Wydawanie dokumentów instruktażowych dotyczących postępowania administracyjnego w zakresie własności intelektualnej, które są zdecentralizowane i delegowane zgodnie z rozporządzeniem nr 133/2025/ND-CP

Departament Własności Intelektualnej - Ministerstwo Nauki i Technologii wydał 31 sierpnia decyzję nr 581/QD-SHTT w sprawie ogłoszenia dokumentu regulującego mechanizm koordynacji między Departamentem Własności Intelektualnej a wyspecjalizowanymi agencjami w ramach Komitetów Ludowych prowincji i miast zarządzanych centralnie w zakresie obsługi procedur administracyjnych w dziedzinie własności intelektualnej, które są zdecentralizowane i delegowane zgodnie z Dekretem nr 133/2025/ND-CP.

1. Zakres stosowania

Niniejszy dokument zawiera wytyczne dotyczące mechanizmu koordynacji między Krajowym Urzędem Własności Intelektualnej (NOIP) a wyspecjalizowanymi agencjami w ramach Ludowych Komitetów Prowincji i miast zarządzanych centralnie w zakresie obsługi procedur administracyjnych (AP) w obszarze własności intelektualnej (IP), które są zdecentralizowane i delegowane zgodnie z Dekretem nr 133/2025/ND-CP z dnia 12 czerwca 2025 r. regulującym decentralizację i delegowanie w obszarze zarządzania państwowego Ministerstwa Nauki i Technologii .

2. Przedmioty objęte

Niniejszy dokument ma zastosowanie do agencji, jednostek i osób uczestniczących w prowadzeniu procedur administracyjnych w dziedzinie własności intelektualnej, które są zdecentralizowane i delegowane zgodnie z Dekretem Rządu nr 133/2025/ND-CP z dnia 12 czerwca 2025 r. regulującym decentralizację i delegowanie w dziedzinie zarządzania państwowego Ministerstwa Nauki i Technologii.

3. Zasady ogólne koordynacji

a) Zapewnić, aby rozstrzyganie procedur administracyjnych dotyczących własności intelektualnej odbywało się w sposób zdecentralizowany i delegowany w sposób płynny, zgodnie z przepisami i bez zakłóceń.

b) Zapewnić maksymalną wygodę osobom i przedsiębiorstwom przy wdrażaniu procedur administracyjnych dotyczących własności intelektualnej na szczeblu lokalnym.

c) zapewnić, że informacje i dane dotyczące własności intelektualnej będą udostępniane w sposób pełny, spójny, szybki i bezpieczny; służy to kierownictwu, statystykom i operacjom, przy jednoczesnym zwiększeniu przejrzystości i odpowiedzialności.

d) Wzmocnienie wykorzystania technologii informatycznych w wymianie i przetwarzaniu zapisów i danych pomiędzy Krajowym Urzędem Własności Intelektualnej a miejscowościami, zapewniając bezpieczeństwo sieci.

d) Poprawa kompetencji i kompetencji zawodowych urzędników i pracowników sektora publicznego; wzmocnienie koordynacji w zarządzaniu państwem pomiędzy szczeblem centralnym i lokalnym.

e) Promować rolę i potencjał władz lokalnych, przy jednoczesnym potwierdzeniu roli Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej jako centralnego punktu zarządzania własnością intelektualną przez państwo.

e) Otwarte, przejrzyste i terminowe.

4. Urząd Własności Intelektualnej jest odpowiedzialny za:

a) Poinformować gminę o liście funkcjonariuszy centralnych (w tym kierowników i urzędników) jednostek specjalistycznych uczestniczących we współpracy z Prowincjonalnym Komitetem Ludowym w celu wdrożenia zdecentralizowanych i delegowanych procedur administracyjnych zgodnie z Dekretem nr 133/2025/ND-CP.

b) Ustanowić kanały komunikacji między urzędnikami centralnymi Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej a urzędnikami centralnymi w poszczególnych miejscowościach, aby zapewnić terminowe wsparcie w zakresie wiedzy fachowej, profesjonalizmu i radzenia sobie z pojawiającymi się sytuacjami.

c) Organizowanie doradztwa i szkoleń dla lokalnych urzędników centralnych (osobiście, online, w ramach konkretnych przypadków...) na temat ich kompetencji, zawodu i radzenia sobie z pojawiającymi się sytuacjami.

d) udzielać w sposób dokładny i terminowy informacji służących załatwianiu spraw administracyjnych wyspecjalizowanym organom działającym w ramach Komitetów Ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych, zapewniając termin załatwiania spraw administracyjnych zgodnie z przepisami.

5. Specjalistyczne agencje działające w ramach Komitetów Ludowych prowincji/miast odpowiadają za:

a) Organizowanie wdrażania zdecentralizowanych i delegowanych procedur administracyjnych zgodnie z przepisami prawa i profesjonalnymi wytycznymi Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej.

b) Ogłaszać listę pracowników centralnych (w tym liderów i urzędników) wyznaczonych do kierowania, uczestniczenia w przyjmowaniu i obsłudze procedur administracyjnych w zakresie własności intelektualnej na szczeblu lokalnym.

c) Pełny udział w sesjach doradczych i szkoleniowych Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej, zapewniając, że procedury administracyjne przebiegają sprawnie, bez zakłóceń i zgodnie z przepisami.

d) Terminowe zgłaszanie do Urzędu Własności Intelektualnej wszelkich problemów i trudności w procesie przyjmowania i realizacji procedur administracyjnych.

d) Regularnie dostarczać i aktualizować informacje na temat stanu przyjmowania i przetwarzania dokumentacji oraz rozwiązywać problemy, aby Krajowy Urząd Własności Intelektualnej mógł szybko wspierać ich rozwiązywanie.

e) W przypadku zaistnienia w toku procesu wdrażania sytuacji, które nie są uregulowane przepisami lub wymagają weryfikacji oryginalnych informacji/dokumentów będących pod nadzorem Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej, jednostka samorządu terytorialnego kieruje do Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej wniosek/propozycję koordynacji w celu skoordynowania rozwiązania sprawy.

g) Odpowiedzialność za udzielenie odpowiedzi w ciągu 48 godzin, gdy Urząd Własności Intelektualnej zażąda dodatkowych dokumentów i weryfikacji danych.

6. Utworzenie bazy danych dotyczącej rejestracji własności intelektualnej, służącej do rozstrzygania zdecentralizowanych i delegowanych procedur administracyjnych.

a) Krajowy Urząd Własności Intelektualnej:

a1) Utworzyć wspólną bazę danych pomiędzy Krajowym Urzędem Własności Intelektualnej a wyspecjalizowanymi agencjami działającymi w ramach prowincjonalnego Komitetu Ludowego (zwaną „Wspólną Bazą Danych”), która będzie służyć do obsługi zdecentralizowanych i delegowanych procedur administracyjnych, w tym:

- Dane dotyczące elektronicznej rejestracji obiektów własności intelektualnej oraz dane dotyczące organizacji/przedstawicieli własności intelektualnej, organizacji/rzeczoznawców własności intelektualnej;

- Synchronizacja danych z Systemem Zarządzania Wnioskami o Rejestrację Własności Intelektualnej Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej (System WIPO IPAS);

a2) Załóż konto do obsługi zadań zawodowych w Systemie Informatycznym do obsługi procedur administracyjnych Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej pod adresem: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn.

- Umożliwia uwierzytelnianie certyfikatów ochrony własności intelektualnej na podstawie numeru wniosku, numeru certyfikatu, nazwy wnioskodawcy lub informacji o przedstawicielu/asesorze ds. własności intelektualnej.

- Zapewnienie sprawnego działania kanałów komunikacyjnych; miejscowości otrzymają szybką i terminową pomoc.

a3) Dostarczyć informacje/dokumenty do załatwienia postępowań administracyjnych dla miejscowości w ciągu 48 godzin od otrzymania wniosku w Systemie Informacji o Rozliczeniach Postępowań Administracyjnych, w czasie gdy Wspólna Baza Danych w budowie nie jest jeszcze uruchomiona. Informacje/dokumenty przekazywane i wymieniane przez Krajowy Urząd Własności Intelektualnej muszą być dokładne, kompletne i umożliwiać śledzenie pochodzenia danych, co gwarantuje legalność.

a4) Wsparcie techniczne, lokalne wskazówki dotyczące korzystania z systemu i odpowiednie autoryzacje dla każdej grupy procedur administracyjnych.

a5) Miej plan awaryjny na wypadek błędów technicznych w obszarze IT.

b) Agencje specjalistyczne podlegające Komitetom Ludowym prowincji/miast:

- Korzystaj z przypisanego konta wyszukiwania, aby wyszukiwać i wykorzystywać informacje SHCN w procesie obsługi zdecentralizowanych i delegowanych procedur administracyjnych.

- Odpowiada za wykorzystanie informacji dostępowych w celu realizacji zdecentralizowanych i autoryzowanych procedur administracyjnych oraz za nieudostępnianie ich osobom nieupoważnionym w trakcie procesu eksploatacji.

- Reagowanie na problemy i proponowanie usprawnień systemu wyszukiwania, aby Departament mógł w pełni realizować swoje lokalne funkcje wsparcia.

- Wymiana informacji o VBBH w przypadku, gdy nie można wyszukać informacji w bazie danych za pomocą środków komunikacji (aplikacja komunikacyjna Zalo, ...), w tym przedstawiciele wydziałów/biur/jednostek odpowiedzialnych za dany teren po wydaniu VBBH.

- Komitet Ludowy prowincji/miasta bezpośrednio podległego Rządowi Centralnemu może zaproponować rozszerzenie prawa do wyszukiwania określonych funkcji, jeśli zajdzie taka potrzeba.

- W przypadku braku odnalezienia danych lub podejrzenia rozbieżności, jednostka samorządu terytorialnego może skontaktować się bezpośrednio z Krajowym Urzędem Własności Intelektualnej za pośrednictwem kanałów informacyjnych, aby poprosić o weryfikację (podając kod wniosku/rekordu, numer certyfikatu, powód weryfikacji itp.).

c) Jeżeli wspólna baza danych pomiędzy Krajowym Urzędem Własności Intelektualnej a Prowincjonalnym Komitetem Ludowym nie jest jeszcze kompletna, Krajowy Urząd Własności Intelektualnej ustanawia kanały komunikacji na potrzeby wymiany informacji w trakcie przetwarzania dokumentacji, aby zagwarantować pełne i terminowe dostarczanie informacji Prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu.

7. W sprawie pobierania opłat i należności za prawa własności intelektualnej

a) Zasady ogólne

- Pobieranie opłat/kosztów musi być zgodne z przepisami (treść, wysokość opłat, upoważnienie do pobierania) określonymi w Okólniku nr 263/2016/TT-BTC;

- Gminy pobierają opłaty w ramach swoich uprawnień w celu realizacji procedur administracyjnych (decentralizacja);

- Krajowy Urząd Własności Intelektualnej pobiera opłaty/koszty związane z treścią działalności Urzędu, w tym: opłaty za publikację i rejestrację.

b) Agencje specjalistyczne podlegające Komitetowi Ludowemu prowincji/miasta mają obowiązek:

- obliczanie i zgłaszanie opłat/kosztów odpowiadających treści prac wykonanych lokalnie (jeśli takie istnieją);

- Instrukcje dla osób i przedsiębiorstw dotyczące uiszczania opłat i należności na rzecz Prowincjonalnego Komitetu Ludowego oraz opłat za publikację/rejestrację na rzecz Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej zgodnie z następującymi informacjami:

Odbiorca: Urząd Własności Intelektualnej

Numer konta: 1038988888

Bank: Bank Handlowy Akcyjny Wietnamu dla Handlu Zagranicznego ( Vietcombank )

Metoda płatności: Przelew bankowy lub zeskanuj kod QR pod linkiem: https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

Instrukcja rejestrowania treści przelewu: TTCT [Kod procedury transakcji] [Imię i nazwisko wnioskodawcy]

- Prześlij informacje o wnioskodawcy do Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej (za pośrednictwem Systemu Informatycznego Obsługi Procedur Administracyjnych Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej pod adresem: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/), aby potwierdzić wysokość uiszczonych opłat i wyszukać pokwitowanie wniesienia opłaty dla wnioskodawcy.

c) Urząd Własności Intelektualnej powinien:

- Sprawdź, porównaj i potwierdź wysokość opłat i należności uiszczonych na rzecz Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej za pośrednictwem Systemu Informatycznego Obsługi Procedur Administracyjnych Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej pod adresem: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/.

- Wysyłanie elektronicznych potwierdzeń pocztą elektroniczną do wnioskodawców; powiadamianie lub wysyłanie potwierdzeń opłat do wyspecjalizowanych agencji podległych prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu (za pośrednictwem Systemu Informatycznego do obsługi procedur administracyjnych Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej).

- Okresowo lub na żądanie weryfikuj dane w lokalnych urzędach, aby zapobiec duplikowaniu lub nieprawidłowemu gromadzeniu danych.

8. Udostępnianie wyników rozstrzygnięć w lokalnym postępowaniu administracyjnym

a) W terminie 1 miesiąca od daty wydania decyzji o rozstrzygnięciu postępowania administracyjnego wyspecjalizowana jednostka przy Komitecie Ludowym prowincji/miasta przesyła decyzję o rozstrzygnięciu postępowania administracyjnego do Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej w celu jej opublikowania i zarejestrowania zgodnie z przepisami.

b) Procedury administracyjne prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego są powiązane z innymi procedurami prowadzonymi w Krajowym Urzędzie Własności Intelektualnej. Wyniki przeprowadzonego postępowania administracyjnego są przesyłane wnioskodawcy w celu uzupełnienia procedur prowadzonych w Krajowym Urzędzie Własności Intelektualnej.

9. Udzielanie informacji o stanie przyjmowania i realizacji procedur administracyjnych

- Wyspecjalizowane agencje działające w ramach Komitetów Ludowych prowincji/miast przekazują okresowo lub niespodziewanie do Krajowego Urzędu Własności Intelektualnej informacje o liczbie otrzymanych i rozpatrzonych akt postępowań administracyjnych.

- Termin przekazania informacji: nie później niż 17-tego dnia każdego miesiąca;

- Sposób przekazania informacji: zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik I do Regulaminu.

- Czas zbierania statystyk miesięcznych: od 15. dnia poprzedniego miesiąca do 14. dnia miesiąca statystycznego.

10. Organizacja koordynująca

Krajowy Urząd Własności Intelektualnej (NOIP) oraz wyspecjalizowane agencje działające w ramach Komitetów Ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych będą koordynować działania w celu rozwiązywania procedur administracyjnych, z zachowaniem swoich uprawnień i decentralizacji, na podstawie niniejszego Dokumentu. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów w trakcie wdrażania, jednostki te będą niezwłocznie zgłaszać je do NOIP w celu przeprowadzenia syntezy, badań i zaproponowania rozwiązań.

Proszę przeczytać instrukcję obsługi tutaj:

Source: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html