Fordeler med digitalisering av personopplysninger

Det elektroniske systemet for sivilregistrering og -håndtering har ikke bare forenklet innbyggerne, men også forbedret effektiviteten til statlig forvaltning av sivilregistrering. Med denne bekvemmeligheten kan sivilregistreringsbyråer på høyere nivå enkelt inspisere og overvåke sivilregistreringsaktivitetene til etater på lavere nivå, og raskt oppdage og korrigere feil i registreringsprosessen.

Med sikte på innbyggertilfredshet.

I midten av august 2025 dro herr Nguyen Van Tam, bosatt i Hamlet 1, Long Phu kommune, Can Tho by, til kommunens offentlige administrative servicesenter for å be om en korrigering av sitt sivile registreringsnummer. Han hadde bare med seg originale identifikasjonsdokumenter og fylte ut et skjema som ble utdelt av kommunens justis- og sivilregistreringsansvarlig. Prosessen tok omtrent 15 minutter. Herr Tam sa glad: «Personalet her var entusiastiske i å veilede meg, arbeidet deres var raskt og effektivt, og de hjalp meg med å fullføre søknaden min om korrigering av sivilregistrering.»

Elektroniske sivile registreringsdata reduserer byrden for tjenestemenn i justis- og sivilregisteret. Foto: Kim Ngoc.

Herr Nguyen Thanh Duy, bosatt i Bung Thum-landsbyen i Long Phu kommune, har også nylig fått løst farskapsbekreftelsesprosedyren sin. Takket være det elektroniske folkeregistersystemet trengte kommunens justis- og folkeregisteransatte bare å logge seg på det elektroniske folkeregisteret for å slå opp herr Duys folkeregisterinformasjon og behandle forespørselen, i stedet for å måtte bruke tid på å søke gjennom papirdokumenter for bekreftelse. Han mottok resultatene kort tid etterpå ...

Fra 1. juli 2025 og frem til i dag har Long Phu kommunes offentlige administrative servicesenter mottatt 204 søknader, inkludert 177 på nett og 27 personlig og via post. Senteret har behandlet 203 søknader før planen, og 1 søknad er fortsatt under behandling.

Herr Ho Quoc Hung, nestleder i Long Phu kommunes folkekomité og direktør for kommunens offentlige administrative tjenestesenter, uttalte: «Kommunen har maksimert bruken av informasjonsteknologi og bruken av det elektroniske sivilregistrerings- og forvaltningssystemet i sivilregistrering og -forvaltning. I tillegg har kommunens folkekomité offentliggjort forskrifter om sivilregistrering for saker under kommunens myndighet på senteret. Sivilregistreringsansvarlige handler alltid innenfor sin myndighet og følger prosedyrene som er fastsatt i loven, uten trakassering eller ulempe for folket.»

I O Mon-distriktet har prosessen med å motta og håndtere administrative dokumenter innen sivilregistrering også sett mange positive endringer, noe som har blitt sterkt mottatt av folket. Nguyen Cong Chanh, en sivilregistreringsansvarlig i distriktets folkekomité, sa: «For øyeblikket er sivilregistreringsdata digitalisert, så vi bruker ikke mye tid på å verifisere, og prosessen med å motta og håndtere administrative dokumenter knyttet til sivilregistrering for folket går raskt.»

Forbedring av kvaliteten på offentlige tjenester

Tidligere var administrasjonen av sivile registreringer i byen hovedsakelig avhengig av lagring av informasjon i papirregistre. Selv om denne metoden sikret bevaring av originaldata og konfidensialitet, resulterte den i et enormt volum av sivile registreringsdokumenter og filer. Hvert år måtte sivile registreringsbyråer åpne nye fødselsregistreringsbøker, ekteskapsregistreringsbøker, dødsfallsregistreringsbøker, adopsjonsregistreringsbøker og vergemålsregistreringsbøker. Videre fantes det separate filer og dokumenter for hver type sivil registrering, for eksempel fødselsregistreringsfiler som krevde fødselsattester og fødselsregistreringsskjemaer; og ekteskapsregistreringsfiler som krevde ekteskapsregistreringsskjemaer og sivilstatusbevis. Hver hendelse i sivil registrering ble registrert i et separat register, noe som førte til spredning og vanskeligheter med å søke i individuelle sivile registreringsdata.

Innbyggere registrerer sivilstatusen sin ved det offentlige administrative servicesenteret i O Mon-distriktet. Foto: Chan Hung

Det elektroniske systemet for sivilregistrering og -administrasjon er grunnlaget for den elektroniske databasen for sivilregistrering, som omfatter programvare for registrering og administrasjon og annen applikasjons- og tjenesteprogramvare designet og utviklet av Justisdepartementet . Ifølge justisdepartementet i Can Tho by gir denne programvaren etater midler til å registrere, administrere, oppdatere, digitalisere, standardisere og administrere sivilregistreringsdata, og til å effektivt utnytte den elektroniske databasen for sivilregistrering.

I henhold til forskriftene bruker folkeregisteret det elektroniske systemet for sivil registrering og administrasjon til å oppdatere informasjon i den elektroniske databasen for sivil registrering, inkludert: sivilregistreringsinformasjon for enkeltpersoner og sivilregistreringsinformasjon for foreldre, ektefelle eller partner når det er endringer på grunn av (ekteskap, endringer, rettelser i sivilregistrering, tillegg til sivilregistreringsinformasjon, ombestemmelse av etnisitet; anerkjennelse av foreldreskap; vergemål; adopsjon; dødsfallsregistrering); registrering i folkeregisteret av endringer i sivilregistrering i henhold til dommer og avgjørelser fra kompetente statlige etater; og registrering i folkeregisteret av sivilregistreringssaker for vietnamesiske statsborgere som er løst av kompetente myndigheter i utlandet.

Ifølge fru Nguyen Thi Phuong Thu, leder for avdelingen for administrativ og rettslig støtte i byens justisdepartement, reduserer bruken av det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivile register betydelig tiden som sivile registeransatte på grasrotnivå bruker på å rapportere periodiske statistiske data. Med bare noen få klikk i programvaren er spesifikke data tilgjengelige i stedet for å måtte telle hver side i sivilregisterboken som før. Når det gjelder funksjonalitet, fungerer søket, utskriften og parameterinnstillingene i det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivile register svært effektivt, raskt og med høy nøyaktighet. Programvaren tilbyr også betydelig fleksibilitet; nærmere bestemt kan sivile registeransatte legge inn informasjon om resultatene av behandlingen av sivile registerfiler for innbyggere på et utkast først, og deretter sjekke nøyaktigheten før de overføres til det offisielle arkivet. Når det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivile register implementeres landsdekkende, kan innbyggere be om kopier av dokumenter hvor som helst, uavhengig av administrative grenser ...

Bruken av det elektroniske systemet for sivilregistrering og administrasjon har dekket behovet for rettidig og nøyaktig tilgang til og deling av sivilregistreringsdata. Avhengig av tildelt myndighet kan etater og avdelinger få tilgang til og bruke borgernes sivilregistreringsdata til spesialiserte aktiviteter, noe som bidrar til forenkling av administrative prosedyrer, forbedring av kvaliteten på offentlige tjenester, mer effektiv statlig forvaltning og kostnadsbesparelser for innbyggerne ved å eliminere behovet for flere reiser til forskjellige steder.

Implementering av en elektronisk sivilregisterdatabase spiller en avgjørende rolle i å bygge en komplett, nøyaktig og omfattende kilde til befolkningsdata. Dette øker igjen folks tilgang til sosiale velferdstjenester som utdanning og helsetjenester, og fremmer implementeringen av lokal utviklingspolitikk.

Digitalisering av sivile registreringsdata er ikke bare et strategisk skritt i den nasjonale digitale transformasjonsreisen, men gir også praktiske fordeler for både innbyggere og statlige forvaltningsorganer. Det er et avgjørende grunnlag for å bygge e-forvaltning, forbedre administrativ effektivitet og forbedre kvaliteten på offentlige tjenester. Can Tho City jobber kontinuerlig med å digitalisere og komplettere sine sivile registreringsdata, noe som bidrar til en bærekraftig utvikling av landet i den digitale tidsalderen.

Chấn Hưng - Kim Ngọc

Kilde: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html