7월 1일부터 전국적으로 34개 신설 도·시와 연계된 2단계 지방행정체제가 운영됩니다. 현재 각 부처, 지부, 구·도에서는 행정기관 개편 과정에서 문서 및 기록 보관 업무를 효과적으로 활용하기 위한 여러 가지 조치를 시급히 시행하고 있습니다.
이전에는 도(省)인민위원회가 내무부에 각 부, 지부, 부문, 현(县)급 인민위원회를 총괄하고 협조하여, 기구 개편 과정에서 문서 및 기록 보관 업무 시행 계획을 수립하여 도(省)인민위원회 위원장에게 제출하도록 지시했습니다. 이에 따라 내무부는 재정부, 도(省) 경찰 및 관련 기관과 협조하여 문서의 안전한 보존을 위한 조사, 보관실, 창고 및 장비 배치를 담당했습니다. 도(省) 역사문서보관소는 통합 기관 및 단체의 문서 통계, 정리, 포장, 봉인, 수령 및 보존에 대한 지침을 제공했습니다. 동시에, 임시 창고에 문서를 보관하고 정기 검사를 실시하기 위한 조치를 시행하기 위해 관계자들과 협조했습니다.
또한, 재무부는 장비 구매, 기록 문서 편집 및 디지털화를 위한 재원의 효과적인 사용을 검토하고 지도하는 업무를 담당합니다. 과학기술부는 문서 관리 및 운영 시스템(DMS) 내 문서 및 데이터베이스의 안전성을 확보하며, 여기에는 데이터 백업, 신규 기관 및 단체에 대한 계정 부여, 디지털 서명 및 디지털 인증서 관리, 문서 디지털화 지원 등이 포함됩니다.
성(省) 경찰은 기밀 문서 디지털화, 신규 인감 인계 및 등록, 그리고 문서 보관소의 안전 및 질서 유지, 화재 예방 및 소화 활동 등에 대한 지침을 제공합니다. 구(區)급 인민위원회는 문서 보관소를 위한 창고 및 장비를 중앙 코뮌에 집중 배치합니다. 코뮌급 인민위원회는 보안 부대를 편성하고 현장 보관을 담당하며, 새로운 코뮌급 행정 부서로의 인계를 기다립니다.
통합 이후 문서 보관 및 보관 업무를 효과적으로 수행하기 위해 내무부는 시·군 기록 보관소를 조사하기 위해 두 개의 팀을 구성했습니다. 조사 결과, 보관해야 할 문서의 양이 매우 많으며, 이는 편집 완료, 예비 편집, 처리 중, 미처리의 네 가지 범주로 나뉩니다. 내무부는 시·군 인민위원회에 기록 보관소 정리 외에도 에어컨, 제습기, 소방 장비, 방충망 등의 장비를 설치할 것을 권고합니다. 기록 보관소 정리 마감일은 6월 20일 이전입니다. 문서 포장 및 봉인은 6월 25일 이전에 완료되어야 합니다.
시행 과정에서 기관 또는 조직의 장은 문서 및 기록 보관 업무를 지휘하고 관리할 책임이 있습니다. 간부, 공무원 및 공무원은 자신이 관리하는 모든 문서 및 데이터베이스에 대한 책임이 있습니다. 기관 및 조직은 운영 종료일로부터 기록 보관소를 폐쇄하고, 운영 합병 또는 종료 결정 발효일로부터 권한에 따라 행정 문서를 발행하지 않습니다. 문서 및 데이터베이스를 불법적으로 보유, 구매, 판매, 배포, 이전 또는 파기하는 모든 행위는 엄격히 금지됩니다. 모든 위반 사항은 법률 규정에 따라 엄격히 처리됩니다. 문서 인계는 법률 규정에 따라 수행되어야 하며, 인계 및 수령 기록과 문서 및 데이터 저장 장치 목록을 첨부해야 합니다. 작업은 각 기관, 부서 및 개인의 책임 및 기능과 연계되어야 합니다.
요청이 있을 경우, 각 부서는 문서의 통계, 포장, 봉인, 수량 및 상태 확인 등의 임시 접수 및 보관 절차를 거쳐 새로운 기관 및 행정 부서에 인계해야 합니다. 특히, 완전히 편집된 영구 보관 기간이 있는 파일 및 문서는 도 역사기록센터에 제출하는 절차를 반드시 수행해야 합니다.
비엣 램
출처: https://baohoabinh.com.vn/274/202123/Dam-bao-cong-tac-van-thu,-luu-tru-khi-sap-nhap.htm
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