Fordeler med digitalisering av sivilstatusdata

Det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus har i den senere tid ikke bare skapt bekvemmelighet for folket, men også forbedret effektiviteten til statlig forvaltning av sivilstatus. Med dette verktøyet kan det overordnede forvaltningsorganet for sivilstatus enkelt sjekke og overvåke registreringen av sivilstatus hos det underordnede registreringsorganet for sivilstatus, og raskt oppdage og korrigere feil i registreringsprosessen.

Målet er folks tilfredshet

I midten av august 2025 kom herr Nguyen Van Tam, bosatt i Hamlet 1, Long Phu kommune, Can Tho by, til kommunens administrative servicesenter for å be om en korrigering av husstandsregistreringen. Da han ankom, hadde han bare med seg de originale identifikasjonsdokumentene og fylte ut skjemaet som ble gitt av kommunens justis- og husstandsregistreringsansvarlige. Prosessen tok omtrent 15 minutter å fullføre. Herr Tam sa begeistret: «Personalet her veiledet meg entusiastisk, jobbet raskt og hjalp meg med å fullføre filen for korrigering av husstandsregistreringen.»

Elektroniske sivilstatusdata reduserer byrden for tjenestemenn i justis- og sivilstatus. Foto: Kim Ngoc

Herr Nguyen Thanh Duy, bosatt i Bung Thum-landsbyen i Long Phu kommune, har nettopp fullført prosedyren for anerkjennelse av farskap. Takket være det elektroniske systemet for husholdningsregistrering trenger kommunens justis- og husholdningsregistreringsansvarlige bare å logge inn på det elektroniske systemet for husholdningsregistrering og -administrasjon for å slå opp informasjon om herr Duys husholdningsregistrering, i stedet for å måtte bruke tid på å slå opp papirdokumenter for sammenligning. Han mottok resultatene kort tid etter...

Fra 1. juli 2025 og frem til i dag har Long Phu kommunes servicesenter for offentlig administrasjon mottatt 204 søknader, hvorav 177 ble mottatt på nett, 27 ble mottatt personlig og per post. Senteret har behandlet 203 søknader før planen, og 1 søknad er fortsatt under behandling.

Herr Ho Quoc Hung, nestleder i Long Phu kommunes folkekomité og direktør for kommunens tjenestesenter for offentlig administrasjon, sa: «Bruk av informasjonsteknologi, bruk av det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus i registrering og administrasjon av sivilstatus, har blitt fullt utnyttet av kommunen. I tillegg har kommunens folkekomité raskt offentliggjort forskrifter om registrering av sivilstatus for saker under kommunenivåets myndighet på senteret. Sivilstatus - Justistjenestemenn utøver alltid sin myndighet og prosedyrer som foreskrevet i loven, uten å forårsake trakassering eller ulempe for folket.»

I O Mon-distriktet har arbeidet med å motta og løse administrative dokumenter innen sivilstatus også gjennomgått mange endringer, noe som har møtt stor enighet fra folket. Herr Nguyen Cong Chanh, en embetsmann i justis- og sivilstatuskomiteen i distriktsfolkets komité, sa: «For øyeblikket er sivilstatusdata digitalisert, vi bruker ikke mye tid på å verifisere, så mottak og løsning av administrative dokumenter om sivilstatus for folk skjer raskt.»

Forbedre kvaliteten på offentlige tjenester

Tidligere foregikk håndteringen av husholdningsregistreringsbøker i byen hovedsakelig ved å lagre informasjon i papirbøker. Denne metoden bevarer de originale dataene godt, informasjonen er konfidensiell, men volumet av husholdningsregistreringsbøker og -registre som lagres er svært stort. Hvert år må husholdningsregistreringskontoret åpne en ny fødselsregistreringsbok, ekteskapsregistreringsbok, dødsfallsregistreringsbok, adopsjonsregistreringsbok og vergemålsregistreringsbok. I tillegg lagres det registre og dokumenter for hver type tilsvarende husholdningsregistrering, for eksempel må fødselsregistreringsregistreringer ha en fødselsattest, fødselsregistreringsskjema; ekteskapsregistreringer må ha et ekteskapsregistreringsskjema og en sivilstatusbevis. Husholdningsregistreringshendelser registreres i en separat bok, noe som fører til spredning av individuelle husholdningsregistreringsdata, noe som gjør det vanskelig å søke...

Folk registrerer husstanden sin ved administrasjonssenteret for offentlig forvaltning i O Mon-distriktet. Foto: Chan Hung

Det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus er grunnlaget for den elektroniske databasen for sivilstatus, inkludert programvare og applikasjonsprogramvare og tjenester for registrering og administrasjon av sivilstatus, designet og bygget av Justisdepartementet . Ifølge justisdepartementet i Can Tho by gir denne programvaren etater muligheten til å registrere, administrere registrering av sivilstatus, oppdatere, digitalisere, standardisere og administrere sivilstatusdata, og effektivt utnytte og bruke den elektroniske databasen for sivilstatus.

I henhold til forskriftene bruker byrået for registrering av sivilstatus det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus til å oppdatere informasjon i den elektroniske databasen for sivilstatus, inkludert: informasjon om sivilstatus for enkeltpersoner og informasjon om sivilstatus for fedre, mødre, koner eller ektemenn til enkeltpersoner når det er endringer på grunn av (ekteskap, endring, korrigering av sivilstatus, tillegg av informasjon om sivilstatus, ny bestemmelse av etnisitet; anerkjennelse av far, mor, barn; vergemål; adopsjon; dødsfallsregistrering); registrering i sivilstatusboken av endringer i sivilstatus i henhold til dommer og avgjørelser fra kompetente statlige etater; registrering i sivilstatusboken av vietnamesiske statsborgeres sivilstatus som er avgjort hos kompetente utenlandske etater.

Ifølge fru Nguyen Thi Phuong Thu, leder for avdelingen for administrativ og rettslig støtte i byjustisdepartementet, reduserer bruken av det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus i stor grad tiden det tar for justis- og sivilstatusansatte på grasrotnivå å rapportere periodiske statistiske data. Bare noen få operasjoner i programvaren vil ha spesifikke data i stedet for å måtte telle hver side i sivilstatusboken som før. Når det gjelder funksjonene, fungerer søke-, utskrifts- og parameterinnstillingsverktøyene i det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus svært effektivt, raskt og med høy nøyaktighet. Programvaren har også svært positiv fleksibilitet, spesielt kan justis- og sivilstatusansatte først legge inn informasjon om resultatene av håndteringen av sivilstatusregistreringer for personer på utkastet, deretter sjekke om det er riktig og overføre det til det offisielle arkivet. Når det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus distribueres synkront over hele landet, kan folk be om kopier hvor som helst, uavhengig av administrative grenser...

Bruken av det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus har dekket behovet for å utnytte og dele sivilstatusdata på en rettidig og nøyaktig måte. Avhengig av sin myndighet kan etater, avdelinger og filialer få tilgang til og utnytte borgernes sivilstatusdata for å utføre spesialiserte aktiviteter, noe som bidrar til å forenkle administrative prosedyrer, forbedre kvaliteten på offentlige administrative tjenester, mer effektiv statsforvaltning og spare kostnader for folk ved at de ikke trenger å reise mange ganger og til mange steder.

Implementering av en elektronisk database over sivilstatus bidrar betydelig til å bygge en komplett, nøyaktig og omfattende kilde til befolkningsdata. Derfra øker det folks tilgang til sosiale beskyttelsestjenester som utdanning og helsetjenester, og fremmer implementeringen av lokal utviklingspolitikk...

Digitalisering av sivilstatusdata er ikke bare et strategisk skritt i den nasjonale digitale transformasjonen, men gir også praktiske fordeler for både mennesker og statlige forvaltningsorganer. Dette er et viktig grunnlag for å bygge e-forvaltning, forbedre effektiviteten i administrativ styring og forbedre kvaliteten på offentlige tjenester. Can Tho City gjør en kontinuerlig innsats for å digitalisere og perfeksjonere sivilstatusdata, noe som bidrar til å fremme landets bærekraftige utvikling i den digitale tidsalderen.

Chan Hung - Kim Ngoc

Kilde: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html