebbero limitare il numero di inserimenti di dati o modifiche manuali nelle varie fasi, poiché ciò può facilmente portare a errori.

In terzo luogo, migliorare l'interoperabilità dei dati tra fatture elettroniche, vendite, contabilità e servizi bancari, ed esportare automaticamente i dati ai fini della dichiarazione dei redditi per ridurre gli errori.

Inoltre, le imprese devono effettuare verifiche e riconciliazioni periodiche. Qualora vengano riscontrate discrepanze, la causa deve essere identificata immediatamente, in modo da poter fornire tempestivamente le spiegazioni richieste dalle autorità di regolamentazione.

Inoltre, l'archiviazione dei dati e il tracciamento della cronologia delle modifiche sono altrettanto cruciali. Solo quando i dati sono archiviati in modo completo, chiaro e tracciabile, le aziende possono disporre di una base per la responsabilità.

La signora Lan Anh ha informato che le autorità fiscali incoraggiano vivamente le imprese ad applicare le tecnologie informatiche e l'intelligenza artificiale (IA) nella gestione dei dati e nella dichiarazione dei redditi.

"I dati devono essere coerenti, trasparenti, verificabili e riflettere accuratamente la natura delle operazioni aziendali", ha osservato la signora Lan Anh.

Dal punto di vista di un'azienda tecnologica, il signor Le Hong Quang, direttore generale del Gruppo MISA , ritiene che le imprese debbano creare processi di dati standardizzati, definendo chiaramente come i dati vengono raccolti, elaborati, aggiornati e trasferiti tra i vari reparti. Inoltre, è necessario stabilire un meccanismo per tenere traccia della cronologia delle modifiche, al fine di facilitare la verifica, il confronto e la spiegazione quando necessario.

Secondo il signor Quang, la tecnologia attuale può aiutare le aziende a sincronizzare i dati in tempo reale, a riconciliare automaticamente ricavi, fatture e transazioni bancarie, riducendo così la dipendenza dalle operazioni manuali.

Tuttavia, la tecnologia è solo uno strumento di supporto. "La cosa più importante rimane la consapevolezza delle aziende in materia di conformità, unitamente alla disciplina nella gestione dei dati", ha sottolineato il signor Quang.

In un contesto in cui i dati stanno diventando sempre più una risorsa fondamentale, la standardizzazione dei processi di governance dei dati è essenziale affinché le aziende possano mitigare i rischi legali e fiscali a lungo termine.

Secondo il signor Le Hong Quang, per mitigare i rischi legali derivanti dalla gestione di più sistemi di dati, le aziende devono prestare attenzione a quattro fattori: dati di origine unificati, minimizzazione delle modifiche manuali, interoperabilità dei sistemi e tracciabilità completa della cronologia dei dati.

Fonte: https://congthuong.vn/doanh-nghiep-can-lam-gi-de-tranh-rui-ro-thue-455307.html