この計画は、2025年1月13日付政府官邸公式文書第340/VPCP-QHQT号、および2025年5月5日付文化スポーツ観光大臣決定第1239/QD-BVHTTDL号（ベトナムで2025年に開催される第8回ASEANスポーツ大臣会議および関連会議の組織委員会設立に関するもの）に基づき政府により承認されたプロジェクトに基づき、2025年にベトナムで開催される第8回ASEANスポーツ大臣会議（AMMS8）および関連会議の準備と開催の目的とタスクを規定するために発行されました。
この計画はまた、実施の基礎として、関係機関および部署にタスクを特定し割り当てることも目的としています。
第8回ASEAN スポーツ大臣会合及びベトナム関連会議の組織委員会追加メンバー
この計画では、2025年にベトナムで開催される第8回ASEANスポーツ大臣会合および関連会議において、厳粛さ、国際儀礼およびASEANの慣例、実用性、効率性、安全性、経済性、無駄の回避を確保すること、会議の準備と運営に自発的に貢献できるよう社会資源を積極的に動員することを求めています。同時に、組織運営と実施において、統一された徹底したリーダーシップと指導、そして機関、部署、地方自治体間の緊密かつ効果的な連携を確保する必要があります。
計画に基づき、会議の内容とプログラムを準備するにあたり、会議の内容が綿密かつ思慮深く準備されていることを確認する必要があります。詳細な計画とプログラムを策定し、それぞれの具体的な内容について助言や専門的な意見、取り組みを提案します。会議の結果を適時にまとめ、報告します。
組織、レセプション、式典、ロジスティクスに関しては、外交儀礼と国際慣行に従い、国民的アイデンティティ、友好心、おもてなしの精神を示し、国際社会の友人に良い印象を与えながら、敬意を持って、思慮深く、経済的で効果的な方法で、会議参加者（VIP、招待客、ASEAN事務総長、東南アジア11か国の代表団、中国、日本を含むASEANパートナーの代表団、国際機関の代表団を含む）の歓迎、歓迎、見送りを確実に行う必要があります。
会議期間中の代表団の便宜を図るため、宿泊と食事の手配を行う。会議運営に携わるボランティアおよび小委員会メンバーを動員、指導、活用する。会議前および会議中の会議運営を調整する。ベトナムからカンボジアへの役割移譲式典の運営を調整する。
セキュリティと医療業務は、会議エリア、ホテル、および会議に出席する代表者の空港とホテル間の移動と送迎において、適切なセキュリティと医療業務を確保する必要があります。
広報部は、会議に関する情報と宣伝が定期的かつ迅速に提供され、報道機関の情報ニーズに応えられるようにする必要があります。また、ASEANスポーツ会議の開催年におけるベトナムのスポーツの地位と役割を高めるために、会議の準備と組織に関する情報をメディアやソーシャルネットワーキングプラットフォームで広く発信する必要があります。
提案された計画では、関係する小委員会がそれぞれの小委員会における具体的な計画を策定し、会議組織委員会委員長に報告して実施することを求めています。実施過程において困難や問題が生じた場合、小委員会および各部署は、適時に検討と解決を図るため、会議組織委員会（ベトナム体育局を通じて）に報告するものとします。
出典: https://bvhttdl.gov.vn/ban-hanh-ke-hoach-cong-tac-chuan-bi-va-to-chuc-hoi-nghi-bo-truong-asean-ve-the-thao-lan-thu-8-va-cac-hoi-nghi-lien-quan-20250616144000651.htm
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