Ga strikt om met gegevens en documenten wanneer u afspraken maakt.

Volgens de instructies van de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité moeten de agentschappen en eenheden bij de implementatie van de regeling en reorganisatie de archieven sluiten voordat ze de archieven en documenten aan de nieuwe eenheid overdragen. Documenten met blijvende waarde moeten binnen 45 dagen na de datum van het besluit over de regeling worden ingediend bij het Historisch Archiefcentrum, Ministerie van Binnenlandse Zaken. De overdracht van archieven en documenten moet voldoen aan de instructies in Circulaire nr. 16/2014/TT-BNV van het Ministerie van Binnenlandse Zaken .

Uitwisseling van archiefdiensten in de wijk Hung Thanh, stad Tuyen Quang .

Voor documenten die onder het archief van de instantie vallen, is de oude eenheid verantwoordelijk voor de overdracht ervan aan de nieuwe eenheid die het hoofdkantoor ontvangt voor verder beheer. Indien de nieuwe eenheid het oude hoofdkantoor niet ontvangt, wordt het documentbeheer uitgevoerd door de ontvangende instantie, die de meeste functies en taken uitvoert. De dossiers en documenten moeten bij overdracht alle voorgeschreven onderdelen en inhoud bevatten.

Met name bestanden en documenten met betrekking tot de lopende werkzaamheden, waaronder papieren en elektronische bestanden, zullen rechtstreeks aan de nieuwe eenheid worden overgedragen voor verdere verwerking. Het Provinciaal Volkscomité heeft Tuyen Quang Telecommunications aangesteld om met de relevante instanties samen te werken om elektronische gegevens over te dragen aan de ontvangende eenheid, zodat de opslag en de operationele werkzaamheden niet worden onderbroken.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken is verantwoordelijk voor het toezicht op en de stimulering van de implementatie van archief- en documentbeheer conform de huidige regelgeving. Het ministerie van Informatie en Communicatie begeleidt instanties en eenheden bij het gebruik van tekstgegevens en gearchiveerde documenten na de reorganisatie van het apparaat en ondersteunt tegelijkertijd de tijdige conversie van elektronische archiefgegevens.

Hoofden van afdelingen, vestigingen en eenheden moeten dit serieus nemen om continuïteit en transparantie te waarborgen bij het beheer van archieven en documenten. Hiermee dragen ze bij aan de verbetering van de operationele efficiëntie van het administratieve apparaat na reorganisatie en inrichting.

Bron: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html