Usuwanie wąskich gardeł w zasobach ludzkich w celu lepszej obsługi gmin

W obliczu dwupoziomowego samorządu wiele miejscowości zmaga się z ogromną presją związaną z pracą, zadaniami z zakresu ekonomii, kultury, społeczeństwa, zarządzania miastem, ubezpieczeń społecznych, a także rozliczeń administracyjnych… co powoduje przeciążenie kadr i urzędników. W związku z tym wiele opinii rekomenduje szybką likwidację „wąskiego gardła” w zasobach ludzkich, zwiększenie płac i rozsądną decentralizację, aby oddolne władze mogły skuteczniej służyć obywatelom.

Przeciążenie pracą

Po ponad miesiącu działalności, Centrum Obsługi Administracji Publicznej Go Vap Ward w Ho Chi Minh City nieustannie tętni życiem, ponieważ ludzie przychodzą załatwiać formalności administracyjne. Pracownicy i urzędnicy pełniący dyżur przy 15 stanowiskach recepcyjnych, przetwarzający dokumenty, są nieustannie zajęci udzielaniem porad, przyjmowaniem, przetwarzaniem i przekazywaniem wyników. Znajduje się tu również oddział Urzędu Rejestracji Nieruchomości, więc każdego dnia do centrum trafia 600-800 dokumentów różnego rodzaju. Ogromne obciążenie pracą wywiera ogromną presję na personel i urzędników.

Pan Nguyen Chi Thanh, zastępca dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej Dzielnicy Go Vap, powiedział, że z powodu dużego obciążenia pracą urzędnicy i pracownicy służby cywilnej praktycznie nie mają czasu na przerwę obiadową, a nawet pracują do godziny 20:00. Według pana Thanha, każdego dnia pojawia się wiele osób, aby zająć się procedurami administracyjnymi. Czasami w południe wciąż ktoś składa dokumenty, więc urzędnicy muszą dzielić dyżury, aby móc pójść na lunch. Wieczorem urzędnicy pracują po godzinach, digitalizując i edytując dokumenty otrzymane i przetworzone w ciągu dnia, ponieważ w godzinach pracy urzędnicy skupiają się na obsłudze i przetwarzaniu dokumentów dla mieszkańców.

Ludzie składają wnioski administracyjne w Centrum Obsługi Administracji Publicznej Go Vap Ward w Ho Chi Minh City. Zdjęcie: NGO BINH

Podobnie, Centrum Obsługi Administracji Publicznej w dzielnicy Hoa Hung w Ho Chi Minh City otrzymało w lipcu prawie 2700 akt postępowań administracyjnych, głównie uwierzytelnionych kopii – co stanowi ponad 60%. Oprócz presji związanej z liczbą akt, Centrum Obsługi Administracji Publicznej i siedziba Komitetu Ludowego Dzielnicy znajdują się w dwóch różnych miejscach, co utrudnia proces obsługi, zwłaszcza w przypadku akt wymagających podpisu i poświadczenia przez Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego Komitetu Ludowego.

„Stały Komitet Ludowego Komitetu nadal musi biegać tam i z powrotem, aby złożyć podpis, podczas gdy Centrum Obsługi Administracji Publicznej ma własną pieczęć, własne konto i odpowiedzialnego zastępcę dyrektora, ale nie zostało upoważnione do podpisywania i poświadczania” – podzielił się przywódca Ludowego Komitetu dzielnicy Hoa Hung.

Nie tylko w okręgach Go Vap i Hoa Hung, presja pracy i niedociągnięcia po reorganizacji aparatu wciąż utrzymują się w wielu miejscowościach. W okręgu Binh Tan, przewodniczący Komitetu Ludowego powiedział, że w przeszłości zadania były nadal realizowane sprawnie i dokładnie. Jednak, aby przyspieszyć pracę, zapewnić lepszą jakość i zapewnić urzędnikom i urzędnikom służb cywilnych warunki do poświęcania czasu na badanie i proponowanie inicjatyw oraz przełomowych rozwiązań, władze lokalne muszą zatrudnić zastępcę w swoich departamentach.

Wcześniej na szczeblu powiatu istniało do 12 wyspecjalizowanych wydziałów, ale obecnie na szczeblu okręgu istnieją tylko 3 punkty centralne: Biuro Rady Ludowej – Komitet Ludowy, Wydział Kultury – Społeczeństwo oraz Wydział Gospodarki – Infrastruktura Miejska. Jednak każda jednostka ma obecnie tylko jednego zastępcę. Przy natłoku pracy jeden pracownik nie jest w stanie „udźwignąć” wszystkiego. Problemem jest nie tylko brak ludzi, ale także brak odpowiedniej decentralizacji, która zwiększyłaby inicjatywę i elastyczność w działaniu aparatu na poziomie lokalnym.

Zorganizować personel i strukturę odpowiednią do lokalizacji

Według Departamentu Spraw Wewnętrznych miasta Ho Chi Minh, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi funkcji i zadań wydziałów zawodowych na szczeblu gminnym, obciążenie pracą rośnie zarówno pod względem zakresu, jak i głębokości, obejmując wiele obszarów, takich jak ekonomia, kultura, społeczeństwo, zarządzanie miastem, zasoby środowiskowe, zabezpieczenie społeczne, obsługa procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorstw... Wymaga to od urzędników szerokiej wiedzy zawodowej, wszechstronnych umiejętności i zdolności do elastycznego radzenia sobie w sytuacjach.

Jednak przy obecnej liczbie stanowisk tymczasowo przypisanych do wydziałów zawodowych na szczeblu gminnym, każdy urzędnik musi średnio odpowiadać za 4-9 konkretnych zadań, z których każde charakteryzuje się dużą szczegółowością i objętością. Prowadzi to do utrudnień w realizacji zadań, takich jak przeciążenie pracą, ograniczenia w zapewnieniu jakości i postępu prac, niedobór zasobów rezerwowych, ograniczenia w zarządzaniu, obsłudze i konsultacjach.

W związku z tym Departament Spraw Wewnętrznych Ho Chi Minh City zaleca, aby Komitet Ludowy Ho Chi Minh City wyznaczył agencje i jednostki do przeglądu, badania i doradztwa w zakresie propozycji zmian i uzupełnień Rezolucji nr 98/2023/QH15 Zgromadzenia Narodowego w sprawie pilotażu szeregu konkretnych mechanizmów i polityk rozwoju Ho Chi Minh City, aby dostosować je do dwupoziomowego modelu samorządu lokalnego. W szczególności proponuje się zwiększenie liczby wiceprzewodniczących Komitetów Ludowych w okręgach, gminach i strefach specjalnych; zorganizowanie aparatu Komitetów Ludowych w okręgach, gminach i strefach specjalnych; przydzielenie personelu zgodnie z aktualną sytuacją w mieście.

Przetwarzanie uwierzytelnionych kopii dokumentów dla mieszkańców recepcji gminy Ba Diem w Ho Chi Minh. Zdjęcie: NGO BINH

Problem posiadania niewielkiej liczby kadr i urzędników w porównaniu do zadań realizowanych na szczeblu gminy występuje nie tylko w Ho Chi Minh City, ale także w wielu innych miejscowościach.

Na konferencji podsumowującej pracę w pierwszych sześciu miesiącach roku i wyznaczającej kluczowe zadania na ostatnie sześć miesięcy 2025 roku, zorganizowanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych 25 lipca, szef Departamentu Spraw Wewnętrznych w Hanoi zaproponował umożliwienie niektórym dużym miejscowościom o specyficznych cechach rozwojowych utworzenia dodatkowego, wyspecjalizowanego departamentu na poziomie gminy. Ponieważ w okręgach i gminach o dużej liczbie ludności wiele dziedzin, takich jak finanse, gospodarka, rolnictwo, transport, budownictwo itp., jest bardzo zróżnicowanych, trudno jest jednemu kierownikowi departamentu objąć je wszystkie. Miasto Hanoi zaproponowało Ministerstwu Spraw Wewnętrznych umożliwienie poszczególnym miejscowościom wydzielenia bardziej wyspecjalizowanych departamentów, takich jak Departament Finansów i Planowania, aby zmniejszyć presję na odpowiedzialnych urzędników, jednocześnie tworząc warunki do promowania mocnych stron każdej miejscowości.

W niedawnym raporcie przesłanym do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Departament Spraw Wewnętrznych prowincji Lai Chau zwrócił się do ministerstw i oddziałów o niezwłoczne dokonanie przeglądu i zalecenie rządowi zmiany treści, które są nadal niewystarczające, nieprecyzyjne i niespójne w dekretach dotyczących decentralizacji, delegowania uprawnień i podziału kompetencji w obszarach zarządzania państwem podlegających jego kompetencjom. W szczególności zalecono Komitetowi Sterującemu ds. organizacji jednostek administracyjnych wszystkich szczebli i budowy dwupoziomowego modelu organizacji samorządu terytorialnego rozważenie wprowadzenia regulacji mających na celu zwiększenie ram kadrowych na szczeblu gminnym, aby zapewnić realizację powierzonych zadań.

DONG SON - CAM NUONG

Źródło: https://www.sggp.org.vn/go-nut-that-nhan-luc-de-cap-xa-phuc-vu-tot-hon-post807903.html