Veel bedrijven maken kosten voor werknemers die op zakenreis zijn, zoals telefoonrekeningen, reiskostenvergoedingen, benzine, accommodatie, eten, etc. en weten niet of deze kosten tot het belastbare inkomen van de werknemers moeten worden gerekend of niet.

De Belastingdienst bepaalt dat indien er daadwerkelijk kosten worden gemaakt die verband houden met productie- en bedrijfsactiviteiten, deze volledig en legaal zijn en volgens de regelgeving worden gefactureerd en gedocumenteerd en worden uitgevoerd in overeenstemming met de financiële regelgeving of interne voorschriften van de onderneming, deze worden meegerekend als aftrekbare kosten bij het bepalen van het belastbare inkomen.

Ondercontractant Tung Doan.jpg
Veel zakelijke reiskosten worden niet meegerekend in de inkomstenbelasting van de werknemer. Foto: Tung Doan

Als de werkelijke kosten van zakelijke reizen van werknemers in overeenstemming zijn met de regelgeving, worden deze niet meegerekend bij het belastbaar inkomen van de werknemer.

Indien het bedrijf zakenreiskosten, telefoonkosten etc. toerekent die hoger zijn dan de huidige staatsregelgeving, zal het gedeelte van de kosten dat het voorgeschreven bedrag overschrijdt, moeten worden opgenomen in het belastbare inkomen.

* Indien een onderneming werknemers op zakenreis stuurt (zowel binnenlandse als buitenlandse zakenreizen), en er kosten van 20 miljoen VND of meer worden gemaakt of de kosten voor de aankoop van vliegtickets worden gemaakt en deze kosten worden betaald met persoonlijke bankpassen , dan worden deze meegerekend als aftrekbare kosten bij het bepalen van het belastbare inkomen voor de inkomstenbelasting als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:

+ Zorg dat u over de juiste facturen en documenten beschikt die zijn uitgegeven door de leverancier van de goederen en diensten.

+ De onderneming heeft een besluit of document dat werknemers op zakenreis stuurt.

+ De financiële regelgeving of de interne regelgeving van de onderneming staat toe dat werknemers zakelijke uitgaven betalen en vliegtickets kopen met een persoonlijke bankpas, waarna de onderneming deze uitgaven aan de werknemer vergoedt.

Artikel 6 van Circulaire nr. 78/2014/TT-BTC (gewijzigd en aangevuld in Clausule 2, Artikel 6 van Circulaire nr. 119/2014/TT-BTC en Artikel 1 van Circulaire nr. 151/2014/TT-BTC) bepaalt welke kosten aftrekbaar en niet-aftrekbaar zijn bij het bepalen van het belastbare inkomen.

Ondernemingen mogen dus alle kosten aftrekken als zij aan de volgende voorwaarden voldoen:

+ Werkelijke kosten die verband houden met de productie- en bedrijfsactiviteiten van de onderneming.

+ Uitgaven worden gestaafd met voldoende facturen en juridische documenten, zoals wettelijk voorgeschreven.

+ Uitgaven voor de aankoop van goederen en diensten met een waarde van telkens 20 miljoen VND of meer (inclusief btw) moeten bij betaling worden overgelegd met een niet-contant betalingsbewijs.