Phuong Duc brengt openbare diensten naar het dorp: handiger voor mensen

Vanaf 19 november is de gemeente Phuong Duc begonnen met de implementatie van het model van het mobiele openbare servicepunt in het Cultureel Huis van het dorp Kim Long Thuong. Foto: Son Tung

Resultaten thuis teruggeven

Volgens het plan zal het Commune Digital Transformation Team elke maandag-, woensdag- en vrijdagochtend (van 7.30 tot 11.30 uur) rechtstreeks naar het Kim Long Thuong Village Cultural House gaan om mensen in 9 dorpen van de voormalige Hoang Long Commune te ondersteunen bij het invullen van documenten en papierwerk. De piekperiode loopt van 19 november tot 18 december 2025, waarna het model zal worden onderhouden.

Sinds de opening heeft het Mobiel Publiek Servicepunt een groot aantal mensen uit omliggende dorpen aangetrokken om procedures te ervaren en uit te voeren. Hier worden mensen ondersteund bij het registreren, herregistreren van geboorte, overlijden en huwelijk, het uitreiken van kopieën, het digitaliseren van akten en het registreren om de resultaten via de openbare post te ontvangen.

Gegevens uit de eerste dagen van de implementatie laten zien dat de meeste mensen die naar het Mobiel Openbaar Servicepunt komen voor procedures ouderen zijn. Door de openbare diensten naar het dorp te brengen, hoeven ze niet ver te reizen naar het hoofdkwartier van het Volkscomité van de gemeente, met name voor procedures voor de registratie van huishoudens, die veel papierwerk vereisen of nog steeds ingewikkeld zijn.

Bij het mobiele loket zijn het vooral ouderen. Foto: Son Tung

Dhr. Dao Ngoc Tan en mevr. Dao Ngoc Suong, uit het dorp Kim Long Thuong, waren aanwezig in het dorpshuis om huwelijksregistraties uit te voeren en geboorteaktes opnieuw uit te geven, om kadastergegevens, donaties en erfenissen te regelen. Dhr. Tan is dit jaar 82 jaar geworden en mevr. Suong is ook 80 jaar oud. Het verkrijgen van toegang tot administratieve procedures, met name digitale processen, is een grote uitdaging voor hen. Dankzij de enthousiaste begeleiding van gemeenteambtenaren, vakbondsleden, jongeren en ondersteunende diensten in het dorp, van het voorbereiden van documenten tot het indienen ervan, konden ze niet anders dan ontroerd zijn.

Dhr. Tan vertelde: "Toen we hoorden dat we het papierwerk opnieuw moesten doen, maakten mijn vrouw en ik ons grote zorgen, want alles was moeilijk. Maar dankzij de zorgvuldige en enthousiaste begeleiding van de medewerkers hebben we de procedures afgerond. We ontvingen de uitslagen ook thuis via de post, mijn vrouw en ik waren erg blij."

De heer Tan en mevrouw Suong kwamen de administratieve procedures in het dorpscultuurhuis afhandelen. Foto: Son Tung

Een dergelijke directe service ter plaatse is niet alleen een steuntje in de rug voor ouderen, maar helpt hen ook om dichter bij het digitaliseringsproces en de online verwerking van documenten te komen – iets wat voorheen voor veel mensen onbekend was. Dit is ook het doel dat Phuong Duc nastreeft bij het hervormen van administratieve procedures die verband houden met de digitale transformatie van de gemeenschap.

24/7 dienstverlening aan burgers

Volgens de heer Dao Anh Tuan, dorpshoofd van het dorp Kim Long Thuong, zijn er momenteel meer dan 600 huishoudens in het dorp, waarvan er meer dan 400 procedures moeten afhandelen met betrekking tot huishoudregistratie, huishoudregistratie, documentbevestiging en andere administratieve diensten.

Door de hoge bevolkingsdichtheid werken er in veel gezinnen ouderen of werknemers die ver weg werken. Het kost veel tijd en is lastig om voor alle procedures naar het hoofdkwartier van het Volkscomité van de gemeente te moeten gaan. Dat geldt vooral voor procedures waarbij meerdere keren moet worden gereisd om documenten aan te vullen en in te vullen.

Dorpsleiders ondersteunen en begeleiden mensen bij het uitvoeren van administratieve procedures. Foto: Son Tung

"Het aanbieden van openbare diensten aan het dorp heeft voldaan aan de behoeften en verwachtingen van de mensen. Ouderen en mensen met een slechte gezondheid hoeven niet ver te reizen; mensen die het druk hebben met hun werk kunnen hun tijd gemakkelijker indelen. Na slechts een paar implementatiesessies kwamen er al veel mensen, wat bewijst dat dit model de goede kant op gaat", aldus de heer Tuan.

Het model is in het bijzonder gekoppeld aan een openbare postdienst die de resultaten bij mensen thuis aflevert, zodat vooral ouderen en gezinnen met kinderen die ver weg werken, niet terug hoeven naar het dorp of de gemeente om documenten te ontvangen.

"Toen mensen hoorden dat de resultaten naar hun huisadres zouden worden gestuurd, waren ze erg enthousiast en ondersteunend. Dit is een zeer humane vorm van dienstverlening, passend bij de realiteit van het dorp", benadrukte de heer Hien.

Leiders van de gemeente Phuong Duc inspecteren de activiteiten bij het mobiele publieke servicepunt in het Cultureel Huis van het dorp Kim Long Thuong. Foto: Son Tung

Nguyen Trong Vinh, voorzitter van het Volkscomité van de gemeente Phuong Duc, zei dat het Mobiele Openbare Servicepunt direct werd ingezet vanuit de werkelijke behoeften van de bevolking en de overbelasting van het Openbaar Administratiepunt van de gemeente, nadat de gemeente volgens het model van een lokaal bestuur met twee niveaus opereerde. Het aantal ontvangen en verwerkte dossiers in de gemeente liep vaak op tot 300-400, waardoor ambtenaren overbelast raakten met de verwerking; en mensen, vooral ouderen, moesten lang wachten en vaak reizen om het papierwerk in orde te maken.

"We hebben besloten dat er zowel kortetermijn- als langetermijnoplossingen nodig zijn om deze situatie grondig aan te pakken. Op die manier hoeven ouderen niet te lijden en mag het openbaar bestuur niet worden overbelast", benadrukte Nguyen Trong Vinh, voorzitter van het volkscomité van de gemeente Phuong Duc.

Door het mobiele punt voor publieke dienstverlening naar het Kim Long Thuong Village Cultural House te brengen, zetten we een belangrijke eerste stap. Hiermee helpen we de hoeveelheid documenten te verspreiden, brengen we de dienstverlening dichter bij de mensen en creëren we tegelijkertijd omstandigheden waarin de gemeente kan experimenteren, leren van ervaringen en steeds gemakkelijkere dienstverleningsmethoden kan ontwikkelen.

"Het verwerken van elke set documenten uit de burgerlijke stand en gerechtelijke akten kost meer tijd dan voorheen, omdat de gegevens moeten worden gescand, gedigitaliseerd en geüpload naar het systeem. Dit is echter een noodzakelijke stap om de gegevens van burgers op te schonen en te completeren, waardoor een basis wordt gelegd voor het eenvoudig opzoeken en opnieuw uitgeven van documenten in de toekomst", benadrukte Nguyen Trong Vinh, voorzitter van het Volkscomité van de gemeente Phuong Duc.

Bron: https://hanoimoi.vn/phuong-duc-dua-dich-vu-cong-den-tan-thon-thuan-loi-hon-cho-nguoi-dan-724507.html