KPI - Hefboom om innovatie en creativiteit van medewerkers te bevorderen

Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft zojuist een ontwerpbesluit ingediend bij de regering over de beoordeling en classificatie van de kwaliteit van ambtenaren. Een opvallend nieuw punt is de toepassing van de KPI-index (prestatiebeoordelingsindex) om de werkresultaten van ambtenaren per functie te meten. Elke ambtenaar wordt maandelijks en per kwartaal gemonitord en beoordeeld, in plaats van alleen een samenvatting aan het einde van het jaar zoals voorheen. De toepassing van de regionale KPI-index om de werkresultaten per functie te meten, wordt noodzakelijk geacht in het kader van de administratieve hervorming.

De mentaliteit van ambtenaren veranderen

Volgens het ontwerpbesluit vormen de KPI-resultaten zowel de basis voor de classificatie van ambtenaren aan het einde van het jaar als voor de beoordeling van partijleden en het werk van dienstdoende personeel, zoals indeling, rotatie, benoeming, beloning of ontslag.

Mensen komen voor ingrepen naar het Public Administration Service Center van de wijk Thu Duc in Ho Chi Minhstad. Foto: VIET DUNG

MSc. Nguyen Nhat Khanh van de Universiteit voor Economie en Recht van de Nationale Universiteit van Ho Chi Minhstad merkte op: "De toepassing van KPI's in de publieke sector is een belangrijk nieuw punt, dat een verandering in het denken over het management van ambtenaren aantoont; functies spelen een sleutelrol in het management van ambtenaren en vormen de basis voor het bepalen van de wervingsbehoeften, het indelen van personeel op basis van capaciteit, het opstellen van titelnormen en het implementeren van training, planning en beloning. Management per functie helpt om ambtenaren nauwkeuriger te beoordelen, waardoor de kwaliteit van de administratie verbetert. Met name het toepassen van KPI-indicatoren om werkresultaten te evalueren, zal een grote verandering teweegbrengen in het denken van ambtenaren, waardoor er druk ontstaat om altijd hard te werken om aan de werkvereisten te voldoen."

MSc. Nguyen Tuan Anh, expert in openbaar bestuur, is ook van mening dat het toepassen van KPI's (Key Performance Indicators) in de publieke sector zeer noodzakelijk is. Hij analyseerde dat het hele land bezig is met bestuurlijke hervormingen, met als doel het stroomlijnen van het apparaat, het verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie, en tegelijkertijd het opbouwen van een dienende overheid. Het model van lokale overheden met twee niveaus vereist duidelijke verantwoordelijkheden, duidelijke bevoegdheden en duidelijke resultaten. KPI's worden een instrument om de werkefficiëntie van elke ambtenaar en elke instantie te kwantificeren. Met andere woorden, KPI's zijn een stap voorwaarts voor ambtenaren om dichter bij moderne managementpraktijken te komen. Dit draagt ​​bij aan de verandering van het bestuurlijke denken van ambtenaren van management naar dienstverlening, waarbij kaderleden proactief hun persoonlijke werkmanagementcapaciteit trainen, digitale vaardigheden beheersen en technologie toepassen.

Publiciteit en transparantie bij beoordeling en classificatie

MSc. Nguyen Tuan Anh analyseerde dat ambtenaren bij het toepassen van KPI's moeten overschakelen van "dingen doen om ze gedaan te krijgen" naar "dingen doen met kwaliteit en meetbaarheid". Dit zal de motivatie creëren om professionaliteit te verbeteren, afhankelijkheid of stilstand te verminderen. KPI's zullen ook gezonde concurrentie stimuleren en de ontwikkeling van een cultuur van verantwoording binnen de overheid bevorderen. Met name degenen die goed presteren, initiatieven nemen en duidelijke resultaten boeken, zullen worden erkend. Integendeel, gevallen van stagnatie en het vermijden van verantwoordelijkheid zullen duidelijker aan het licht komen.

Ambtenaren van de wijk Dong Hung Thuan (HCMC) behandelen documenten voor mensen

Deskundigen adviseren ook om geen rigide kader voor iedereen te hanteren, maar de criteria te baseren op de specifieke functies en taken van elke functie. De criteria moeten kwantitatief (aantal records, voortgang, percentage tijdige voltooiing) en kwalitatief (tevredenheid van medewerkers, coördinatievermogen) in harmonie zijn. Het KPI-systeem moet flexibel zijn en kan worden aangepast aan de context, zodat mechanische metingen, die creativiteit uitsluiten, worden vermeden. Daarnaast moet er een transparant monitoring- en verificatiemechanisme zijn voor de resultaten van de KPI-implementatie, inclusief de deelname van derden – zoals personen of onafhankelijke instanties – om het "cijferen" of rapporteren van resultaten te beperken.

Na een analyse van enkele problemen concludeerde MSc. Nguyen Nhat Khanh dat het scoren van KPI's voor functies die geen specifieke producten opleveren en geen duidelijke kwantificering hebben, een grote uitdaging is, maar dat het zeker haalbaar is met de juiste methode. In plaats van de output te meten, moeten deze functies worden beoordeeld op basis van het werkproces, de kwaliteit van de taakuitvoering en de mate van bijdrage aan de algehele efficiëntie van de eenheid. Indicatoren zoals de snelheid waarmee werk op tijd wordt afgerond, de nauwkeurigheid van de advisering, de mate van naleving van procedures of de tevredenheid van medewerkers kunnen hierbij worden gebruikt.

Deskundigen zijn van mening dat voor een succesvolle implementatie van KPI-toepassingen, het noodzakelijk is om instellingen, personeelszaken, databases en informatietechnologie zorgvuldig voor te bereiden. Dit vereist dat de overheidsinstantie een gedetailleerde en passende functiebeschrijving opstelt. Tegelijkertijd is het noodzakelijk om de vereisten voor elke functie volledig te beschrijven in termen van professionele kwalificaties, vaardigheden, morele kwaliteiten en praktische vaardigheden die ambtenaren in die functie moeten bezitten. Dit vereist de coördinatie tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken , ministeries, afdelingen en lokale overheden om een ​​basis te creëren voor brede en wetenschappelijke toepassing. Hoe specifieker de functiebeschrijving, hoe gedetailleerder en effectiever de toepassing van KPI-indicatoren.

Volgens het ontwerpbesluit dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken aan de regering heeft voorgelegd, tellen algemene criteria voor kwaliteiten, houding, discipline en cultuur in de publieke dienstverlening voor 30% mee in de totale score, terwijl de resultaten van de taakuitvoering via KPI's voor 70% meetellen. Ambtenaren worden op basis van maandelijkse en kwartaalresultaten van monitoring en evaluatie ingedeeld in vier kwaliteitscategorieën: onder de 50 punten, van 50 tot 70 punten, van 70 tot 90 punten en boven de 90 punten.

Ambtenaren met een evaluatiescore van minder dan 50 punten, of met disciplinaire overtredingen of morele degradatie, worden geclassificeerd als "niet-voltooid" en kunnen worden overgeplaatst of ontslagen. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken legde uit dat dit mechanisme tot doel heeft een transparant en objectief evaluatie-instrument te creëren, waarbij degenen die niet aan de eisen voldoen worden gescreend en ambtenaren worden aangemoedigd om productief, creatief en effectief te werken.

Ngo Binh

Bron: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html