KPI's - Het benutten van innovatie en creativiteit van medewerkers.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft zojuist een ontwerpbesluit ingediend bij de regering over de evaluatie en classificatie van de kwaliteit van ambtenaren. Een opvallend nieuw punt is de toepassing van KPI's (Key Performance Indicators) om de werkresultaten van ambtenaren te meten aan de hand van hun functie. Elke ambtenaar zal maandelijks en per kwartaal worden gemonitord en beoordeeld, in plaats van alleen aan het einde van het jaar zoals voorheen. De toepassing van KPI's in de regio om de werkresultaten voor elke functie te meten, wordt noodzakelijk geacht voor de implementatie van de bestuurlijke hervorming.

Báo Sài Gòn Giải phóng•11/09/2025

Het werkdenken van ambtenaren veranderen

Volgens het ontwerpbesluit zullen de KPI-resultaten dienen als basis voor de rangschikking van ambtenaren aan het einde van het jaar, en zullen ze ook worden gebruikt als basis voor de evaluatie van partijleden en personeelszaken zoals plaatsing, roulering, benoeming, lofbetuiging of ontslag.

Mensen die procedures uitvoeren in het openbaar administratief servicecentrum van de wijk Thu Duc in Ho Chi Minh-stad. Foto: VIET DUNG

Volgens de heer Nguyen Nhat Khanh, M.Sc., van de Universiteit voor Economie en Recht, Vietnam National University Ho Chi Minh City: De toepassing van KPI's in de publieke sector is een belangrijke nieuwe ontwikkeling die een verschuiving in het denken over het management van ambtenaren weerspiegelt. Functies spelen een cruciale rol in het management van ambtenaren en dienen als basis voor het bepalen van de wervingsbehoeften, het toewijzen van personeel op basis van competenties, het vaststellen van functietitels en het implementeren van training, planning en beloning. Management op basis van functie maakt een nauwkeurigere evaluatie van ambtenaren mogelijk, waardoor de kwaliteit van het bestuur verbetert. Met name de toepassing van KPI's op prestatie-evaluatie zal een grote verandering teweegbrengen in de denkwijze van ambtenaren, waardoor ze onder druk komen te staan om voortdurend te streven naar het voldoen aan de functie-eisen.

Volgens Nguyen Tuan Anh, een expert in openbaar bestuur met een masterdiploma, is het toepassen van KPI's in de publieke sector essentieel. Hij legt uit dat het hele land momenteel een bestuurlijke hervorming doormaakt, die een gestroomlijnd apparaat, verbeterde efficiëntie en effectiviteit, en de ontwikkeling van een dienstverlenende overheid vereist. Het tweeledige model van lokaal bestuur vraagt om duidelijke verantwoordelijkheden, duidelijke bevoegdheden en duidelijke resultaten. KPI's vormen een instrument om de werkprestaties van elke ambtenaar en elk agentschap te kwantificeren. Met andere woorden, KPI's zijn een stap voorwaarts om het management van ambtenaren dichter bij moderne bestuurspraktijken te brengen. Dit draagt bij aan een verandering in de bestuurlijke mentaliteit van ambtenaren van management naar dienstverlening, en moedigt hen aan om proactief hun persoonlijke werkmanagementvaardigheden te verbeteren, digitale vaardigheden te beheersen en technologie toe te passen.

Openheid en transparantie bij evaluatie en rangschikking.

Volgens masterstudent Nguyen Tuan Anh dwingt de toepassing van KPI's ambtenaren om niet langer alleen "het werk af te maken", maar ook "te werken met kwalitatieve en meetbare resultaten". Dit motiveert hen om hun professionaliteit te verbeteren en zelfgenoegzaamheid of halfslachtig werk te verminderen. KPI's stimuleren bovendien gezonde concurrentie en bevorderen een cultuur van verantwoording binnen de publieke sector. Concreet zullen degenen die goed presteren, initiatief tonen en duidelijke resultaten behalen, worden erkend. Omgekeerd zullen degenen die traag zijn of hun verantwoordelijkheid ontlopen, duidelijker aan de kaak worden gesteld.

Ambtenaren in de wijk Dong Hung Thuan (Ho Chi Minh-stad) verwerken documenten voor burgers.

Experts suggereerden ook dat in plaats van een rigide kader voor iedereen te hanteren, criteria gebaseerd zouden moeten zijn op de specifieke functies en taken van elke functie. Deze criteria moeten een evenwicht vinden tussen kwantitatieve (aantal dossiers, voortgang, punctualiteit) en kwalitatieve (tevredenheid van burgers, samenwerkingsgeest). Het KPI-systeem moet flexibel en aanpasbaar zijn aan de context, en mechanische metingen vermijden die de creativiteit belemmeren. Daarnaast moet er een transparant monitoring- en verificatiemechanisme voor de KPI-prestaties zijn, inclusief de deelname van derden – zoals burgers of onafhankelijke instanties – om manipulatie van cijfers of opgeblazen prestatierapporten te voorkomen.

Masterstudent Nguyen Nhat Khanh analyseerde enkele van de moeilijkheden en concludeerde dat het scoren van KPI's voor functies die geen specifieke producten opleveren of geen duidelijk meetbare resultaten hebben, een grote uitdaging is, maar wel degelijk haalbaar met de juiste methode. In plaats van de output te meten, zouden deze functies moeten worden beoordeeld op basis van het werkproces, de kwaliteit van de taakuitvoering en de bijdrage aan de algehele efficiëntie van de afdeling. Specifiek kunnen indicatoren zoals de mate van tijdige voltooiing van werkzaamheden, de nauwkeurigheid van adviezen, de mate van naleving van processen of de klanttevredenheid worden gebruikt.

Experts zijn van mening dat een succesvolle implementatie van KPI's een grondige voorbereiding vereist op het gebied van instellingen, personeel, databases en informatietechnologie. Dit vereist dat de managementorganen van de ambtenarij gedetailleerde en passende functiebeschrijvingen opstellen. Tegelijkertijd moeten deze beschrijvingen de vereisten voor elke functie volledig specificeren, inclusief professionele kwalificaties, vaardigheden, ethische waarden en praktische bekwaamheden die de ambtenaar moet bezitten. Dit vereist coördinatie tussen het Ministerie van Binnenlandse Zaken , andere ministeries, sectoren en lokale overheden om een basis te creëren voor een brede en wetenschappelijke toepassing. Hoe specifieker de functiebeschrijving, hoe gedetailleerder en effectiever de toepassing van KPI's zal zijn.

Volgens het ontwerpbesluit dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken aan de regering heeft voorgelegd, tellen algemene criteria met betrekking tot karakter, houding, discipline en de cultuur van de openbare dienst voor 30% mee in de totale score, terwijl prestatieresultaten via KPI's voor 70% meetellen. Ambtenaren worden ingedeeld op basis van maandelijkse en driemaandelijkse monitoring- en evaluatieresultaten in vier niveaus: minder dan 50 punten, 50-70 punten, 70-90 punten en meer dan 90 punten.

Ambtenaren met een prestatiebeoordeling lager dan 50 punten, of die zich schuldig hebben gemaakt aan disciplinaire maatregelen of moreel wangedrag, worden geclassificeerd als "hun taken niet naar behoren uitvoerend" en kunnen worden overgeplaatst of ontslagen. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken legt uit dat dit mechanisme tot doel heeft een transparant en objectief evaluatie-instrument te creëren, waarmee ambtenaren die niet aan de eisen voldoen eruit worden gefilterd, terwijl ambtenaren worden aangemoedigd om productief, creatief en efficiënt te werken.

Reactie (0)