Effectiviteit van de oplossing “Afbeeldingen koppelen met hyperlinks”

QTO - Bij de Social Policy Bank (CSXH) in de provincie Quang Tri worden jaarlijks tientallen praktische initiatieven en oplossingen geboren die de kwaliteit, productiviteit en efficiëntie van het beleidskredietkapitaal geleidelijk verbeteren. Een daarvan is "Oplossing voor het toepassen van de functie om afbeeldingen met hyperlinks in Microsoft Word te koppelen ter illustratie van bewijs in rapporten over het oplossen van bestaande problemen en fouten" van de auteursgroep Ho Van Quan en Dao Nhat Khanh Quoc. Dit is een eenvoudige technologische toepassingsoplossing, maar biedt praktische voordelen op het gebied van intern beheer en rapportage.

Het idee om het interne rapportageproces te verbeteren, is ontstaan ​​vanuit de werkwijze van de heer Ho Van Quan, directeur van het Transaction Office, en de heer Dao Nhat Khanh Quoc, hoofd van het Synthesis Team van de Huong Hoa Social Policy Bank.

Het is bekend dat de heer Quoc sinds eind 2022 is aangesteld als verantwoordelijke voor interne inspectie en controle bij de Sociale Beleidsbank van Huong Hoa, na een periode van versterking van zijn werk bij Ca Mau . Deze functie vereist dat hij alle gegevens en documenten van de eenheid beheerst, deze samenvat en rapporteert aan leidinggevenden.

In de praktijk vertoont het proces van het melden en corrigeren van fouten na inspectie echter nog steeds veel tekortkomingen. Hoewel de unit snel gecorrigeerde en ondersteunende afbeeldingen heeft opgeslagen, worden de correctierapporten en illustratieve afbeeldingen vaak afzonderlijk en apart verzonden. Dit levert aanzienlijke problemen op voor de persoon die de melding doet, het personeel dat de melding ontvangt en de werkzaamheden die nodig zijn om de gecorrigeerde fouten te controleren en opnieuw te controleren.

"Vanuit die situatie beseften zowel de heer Quan als ik dat we een oplossing nodig hadden om het versturen van foutcorrectierapporten met illustratieve afbeeldingen te optimaliseren, waarbij wetenschap en logica werden gecombineerd en technologie werd toegepast om gemak te bieden, de productiviteit te verbeteren en de werkefficiëntie te verbeteren", aldus de heer Quoc.

De groep auteurs wisselde ideeën uit en besprak de kenmerken van het initiatief - Foto: TP

Het belangrijkste verschil van het initiatief is het gebruik van de mogelijkheid om foto's via een hyperlink toe te voegen in plaats van ze rechtstreeks in te voegen. Deze methode zorgt ervoor dat het rapportbestand klein is, gemakkelijk te verzenden en op te slaan, maar toch visueel aantrekkelijk is. Gebruikers hoeven alleen maar op Ctrl+klik te drukken en het "bewijs" wordt direct weergegeven.

Met behulp van de functie voor het toevoegen van afbeeldingen via pad in Microsoft Word voegde de groep auteurs specifieke illustratieve afbeeldingen toe voor elk item en elke inhoud, op een manier die het gemakkelijkst te bekijken, begrijpen, controleren en volgen was. Na het corrigeren van fouten sloeg de eenheid een apart Word-document op in een map met een gemakkelijk te onthouden naam. Tegelijkertijd werden de illustratieve afbeeldingen die de correctie aantonen, opgeslagen in een submap in de nieuw aangemaakte map. Geef de afbeeldingen vervolgens een gemakkelijk te begrijpen naam, zodat ze gemakkelijker te vinden en toe te voegen zijn aan het rapportdocument.

Markeer (selecteer) de inhoud in de gecorrigeerde items in het rapport, klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Koppelen'. Selecteer de illustratieve afbeelding in het vak 'Zoeken in', selecteer vervolgens de afbeelding die overeenkomt met de gecorrigeerde inhoud en klik op 'OK'. "Na voltooiing comprimeert u de map met het rapportdocument en de illustratieve afbeelding en verzendt u deze. De ontvanger slaat het op, pakt het uit, opent het bestand en klikt op elke inhoud in het rapport om de bijbehorende bijgevoegde afbeelding te bekijken", beschreef de heer Quoc.

De heer Quan zei dat dit initiatief in ongeveer anderhalve maand door de auteursgroep was geïmplementeerd. Na de implementatie hielp het de Sociale Beleidsbank van Huong Hoa om het proces van het corrigeren van bestaande problemen en fouten te monitoren in een sequentieel, duidelijk en eenduidig ​​systeem. Van daaruit is gemakkelijk te herkennen welke inhoud is gecorrigeerd en welke niet.

Dankzij dit initiatief wordt het proces van het verstrekken van ondersteunende documenten bij het rapport wetenschappelijk en duidelijk. De ontvanger van het gecorrigeerde rapport kan het gecorrigeerde "bewijs" eenvoudig controleren, wat bijdraagt ​​aan een verbetering van de arbeidsproductiviteit en werkefficiëntie met ongeveer 40%-50% ten opzichte van het oude proces. "Niet alleen op het gebied van interne inspectie en controle, dit initiatief wordt ook toegepast op andere gebieden bij de Huong Hoa Social Policy Bank en heeft opmerkelijke resultaten opgeleverd. In de komende tijd zullen we het personeel van de eenheid blijven stimuleren en motiveren om zich in te spannen om nuttige initiatieven te bedenken en deze in de praktijk te brengen, zodat de activiteiten van de bank zich dag na dag kunnen ontwikkelen", bevestigde de heer Quan.

Naast bovenstaand initiatief zijn er de laatste tijd ook tal van oplossingen en initiatieven van de functionarissen en medewerkers van de Sociale Beleidsbank ontstaan ​​en breed toegepast, waardoor de Provinciale Sociale Beleidsbank steeds effectiever kan functioneren. Dankzij deze verbeteringen heeft de eenheid positieve resultaten behaald bij de implementatie van belangrijke doelstellingen, zoals: het verhogen van de kredietgroei, het minimaliseren van dubieuze en achterstallige schulden, en het verbeteren van de effectiviteit van de communicatie en het beheer van spaar- en kredietgroepen.

Hierdoor zijn er tijdig en effectief preferentiële leningen verstrekt aan arme huishoudens en begunstigden van het beleid, waardoor zij kunnen investeren, de economie kunnen ontwikkelen en duurzaam aan armoede kunnen ontsnappen. Goede en passende initiatieven creëren een sterke drijvende kracht die ambtenaren en medewerkers binnen het gehele systeem van de Provinciale Sociale Beleidsbank motiveert om voortdurend te innoveren en zich in te spannen om bij te dragen.

Truc Phuong

Bron: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/