In veel wijken en gemeenten van Ho Chi Minhstad is het beeld van mensen die in lange rijen staan te wachten tot leiders elke set gecertificeerde documenten ondertekenen, vrijwel verdwenen. In plaats daarvan zijn ambtenaren bevoegd om de resultaten direct bij de receptie te ondertekenen en in te leveren. Deze veranderingen zijn het gevolg van de implementatie van Resolutie 29/2025 van de Volksraad van Ho Chi Minhstad, die de taken en bevoegdheden reguleert van voorzitters van de Volkscomités op gemeentelijk niveau die bevoegd zijn om ambtenaren in de rechterlijke macht te laten werken.
Door ambtenaren meer bevoegdheden te geven, wordt niet alleen de tijd voor het verwerken van documenten verkort, maar ook de werkdruk verlaagd. Zo worden omstandigheden gecreëerd waarin wijk- en gemeentebestuurders zich kunnen richten op managementtaken en mensen en bedrijven tevreden kunnen stellen.
Mensen tekenen ter plekke, binnen enkele minuten ontvangen ze de documenten
Met een bevolking van ruim 204.000 mensen is Ba Diem na de reorganisatie een van de dichtstbevolkte gemeenten in Ho Chi Minhstad. Hierdoor is het aantal verwerkte dossiers elke dag erg groot.
Zittend in de wachtrij bladerde meneer Le Van Giau zorgvuldig door zijn aanvraagdossier, af en toe kijkend naar het elektronische bord in afwachting van zijn beurt. Toen zijn naam werd omgeroepen, liep hij snel naar de receptiebalie om een notariële kopie te ontvangen. De medewerker controleerde het dossier, bevestigde de informatie en overhandigde het vervolgens aan meneer Nguyen Van Hau, adjunct-directeur van het Commune Administrative Service Center, die direct aan de balie stond te tekenen. Slechts een paar minuten later werd de rode stempel op het papier gedrukt en was het dossier compleet.
"Vanaf het moment dat u de aanvraag indient tot het moment dat u deze ontvangt, duurt het slechts ongeveer 15 minuten. U zit dan vooral te wachten op uw beurt, maar de verwerking verloopt zeer snel", aldus de heer Giau.
Een paar rijen verderop kwam ook meneer Ho Van Thanh zijn sollicitatie bekrachtigen. Toen zijn naam werd omgeroepen om de uitslag te ontvangen, kreeg hij de gestempelde sollicitatie terug en hielp het personeel hem om de informatie nog een laatste keer te controleren. "Het papierwerk voelt nu veel gemakkelijker dan voorheen. Het personeel gaf duidelijke instructies, het ging snel, ik hoefde niet te wachten of heen en weer te gaan zoals voorheen," zei meneer Thanh.
Op een hoek van het Tan Son Nhat Ward Public Administration Service Center controleert en certificeert dhr. Thai Truong Vu, een ambtenaar van het centrum, twee sets sollicitatiedocumenten en een universitair diploma voor dhr. Le Minh (woonachtig in Tan Son Nhat Ward). "Vroeger moesten we bij de certificering vrij lang wachten. Soms wisten we na het inleveren van de documenten niet wanneer de leidinggevende zou tekenen. Nu tekenen ambtenaren direct aan de balie, het duurt minder dan 10 minuten om klaar te zijn", aldus dhr. Minh.
De heer Tran Ngoc Dang Khoa, vertegenwoordiger van een bedrijf in de wijk Tan Son Nhat, bracht 16 sets documenten mee om te laten certificeren. Hij vertelde dat het bedrijf vaak procedures moet uitvoeren voor het kopiëren en certificeren van documenten, dus het is redelijk bekend met dit proces. "Onlangs heb ik gezien dat de medewerkers zeer flexibel werken, snel handelen en tegelijkertijd zorgvuldig controleren, waardoor bedrijven veel tijd besparen", aldus de heer Khoa.
Snel en soepel proces
In de wijk Binh Dong hebben de wijkleiders sinds half september de heer Huynh Huu Liem, adjunct-directeur van het Public Administration Service Center, gemachtigd om vier administratieve procedures rechtstreeks te ondertekenen en de resultaten ervan te retourneren. Het gaat hierbij vooral om het certificeren van kopieën van originelen en het certificeren van handtekeningen op documenten.
De heer Liem zei dat volgens de vorige procedure ambtenaren documenten ontvingen, deze vervolgens controleerden, vergeleken en indienden bij de leiders van het Volkscomité van de wijk om ze te ondertekenen en de resultaten terug te sturen, waardoor de verwerkingstijd lang was. Sinds de bevoegdheid om rechtstreeks te tekenen, is de verwerking veel sneller verlopen.
"Gemiddeld onderteken ik bijna 130 documenten per dag. Veel mensen hoeven maar een paar minuten te wachten op de resultaten", vertelde hij. Hij voegde eraan toe dat de gedurfde decentralisatie van de macht door de leiders naar ondergeschikten niet alleen de druk op de afdeling vermindert, maar ook de bevolking tevreden stelt.
De heer Thai Truong Vu, gerechtelijk ambtenaar van het Tan Son Nhat Ward Public Administration Service Center, was ook bevoegd om notariële en gecertificeerde documenten te ondertekenen en terug te sturen. De heer Vu, die jarenlang bij het ministerie van Justitie van het district Tan Binh had gewerkt (voorheen), begreep de druk van deze baan als geen ander. "Vroeger, toen we niet bevoegd waren, moesten alle documenten ter ondertekening aan de leiders worden voorgelegd. Als leiders in vergadering waren, moesten we naar de vergaderzaal of wachten, waardoor mensen lang moesten wachten", herinnert hij zich.
Sinds hij geautoriseerd is, kan meneer Vu documenten van mensen verwerken zodra ze die ontvangen. "Veel mensen die voorheen een certificeringsaanvraag indienden, zijn verbaasd dat het nu maar een paar minuten duurt", zei hij.
Ondanks het grote aantal documenten hield de heer Vu zich strikt aan de regel dat hij alleen een certificering afgaf als er een origineel ter vergelijking was. Als de documenten niet aan de eisen voldeden, lichtte hij dit toe en vroeg hij om aanvullende documenten om fouten te voorkomen.
Bij het Servicecentrum voor Openbaar Bestuur van de gemeente Ba Diem ontvangt de notariële balie dagelijks 200 tot 250 documenten, met piekweken van meer dan 2000 documenten per week. Het feit dat gemeenteleiders ambtenaren de bevoegdheid kunnen geven om rechtstreeks te tekenen en de resultaten te retourneren, heeft duidelijke resultaten opgeleverd.
Eerder, vanaf begin oktober, hebben de leiders van de gemeente, in uitvoering van Resolutie 29/2025 van de Volksraad van Ho Chi Minhstad en de richtlijnen van het Ministerie van Justitie, zes stukken notariële en certificeringshandelingen geautoriseerd aan de plaatsvervangend directeur van het Openbaar Administratief Centrum en een plaatsvervangend hoofd van het kantoor van de Volksraad - Volkscomité van de gemeente om namens hen te ondertekenen.
De heer Nguyen Van Hau, adjunct-directeur van het Ba Diem Commune Public Administration Service Center, zei dat hij op de dagen dat hij moest werken, bijna "vast" zat bij de kopieer- en certificeringsbalie. "Sinds de regeling dat leidinggevenden tijdens hun dienst tekenen, duurt het invullen van een dossier slechts 5-10 minuten in plaats van een half uur zoals voorheen. Er is geen wachttijd of opstopping meer", aldus de heer Hau.
Hoewel de werkdruk is toegenomen, blijft dhr. Hau een continue werkmentaliteit aanhouden om achterstanden in documenten te voorkomen. Bij lastige of opkomende zaken neemt hij de zaak aan en bespreekt deze direct met de afdeling om een behandelplan af te spreken. Zo begrijpen mensen alles duidelijk en hoeven ze niet steeds heen en weer te bellen.
De heer Tran Minh Tuan, plaatsvervangend hoofd van het Bureau van de Volksraad - Volkscomité van de gemeente Ba Diem, was eveneens bevoegd om de documenten te ondertekenen. Hij zei dat deze machtiging volkomen redelijk was. Hij heeft jarenlange ervaring en bekleedde vóór de overeenkomst de functie van voorzitter van het Volkscomité van de gemeente. Het ondertekenen van de documenten is dus niet moeilijk vanuit professioneel oogpunt, maar de uitdaging zit hem in de tijd. "Ik word twee dagen per week ingezet om kopieën te ondertekenen en te certificeren. Soms zijn er tientallen dossiers, die geclassificeerd en geprioriteerd moeten worden op basis van de deadline om vertragingen voor de bevolking te voorkomen", vertelde hij.
Delegeer de juiste persoon aan de juiste taak
In een gesprek met de rechtbank van Ho Chi Minhstad zei de heer Nguyen Thanh Danh, vicevoorzitter van het volkscomité van de wijk Tan Son Nhat, dat de wijk sinds begin oktober, na instructies van het ministerie van Justitie, toestemming heeft verleend voor vijf zaken met betrekking tot notariële bekrachtiging en certificering aan twee ambtenaren van het Public Administration Service Center.
Volgens de heer Danh is de selectie van de bevoegde officieren zeer zorgvuldig uitgevoerd, waarbij prioriteit is gegeven aan degenen die de mensen dagelijks direct dienen, het proces begrijpen en over gedegen expertise en vaardigheden beschikken. "De twee geselecteerde officieren hebben beiden vergelijkbare functies bekleed bij hun vorige eenheden, dus we zijn er volledig gerust op", aldus de heer Danh.
De vertegenwoordiger van de wijk Tan Son Nhat zei ook dat om de administratieve hervorming echt effectief te maken, het niet alleen nodig is om te stoppen bij de autorisatiefase, maar dat instanties en eenheden ook de eis moeten beperken om onnodige documenten te certificeren.
"Op veel plaatsen moeten mensen nog steeds een gewaarmerkte kopie van alle documenten maken, terwijl volgens de regelgeving alleen een fotokopie met het origineel ter vergelijking voldoende is. Als we elektronische gegevens gebruiken en deze opzoeken via CCCD of VNeID, bespaart dat mensen veel tijd", aldus de heer Nguyen Thanh Danh.
De heer Nguyen Tuan Anh, voorzitter van het Volkscomité van de gemeente Ba Diem, zei dat de invoering van het autorisatiemechanisme een duidelijke verandering teweeg heeft gebracht, waardoor de druk op leiders is verminderd en de wachttijd van de bevolking aanzienlijk is verkort. Om efficiëntie en verantwoordelijkheid te garanderen, stelt de gemeente de criteria vast voor de selectie van bevoegde functionarissen, namelijk leidinggevende functionarissen met ervaring op dit gebied.
Volgens de heer Tuan Anh moesten de twee aan de autoriteit toegewezen ambtenaren, de adjunct-directeur van het Openbaar Administratief Centrum en de adjunct-chef van het kantoor van de Volksraad - Volkscomité van de gemeente, vanwege de grote hoeveelheid documenten echter ook bijna de hele dag doorwerken om de voortgang te garanderen. "De gemeente besloot toen om de taken te herschikken, waarbij de voorzitter, twee vicevoorzitters, de adjunct-chef van het kantoor en de adjunct-directeur van het centrum elk één dag per week ondertekenaars zouden krijgen", aldus de heer Tuan Anh.
De voorzitter van de Ba Diem Commune zei ook dat de druk in het huidige certificeringswerk niet alleen voortkomt uit de hoeveelheid documenten, maar ook uit de vele instanties en organisaties die nog steeds van mensen eisen dat ze documenten kopiëren en certificeren die niet echt nodig zijn. "Ik denk dat het nodig is om de regelgeving te herzien om procedures te verkorten en te voorkomen dat mensen tijd en moeite verspillen", suggereerde hij.
14 geautoriseerde inhoud
Volgens Resolutie 29/2025 van de Volksraad van Ho Chi Minhstad, die eind augustus werd aangenomen, is de voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau bevoegd om ambtenaren van het Volkscomité op gemeentelijk niveau te machtigen om 14 taken op gerechtelijk gebied uit te voeren.
Op 18 oktober had het ministerie van Justitie van Ho Chi Minhstad een document uitgegeven met gedetailleerde instructies voor de implementatie van de autorisatie. De voorzitter van het Volkscomité van de Commune zal, op basis van de behoeften van individuen, organisaties en lokale gebruiken, overwegen en besluiten om een of meerdere ambtenaren te machtigen om de taken van het waarmerken van kopieën van originelen en het waarmerken van handtekeningen uit te voeren.
Wat betreft de certificering van contracten en transacties, zal de voorzitter van het volkscomité op gemeentelijk niveau beoordelen en beslissen over de bevoegdheid van ambtenaren om deze taken uit te voeren, mits er voldoende normen en voorwaarden zijn om de taak uit te voeren, zoals kwalificaties, professionele capaciteit, deskundigheid, ervaring, mogelijkheid om verbinding te maken met de database om de transactiegeschiedenis van ambtenaren te bekijken, wettelijke verantwoordelijkheden, enz. Voor gemeenten die de bevoegdheid om contracten en transacties te certificeren hebben overgedragen aan notarisorganisaties, wordt geen bevoegdheid verleend.
*****
Dankzij het delegatiemechanisme functioneert het tweelaagsbestuur effectiever.
De bevoegdheid van ambtenaren op gemeentelijk niveau om een aantal taken en bevoegdheden van voorzitters van het Volkscomité op gemeentelijk niveau op het gebied van bestuursrecht uit te voeren, overeenkomstig Resolutie 29/2025 van de Volksraad van Ho Chi Minhstad, heeft een duidelijke verandering teweeggebracht in het authenticatiewerk op dit gebied.
Nguyen Thi Phuong Ngoc, adjunct-directeur van het ministerie van Justitie van Ho Chi Minhstad, zei dat tot nu toe 110 gemeenten de bevoegdheid hebben ingevoerd om ambtenaren kopieën te laten ondertekenen en waarmerken. Dit helpt de werklast voor leiders van het Volkscomité op gemeentelijk niveau te verminderen en de tijd die nodig is om documenten voor burgers te verwerken, te verkorten.
Volgens mevrouw Ngoc heeft het ministerie van Justitie, nadat resolutie 29 was aangenomen, dringend onderzoek gedaan en meningen verzameld van 168 gemeenten. Vervolgens heeft het het stadscomité geadviseerd een document uit te geven met gedetailleerde instructies over de implementatie van de vergunning.
Het departement organiseert ook regelmatig propaganda, verzorgt trainingen en ondersteunt lokale ambtenaren bij de implementatie. Tot nu toe hebben de gemeenten de geest van Resolutie 29 grotendeels begrepen en correct toegepast.
De leiders van elke regio selecteren, op basis van de actuele situatie, bekwame en gekwalificeerde ambtenaren om ervoor te zorgen dat zij hun taken uitvoeren in overeenstemming met de wet en de bevolking zo goed mogelijk dienen. Tegelijkertijd stellen zij een controlemechanisme in om eventuele problemen snel aan te pakken.
Na twee maanden implementatie heeft dit autorisatiemechanisme bijgedragen aan een hogere tevredenheid onder de bevolking; ambtenaren hebben meer motivatie, verantwoordelijkheid en professionaliteit bij het uitvoeren van hun taken. "De autorisatie heeft geholpen bij het oplossen van het probleem van de achterstand in documenten wanneer leiders van het Volkscomité op gemeentelijk niveau naar vergaderingen of werk gaan; documenten worden op tijd verwerkt, zonder dat mensen hoeven te wachten", aldus mevrouw Ngoc.
Mevrouw Nguyen Thi Phuong Ngoc zei ook dat het departement in de komende tijd de effectiviteit van de implementatie van Resolutie 29 zal blijven monitoren en coördineren met instanties en lokale overheden om deze te evalueren. Ook zal het de autorisatiemechanismen op relevante gebieden onderzoeken en voorstellen uitbreiden, wat zal bijdragen aan administratieve hervormingen en een steeds betere dienstverlening aan mensen.
"Delegatie is een praktische oplossing voor de hervorming van administratieve procedures, gericht op het creëren van een dynamisch en effectief stedelijk bestuursmodel. Lokale overheden moeten proactief voorstellen doen aan de Volksraad en het Volkscomité van de stad om snel mechanismen en beleid uit te vaardigen die passen bij de realiteit. Als adviserend orgaan zal het ministerie van Justitie de bevolking blijven begeleiden, toezien op de correcte uitvoering van de wet en hen praktische voordelen bieden", benadrukte mevrouw Ngoc.
DE THOA
Bron: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html
![Dong Nai OCOP-transitie: [Artikel 3] Toerisme koppelen aan OCOP-productconsumptie](https://vphoto.vietnam.vn/thumb/402x226/vietnam/resource/IMAGE/2025/11/10/1762739199309_1324-2740-7_n-162543_981.jpeg)
Reactie (0)