Linee guida per la digitalizzazione delle procedure amministrative nel comune di Nam Dong.

Approccio proattivo e verifica della fattibilità.

Nel contesto della riforma amministrativa, dello sviluppo del governo digitale e dell'istituzione di un modello di governo locale a due livelli, l'attuazione della Legge sull'Anagrafe riveste un'importanza fondamentale, essendo legata ai legittimi diritti, interessi e alla vita quotidiana dei cittadini. In linea con la politica di decentramento e delega di poteri, prima del 1° luglio 2025, il Ministero della Giustizia ha raccomandato al Comitato Popolare Cittadino di elaborare due piani e numerosi documenti guida per i Comitati Popolari a livello di comune e di quartiere, al fine di garantire loro i requisiti necessari per ottenere la piena autorità in materia di anagrafe.

Il Ministero della Giustizia ha inoltre prontamente pubblicato un elenco di procedure amministrative e processi interni ed elettronici approvati, creando le basi affinché comuni e distretti potessero gestire le pratiche fin dal primo giorno di applicazione del nuovo modello; allo stesso tempo, ha organizzato conferenze di formazione sull'anagrafe, aiutando i funzionari locali a comprendere a fondo regolamenti e procedure e a ridurre al minimo la confusione nello svolgimento dei compiti.

La signora Van Thi Phuong, funzionaria dell'ufficio di stato civile del comune di Dan Dien, ha affermato che il trasferimento dell'autorità in materia di stato civile a livello comunale ha avvicinato il servizio alla popolazione. I funzionari comunali hanno ricevuto una formazione approfondita dal Ministero della Giustizia su procedure, competenze professionali e software informatici; sono stati inoltre pubblicati tempestivamente elenchi e procedure procedurali interni ed elettronici, garantendo l'elaborazione ininterrotta delle domande. In caso di problemi, i funzionari locali possono comunicare online con il team di supporto del Ministero per ottenere assistenza rapida e una gestione efficiente dei casi complessi.

Il signor Pham Cong Phuoc, vicepresidente del Comitato popolare del comune di Dan Dien, ha riferito che, nei primi tempi in cui ha assunto la piena responsabilità dell'anagrafe, i funzionari comunali hanno inevitabilmente incontrato difficoltà, soprattutto con le pratiche che coinvolgevano cittadini stranieri. Inoltre, il sistema informatico obsoleto, con specifiche tecniche limitate e una capacità di rete insufficiente, ostacolava l'elaborazione e la gestione delle procedure. Il Ministero della Giustizia ha fornito un supporto tempestivo, in particolare attraverso i canali di assistenza online, che ha aiutato i funzionari comunali ad acquisire gradualmente maggiore sicurezza, a elaborare correttamente le pratiche e a ridurre al minimo gli errori.

Grazie a soluzioni sincronizzate, il lavoro di registrazione civile in città dopo il 1° luglio 2025 si è svolto in modo relativamente stabile, soddisfacendo le esigenze dei cittadini ed evitando prolungati intoppi. Tuttavia, il carico di lavoro a livello comunale è molto elevato, mentre il personale non è aumentato di conseguenza, soprattutto nelle aree urbane densamente popolate; alcune procedure complesse trasferite dal livello distrettuale a quello comunale hanno generato errori operativi, costringendo il Dipartimento di Giustizia a consigliare al Comitato Popolare Cittadino di annullare o revocare alcuni fascicoli per garantirne la validità legale.

Una svolta decisiva nella registrazione anagrafica online.

Parallelamente al decentramento delle competenze, il Ministero della Giustizia ha accelerato l'implementazione della registrazione anagrafica online e l'elaborazione delle pratiche indipendentemente dal luogo di residenza. I risultati sono significativi: dal 1° gennaio 2025 a novembre 2025, i Comitati Popolari di comuni e quartieri hanno ricevuto ed elaborato 8.981 pratiche di registrazione anagrafica, di cui il 99% online.

Secondo quanto affermato dal signor Nguyen Ngoc Phuoc, responsabile del Dipartimento di Diffusione Legale e Amministrazione Giudiziaria del Ministero della Giustizia, la città ha finora digitalizzato oltre 1,2 milioni di casi dai registri anagrafici cartacei, diventando una delle prime località a livello nazionale a completare questo compito. Il lavoro di revisione e pulizia dei dati matrimoniali è stato realizzato secondo un piano intensivo di 90 giorni, contribuendo a ridurre le procedure per la conferma dello stato civile e ad alleviare i disagi per i cittadini.

A partire da aprile 2025, verrà implementato il rilascio di copie degli estratti di stato civile indipendentemente dal luogo di residenza, agevolando notevolmente i cittadini. Le procedure amministrative elettroniche interconnesse, come la registrazione delle nascite, la registrazione della residenza permanente, il rilascio delle tessere sanitarie per i bambini sotto i 6 anni, o la registrazione dei decessi, la cancellazione della residenza permanente e l'indennità di funerale, hanno contribuito a ridurre i tempi di elaborazione e il numero di spostamenti.

La signora Tran Thi Lan, residente nella comune di Chan May, distretto di Lang Co, e diretta beneficiaria del servizio, ha affermato che in precedenza, per ottenere il certificato di nascita di suo figlio, erano necessari diversi viaggi. Ora, invece, è sufficiente presentare la domanda online, grazie a procedure integrate tra i vari enti, il che rende il processo più comodo, trasparente e rapido.

Attualmente, la città di Hue conta 118 funzionari pubblici nel settore giudiziario e dell'anagrafe, la maggior parte dei quali in possesso di una laurea in giurisprudenza o titolo superiore e con una formazione professionale specifica. Questa forza rappresenta il nucleo centrale che garantisce la qualità del lavoro di registrazione civile a livello locale; tuttavia, alcuni comuni dispongono ancora di un solo funzionario pubblico in tale settore, il che comporta un potenziale rischio di interruzione del lavoro, e molti funzionari pubblici di nuova nomina non hanno esperienza nella gestione di casi complessi.

Il signor Nguyen Van Hung, direttore del Dipartimento di Giustizia, ha affermato che il trasferimento di tutte le competenze in materia di registrazione anagrafica ai Comitati Popolari a livello comunale è corretto e coerente con la riforma amministrativa. L'esperienza pratica a Hue dimostra che questa politica è realizzabile con un'accurata preparazione, una stretta collaborazione e investimenti coordinati in risorse umane e infrastrutture. In futuro, il Dipartimento di Giustizia continuerà a proporre il rafforzamento della formazione professionale, il miglioramento dei software e l'assegnazione di un maggior numero di personale e attrezzature alle autorità comunali per servire al meglio la popolazione.

Grazie a un impegno costante, il Ministero della Giustizia sta gradualmente realizzando il suo obiettivo di rendere i servizi di stato civile più accessibili ai cittadini, facilitandone l'accesso e rendendoli più vantaggiosi, contribuendo così alla costruzione di un sistema amministrativo moderno, professionale ed efficiente.

Testo e foto: THAI BINH

Fonte: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html