文書・アーカイブ業務は、管理、指導、運営における重要な内容の一つであり、機関・部署の日常業務の遂行、業務の質と効率に直接影響を及ぼします。この重要性を踏まえ、省内の各機関は、定められた要件と任務に基づき、文書・アーカイブ業務および国家機密保護に関する専門業務を展開・指導するための詳細な文書を発行しています。
過去5年間（2018年から現在まで）、省党委員会弁公室は18の地区単位、戦線部、連合、11の社級党委員会に対して査察と専門指導を組織しました。10/10地区党委員会も、所属する党委員会に対して査察と専門指導を行いました。これにより、誤りは速やかに発見・是正され、特に文書・公文書管理業務における国家機密保護に関する法規制の実施といった業務上の困難は解決されました。省党委員会の統計によると、2018年1月から2023年9月まで、省党委員会公文書管理室は1,300人以上の利用者に約112万1,000件の文書を提供しました。また、地区党委員会公文書管理室は1,270人以上の利用者に2,737件以上の文書を提供しました。
省党委員会弁公室は、入稿文書のデジタル化、発信文書6,100件（100%）の発行・転送を行った。同時に、入稿文書28,000件を受理・処理し、そのうち22,000件は党広域ネットワーク経由で受信したものである。省党委員会文書室の記録・文書類データベースに、3,200件の記録と71,700件以上の文書を更新・追加した。区級党委員会、省党委員会部、所属党委員会の各弁公室は、38,700件の発信文書を発行し、92,100件の各種入稿文書を受理し、そのほとんどを電子文書化した。
省党委員会の評価によると、文書・アーカイブ業務はますます多くの顕著な変化を遂げている。専門業務を指導・統括する文書体系が全面的に発布され、省から末端に至るまで、文書・アーカイブ業務を統一的に展開するための法的根拠が整えられた。しかし、一部の文書収集は要求を満たしておらず、文書収集・編集作業は未完成である。各レベルの文書・アーカイブ業務に携わる職員の大多数は、それぞれの専門分野で適切な訓練を受けておらず、専門資格も限られており、多くの業務を兼務したり、頻繁に異動したりする必要があるため、文書・アーカイブ業務の質に重大な影響を与えている。
先日開催された、党、ベトナム祖国戦線委員会、そして社会政治組織の文書・アーカイブ業務5年間の実施を振り返る会議において、グエン・ホアイ・アイン同志（党中央委員会代議員、省党委員会常務副書記）は、各レベルの党委員会に対し、文書・アーカイブ業務プロセスの各段階における規定を厳格に実施するよう要請しました。各レベルの指導者は、規律を強化し、権力の濫用を避け、文書・アーカイブ業務を真摯に、協調的に、科学的に、そして厳格に実施する必要があります。文書業務は、規定を遵守し、権限の範囲内で、情報と文書の科学的、厳格かつ機密性を確保する必要があります。プロセスと手順の改革を推進し、文書と書類を削減し、情報技術とデジタルトランスフォーメーションを活用します。アーカイブ業務においては、文書を安全に保管し、活用を組織化し、アーカイブ文書の価値を効果的に高め、火災・爆発防止に重点を置く必要があります。事務職員と文書管理職員の研修と専門能力開発を定期的に実施し、所属部署への検査と専門指導を強化します。
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