Kinhtedothi-문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 압수, 이전 또는 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 장치를 구성하는 과정에서 문서 및 문서 데이터베이스를 손상시키거나 분실하는 것은 허용되지 않습니다.
이는 정치국 결론 제127-KL/TW에 따라 정치 체제 기구를 재편하는 과정에서 문서 및 기록 보관 업무 관리를 강화하기 위해 내무부가 지방 및 중앙 직할시의 인민위원회 에 보낸 3월 19일자 공식 교신 제414/BNV-VTLTNN의 주요 내용입니다.
문서를 불법적으로 소지, 양도 또는 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다.
문서에는 정치국의 2025년 2월 28일자 결론 제127-KL/TW호에 따라 정치 체제 개편을 완료하기 전, 완료 중, 완료 후에 문서 및 기록 보관 작업을 원활하고 지속적으로 보장하고 문서의 안전한 관리를 보장하기 위해 비서처와 내무부가 지방 정부 기구를 개편하는 과정에서 문서 및 기록 보관 작업 관리를 강화하기 위한 여러 가지 시급한 과제를 시급히 시행하도록 도 또는 중앙 직할시의 인민위원회 위원장에게 요청한다는 내용이 명시되어 있습니다.
첫째 , 문서 및 기록 보관에 관한 법적 규정을 적절하고 완전하게 이행하고, 다음 요구 사항을 충족해야 합니다. 기관 및 조직의 활동 중에 형성된 모든 문서 및 문서 데이터베이스는 각 기록 보관소에 따라 중앙에서 통일되고 안전하게 관리되어야 합니다. 모든 기관 또는 조직의 문서 및 문서 데이터베이스는 해당 기관 또는 조직의 기록 보관소에 따라 통계적으로 수집되어야 합니다.
기관 및 단체의 문서보관소는 업무종료일로부터 폐쇄한다. 기관 및 단체는 합병 또는 업무종료에 관한 관할기관의 결정이 효력을 발생한 날로부터 그 권한에 속하는 행정문서를 발행하지 아니한다.
조직 정비 전과 정비 기간 동안 문서와 데이터베이스는 정비 전 행정 단위(ADU)의 지방 역사 기록 보관소와 기관 기록 보관소(또는 현재 보관 장소)에 계속 보존되어야 합니다.
특히, 문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 압수, 이전 또는 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있으며, 장치를 정리하는 과정에서 문서 및 문서 데이터베이스를 손상시키거나 분실하는 것도 허용되지 않습니다.
둘째 , 도 역사기록관은 도내 모든 기록문서 및 문서데이터베이스를 현장 또는 임시로 보존하고, 조직 개편 후에는 관리권한에 따라 새로운 도·기관·행정단위에 문서를 이관하기 위해 기관·기관·행정단위의 장과 협조하여 업무를 수행한다.
셋째 , 조직 정비 후 문서 및 문서 데이터베이스의 인계는 기록관리기관에 관한 법률 규정에 따라 진행됩니다.
넷째 , 전문 공공서비스용 인감 및 디지털 서명증서의 관리 및 사용에 대한 법적 규정을 엄격히 이행하고, 통계업무 수행, 포장, 인계, 보관 및 기구 재정비 과정에서의 활용 시 국가비밀을 보호하고 정보, 문서, 데이터의 안전을 확보한다.
신규 기관 및 단체의 문서, 기록 및 문자 기호 식별 코드 목록에 대한 규정
내무부는 도(省) 및 중앙 직할시 인민위원회에 대해 도(省) 인민위원회 위원장이 직무 및 권한 범위 내에서 지방 기록물 국가관리를 시행하는 책임자로서 책임을 다하고, 관리 기관 개편 과정 전반에 걸쳐 관련 법규에 따라 관리 기관 산하 문서 및 문서 데이터베이스의 안전을 보장할 것을 요청합니다. 도(省) 인민위원회 위원장의 문서 및 문서 업무 국가관리 강화에 관한 지시를 긴급히 발령합니다.
동시에, 각급 행정단위를 배치하고 재편성하여 2단계 지방정부 조직모형을 구축하고, 이를 주무부처에 제출하여 평가 및 시행하는 사업에서 국가역사문서보관소를 성급 단위로 재정비하는 방안을 수립해야 한다.
조직 정비가 완료되면 즉시 관리하게 될 신설 기관 및 단체의 문서, 기록물, 문서 기호에 대한 식별 코드 목록을 규정한 문서를 신속하게 발급하고, 신설 기관 및 단체의 장에게 관리 권한에 속하는 문서 및 데이터베이스를 수령하도록 지시하며, 신설 기초 행정 단위의 장에게 도 역사 기록 보관소가 임시 관리하는 관리 구역 내의 방과 창고에서 문서를 수령하도록 지시해야 합니다.
동시에, 시스템을 관리하고 운영하는 부서가 관리하는 기관 및 조직의 문서 발급 및 업무 정산 활동의 연속성과 지속성을 보장하기 위한 기술적 솔루션을 구현하도록 지시할 필요가 있습니다.
도 인민위원회 위원장 지시 이행 계획 발표
내무부에 대하여 공식 파견은 지방 정치 체제의 장치를 재편하는 과정에서 문서 및 기록 보관 업무 관리를 강화하는 것에 대한 지침을 내리고, 지방 인민위원회 위원장의 지침을 시행하기 위한 계획을 내릴 것을 지방 인민위원회 위원장에게 요청합니다.
동시에 도 역사 기록 보관소에 담당자를 배정하여 기관, 단체, 단위에 실무 그룹을 구성하여 문서의 현장 보존을 접수하고 조정하며, 시스템의 문서 데이터베이스를 구체화합니다. 도 역사 기록 보관소가 도 역사 기록 보관소에 제출된 문서의 출처인 기관, 단체에서 완전히 편집된 영구 보존 기간이 있는 파일을 수집하는 조치를 적극적으로 취하도록 지시합니다.
동시에, 도인민위원회 위원장에게 도역사문서보관소에서 확인 및 봉인한 보관실과 창고에 보관된 문서 및 문서 데이터베이스의 안전을 보장하기 위한 충분한 자원을 마련하여 기구가 재정비되어 책임 관리 기관 또는 단체에 이관될 때까지 안전하게 보관하도록 권고합니다.
조직 정비가 완료된 직후, 조직 정비 후 설립된 기관 및 조직의 관리 범위 내에서 문서, 기록 및 문자 기호에 대한 식별 코드 목록을 발급하도록 도인민위원회 위원장에게 즉시 보고해야 합니다. 조직 정비 전 기관 및 조직의 문서 부문에 대한 업무 운영을 관리하고 처리하기 위한 프로젝트를 도인민위원회에 제출해야 합니다. 시스템을 관리하고 운영하는 단위와 협력하여 시스템 내 문서 및 문서 데이터베이스를 인계하고 통합하기 위한 계획을 수립해야 합니다.
기구를 개편하기 전에 기관·단체의 문서 및 문서 데이터베이스의 인계를 확인합니다.
지방 역사 기록 보관소의 경우, 내무부는 담당자를 배치하여 종이 문서 및 기타 정보 매체에 저장된 문서(있는 경우)의 개수, 정리, 포장, 봉인, 용량 및 상태 확인, 기관 및 단체의 문서 현장 보존 또는 임시 중앙 보존 접수 및 조정, 시스템의 관리 및 운영 부서와 협력하여 각 기관, 단체 및 행정 단위의 시스템에 있는 디지털 문서의 수를 파악하고 문서 데이터베이스를 구분할 것을 제안합니다.
현재 도 역사 기록관에 보존되어 있는 모든 문서 및 문서 데이터베이스 목록을 작성하고, 관련 기관 및 단체에 이관될 때까지 도 역사 기록관의 문서 및 문서 데이터베이스의 안전성, 무결성 및 유용성을 지속적으로 확보해야 합니다. 문서 및 문서 데이터베이스의 양과 현황을 요약하여 내무부에 보고하고, 내무부에도 보고해야 합니다.
조직 정비 완료 후에는 즉시 다음 사항을 조속히 처리하여야 한다. 조직 정비 전 기관·단체의 문서 및 문서 데이터베이스를 조직 정비 후 담당 관리기관 또는 단체에 인계하고 이를 정리·확인한다. 조직 정비 전 해당 기관·단체의 통계적으로 기록된 문서 블록 및 문서 데이터베이스의 업무를 관리·처리하기 위한 프로젝트를 개발하도록 내무부에 권고한다.
동시에 관련 기관 및 단체와 협력하여 조직 정비 이전에 통계적으로 정리된 문서 및 데이터베이스 블록에 대한 업무를 관리, 처리하기 위한 프로젝트 및 계획을 수립하고, 도 역사 기록 보관소에 제출된 문서의 출처인 기관 및 단체에서 사전에 완전히 편집된 영구 보존 기간이 있는 파일을 수집합니다.
조직, 리더 및 사무원을 위한 새 계정을 개설하거나 다시 개설하려면 등록하세요.
또한 내무부는 이 공식 공문에서 각 기관, 단체의 장, 시·군·구 인민위원장에게 기구 개편 과정 전반에 걸쳐 법적 규정에 따라 관리 권한에 속한 문서 및 문서 데이터베이스의 안전을 보장할 책임을 맡길 것을 요구하며, 기구 개편 후 문서 및 문서 데이터베이스가 도 역사 기록 보관소와 유관 기관·단체에 이관될 때까지 이를 이행할 것을 요구했습니다.
동시에, 직접 부서와 개인에게 완료된 업무에 대한 기록 및 문서와 미완료 업무에 대한 기록 및 문서를 편집하고 정리하도록 지시합니다. 부서와 개인에게 기관이나 조직의 미완료 업무를 종합하여 목록을 작성하도록 지시합니다. 기록 및 문서를 첨부하고 별도로 정리하여 수집하고 기관의 기록 보관소에 제출합니다.
통계청 기록보관소에 지시하고, 기록보관소에 문서를 보관하며, 기록보관소에 제출되지 않은 기록과 문서를 수집 및 보관하도록 부서와 개인에게 지시한다. 부서와 개인으로부터 기록과 문서를 접수하여 기록보관소와 창고에 모아 중앙 보관한다. 동시에, 관련 기관 및 기구를 정비하여 관련 관리기관 또는 단체에 인계할 때까지 문서를 보호하고 안전하게 보관할 수 있도록 필요한 창고, 장비 및 인력을 확보한다.
지역인민위원회 위원장은 내무부에 지역인민위원회 산하 전문기관의 문서를 수집하고 안전하게 보존하기 위한 창고와 필요한 장비를 마련하는 업무를 지시한다. 또한, 기구를 재정비하여 해당 문서가 관리기관 및 단체에 인계될 때까지 문서의 안전을 보호하기 위한 인력을 배치한다.
새로운 기관, 단체 또는 행정 단위의 장은 조직 정비가 완료된 후 즉시 시스템에 기관, 책임자 및 문서 사무실의 계좌 개설 또는 재개 등록을 지시하여 문서의 발급 및 접수를 보장해야 하며, 규정에 따라 전문 공공 서비스에 대한 인감 및 전자 서명 인증서 발급을 등록해야 합니다.
문서의 통계, 봉인, 보관
기관의 기록보관소에 대하여 내무부는 기관의 기록보관부서 또는 해당 기관, 단체, 부서의 기록보관 담당자에게 부서 및 개인이 문서를 수집, 포장하여 중앙보존실 또는 창고에 인계하도록 미리 지도하고, 부서 및 개인으로부터 접수한 문서를 안전하게 보존할 수 있는 창고 및 필요한 환경을 마련하며, 기구를 정비하여 도 역사기록보관소 또는 담당 기관, 단체에 인계할 때까지 해당 기관 또는 조직의 기록보관실 또는 창고에 문서를 수집, 봉인하여 안전하게 보존하도록 요구한다.
동시에 통계시스템 관리운영부문과 협조하여 시스템 내 기관 및 조직의 문서수 및 문서데이터베이스를 확인하고, 미완료작업 파일 및 문서를 목록에 따라 접수하여 별도로 보관한다. 이미 편집이 완료된 영구보존기간이 있는 파일은 제출 또는 별도로 집계하여 패키징한다.
포장된 문서와 미완료 작업 목록을 원래 상태 그대로 제출하세요.
내무부는 공무원, 공공기관 직원 및 근로자의 경우, 완료된 업무와 미완료 업무에 대한 파일 및 문서의 통계 및 정리를 요구합니다. 미완료 업무의 경우, 업무명, 담당자명, 처리 가능 문서 수, 처리 기한(있는 경우)을 명시하여 목록을 작성해야 합니다.
시스템에 있는 패키지된 파일, 문서 및 미완료 작업 목록의 원래 상태를 기관이나 단위의 기록 보관소에 제출하거나, 장치를 구성하는 과정에서 문서 수집을 담당하는 개인에게 제출합니다.
조직 정비가 완료된 직후에는 즉시 기관의 기록 보관소와 시스템을 관리하고 운영하는 부서와 협력하여 미완료 작업에 대한 기록 및 문서를 해당 작업을 계속 처리할 책임이 있는 부서나 개인에게 인계해야 합니다.
운영을 중단한 기관 및 단체의 개인 및 단체의 계정 폐쇄
시스템을 관리하고 운영하는 부서에 대해, 내무부는 기관, 조직 및 개인의 계정별로 시스템 내 문서 및 문서 데이터베이스의 범위를 파악하고 구분해야 합니다. 미완료 업무 목록을 바탕으로 데이터 범위를 파악하고 미완료 업무가 있는 조직 및 개인의 계정 목록을 작성하며, 지시가 있을 경우 인계 계획을 수립해야 합니다.
동시에 현재 시스템에서 사용되는 문서식별부호, 파일코드, 문서기호 체계에 대한 통계를 수집하여 도인민위원회와 내무부에 보고하고, 조직구조를 통일, 동기화하여 중복을 방지하고 개편한 후 각 기관 및 단체의 문서식별부호, 파일코드, 문서기호를 설정하는 기초로 활용한다.
조직 정리가 완료된 직후, 조직 정리 결정 후 즉시 운영을 중단한 기관 및 단체에 대해서는 조직 및 개인의 계정을 신속히 폐쇄해야 합니다. 동시에 새로운 기관, 단체 및 개인에 대한 계정을 개설하고, 기존 관련 문서 및 문서 데이터베이스와의 연결을 유지해야 합니다.
특히, 내무부는 장치 개편 과정에서 기관, 조직 및 개인의 긴급한 요구에 부응하기 위해 시스템 내 문서 및 문서 데이터베이스를 활용할 계획을 세울 것을 제안했습니다.
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출처: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html
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