Retningslinjer for digitalisering av administrative prosedyrer i Nam Dong kommune.

Proaktiv og sikrer gjennomførbarhet.

I sammenheng med administrativ reform, utviklingen av digital forvaltning og etableringen av en todelt lokal forvaltningsmodell, er implementeringen av loven om sivil registrering av betydelig betydning, knyttet til borgernes legitime rettigheter, interesser og dagligliv. I tråd med politikken for desentralisering og delegering av myndighet, rådet justisdepartementet før 1. juli 2025 byens folkekomité til å utstede to planer og en rekke veiledende dokumenter for folkekomiteer på kommune- og distriksnivå, for å sikre at de har de nødvendige forutsetningene for å motta full sivil registreringsmyndighet.

Justisdepartementet publiserte også raskt en liste over administrative prosedyrer, godkjente interne og elektroniske prosesser, og skapte dermed et grunnlag for at kommuner og bydeler kunne håndtere saker helt fra den nye modellens første driftsdag. Samtidig organiserte de opplæringskonferanser om sivil registrering, som hjalp grasrotfunksjonærer med å forstå regelverk og prosedyrer godt, og minimere forvirring når de tok på seg oppgaver.

Fru Van Thi Phuong, en rettslig og sivil registreringsansvarlig i Dan Dien kommune, sa at overføringen av sivil registreringsmyndighet til kommunenivå har brakt sivil registrering nærmere folket. Kommunefunksjonærer har fått grundig opplæring fra Justisdepartementet om prosedyrer, faglige ferdigheter og elektronisk programvare; interne og elektroniske prosedyrelister og prosesser har blitt utstedt raskt, noe som sikrer uavbrutt behandling av søknader. Når problemer oppstår, kan lokale tjenestemenn kommunisere online med departementets støtteteam for rask veiledning og effektiv håndtering av komplekse saker.

Pham Cong Phuoc, nestleder i folkekomiteen i Dan Dien kommune, fortalte at i de tidlige dagene da kommunens tjenestemenn overtok hele myndigheten for sivil registrering, møtte de uunngåelig vanskeligheter, spesielt med filer som involverte utenlandske elementer. Videre hindret det utdaterte datasystemet med lave spesifikasjoner og utilstrekkelig nettverkskapasitet behandlingen og håndteringen av prosedyrer. Justisdepartementet ga rettidig støtte, spesielt gjennom nettbaserte støttekanaler, noe som hjalp kommunens tjenestemenn med å gradvis få mer tillit, behandle filer riktig og minimere feil.

Takket være synkroniserte løsninger har arbeidet med sivilregistrering i byen etter 1. juli 2025 fungert relativt stabilt, og har møtt befolkningens behov og unngått langvarige flaskehalser. Arbeidsmengden på kommunenivå er imidlertid svært stor, mens bemanningen ikke har økt tilsvarende, spesielt i tettbygde byområder. Noen komplekse prosedyrer som er overført fra distriktsnivå til kommunenivå har resultert i driftsfeil, noe som har tvunget justisdepartementet til å råde byens folkekomité til å kansellere eller tilbakekalle noen filer for å sikre juridisk gyldighet.

Gjennombrudd innen elektronisk sivil registrering

Ved siden av desentraliseringen av myndighet har justisdepartementet akselerert implementeringen av elektronisk sivil registrering og behandling av prosedyrer uavhengig av bosted. Resultatene er ganske betydelige: fra 1. januar 2025 til november 2025 mottok og behandlet folkekomiteene i kommuner og bydeler 8 981 sivil registreringssaker, hvorav elektroniske saker utgjorde 99 %.

Ifølge Nguyen Ngoc Phuoc, leder for avdelingen for juridisk formidling og rettsadministrasjon i justisdepartementet, har byen så langt digitalisert mer enn 1,2 millioner saker fra papirbaserte sivile registreringsbøker, og er dermed en av de første kommunene i landet som har fullført denne oppgaven. Arbeidet med å gjennomgå og rydde opp i ekteskapsdata ble implementert i henhold til en intensiv plan på 90 dager, noe som bidro til å redusere prosedyrer for bekreftelse av sivilstatus og lette ulempene for innbyggerne.

Fra april 2025 vil utstedelse av kopier av utdrag fra sivilregisteret uavhengig av bosted bli implementert, noe som vil forenkle innbyggerne betydelig. Elektroniske sammenkoblede administrative prosedyrer som fødselsregistrering - registrering av permanent oppholdstillatelse - utstedelse av helseforsikringskort for barn under 6 år, eller dødsfallsregistrering - fjerning av registrering av permanent oppholdstillatelse - begravelsesgodtgjørelse har bidratt til å forkorte behandlingstiden og redusere antall reiser.

Som direkte mottaker sa Tran Thi Lan, bosatt i Chan May kommune i Lang Co-distriktet, at det tidligere krevde flere reiser å få fødselsattest for barnet hennes. Nå trenger hun bare å sende inn søknaden på nett, med prosedyrer som er sammenkoblet mellom etatene, noe som gjør det praktisk, transparent og tidsbesparende.

Hue by har for tiden 118 embetsmenn innen rettsvesenet og registreringsvesenet, hvorav de fleste har en universitetsgrad i jus eller høyere og har fått profesjonell opplæring. Dette er kjernekraften som sikrer kvaliteten på registreringsarbeidet på grasrotnivå. Noen kommuner har imidlertid fortsatt bare én embetsmann innen rettsvesenet og registreringsvesenet, noe som utgjør en potensiell risiko for arbeidsforstyrrelser, og mange nyutnevnte embetsmenn mangler erfaring med å håndtere komplekse saker.

Nguyen Van Hung, direktør for justisdepartementet, bekreftet at det er riktig og i samsvar med administrativ reform å overføre all myndighet for sivil registrering til folkekomiteene på kommunenivå. Praktisk erfaring fra Hue viser at denne politikken er gjennomførbar med grundig forberedelse, tett samarbeid og synkroniserte investeringer i menneskelige ressurser og infrastruktur. I fremtiden vil justisdepartementet fortsette å foreslå å styrke den faglige opplæringen, forbedre programvaren og allokere mer personell og utstyr til myndighetene på kommunenivå for å bedre tjene folket.

Gjennom kontinuerlig innsats realiserer Justisdepartementet gradvis sitt mål om å bringe sivile registreringstjenester nærmere folket, gjøre dem praktiske for folket og til deres fordel, og bidra til å bygge et moderne, profesjonelt og effektivt forvaltningssystem.

Tekst og bilder: THAI BINH

Kilde: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html