Wzmocnienie zarządzania dokumentacją i pracą archiwalną w procesie reorganizacji aparatu ustrojowego.

Surowo zabrania się nielegalnego posiadania, przekazywania lub niszczenia dokumentów oraz baz danych dokumentów; nie dopuszcza się również do ich uszkodzenia lub utraty w trakcie reorganizacji aparatu.

Zdjęcie ilustracyjne. Źródło: VNA

19 marca 2025 r. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wydało Komunikat Oficjalny nr 414/BNV-VTLTNN do Komitetów Ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w procesie reorganizacji aparatu systemu politycznego zgodnie z Wnioskiem Biura Politycznego nr 127-KL/TW.

Surowo zabrania się nielegalnego posiadania, przekazywania lub niszczenia dokumentów oraz baz danych dokumentów.

Aby zapewnić sprawną i ciągłą pracę dokumentacji i archiwizacji, zapewnić bezpieczne zarządzanie dokumentami przed, w trakcie i po zakończeniu reorganizacji systemu politycznego zgodnie z Postanowieniem nr 127-KL/TW z dnia 28 lutego 2025 r. Biura Politycznego i Sekretariatu w sprawie realizacji badań i propozycji kontynuacji reorganizacji systemu politycznego, wykonując odpowiedzialność za państwowe zarządzanie dokumentami i archiwami, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych prosi Przewodniczącego Ludowego Komitetu prowincji lub miasta zarządzanego centralnie o pilne nakazanie realizacji szeregu pilnych zadań w celu wzmocnienia zarządzania dokumentami i archiwami w procesie reorganizacji aparatu samorządowego w następujący sposób:

Po pierwsze, należy prawidłowo i w pełni przestrzegać przepisów prawnych dotyczących dokumentów i archiwów, spełniając następujące wymagania:

Po pierwsze, wszystkie dokumenty i bazy danych dokumentów powstałe w wyniku działalności agencji i organizacji muszą być zarządzane centralnie, jednolicie i bezpiecznie zgodnie z każdym archiwum; dokumenty i bazy danych dokumentów każdej agencji lub organizacji muszą być liczone i gromadzone zgodnie z archiwum tej agencji lub organizacji.

Po drugie, agencja lub organizacja zamyka swoje archiwa z dniem zakończenia działalności. Agencja lub organizacja nie wydaje dokumentów administracyjnych z upoważnienia od dnia, w którym decyzja właściwego organu o połączeniu lub zakończeniu działalności wejdzie w życie.

Po trzecie, przed i w trakcie dokonywania ustaleń organizacyjnych dokumenty i bazy danych muszą być nadal przechowywane w archiwach Wojewódzkiego Archiwum Historycznego i Archiwum Agencji (lub w miejscu, w którym są przechowywane) jednostki administracyjnej sprzed dokonania ustaleń.

Po czwarte, kategorycznie zabrania się nielegalnego posiadania, przekazywania lub niszczenia dokumentów oraz baz danych dokumentów; nie dopuszcza się również do uszkodzenia lub utraty dokumentów oraz baz danych dokumentów w trakcie reorganizacji aparatu.

Po drugie, prowincjonalne archiwa historyczne odpowiadają za przyjmowanie i koordynację działań z kierownikami agencji, organizacji i jednostek administracyjnych w celu dalszego przechowywania na miejscu lub tymczasowego przechowywania wszystkich dokumentów archiwalnych i baz danych dokumentów w prowincji oraz przekazywania dokumentów zgodnie z ich uprawnieniami zarządczymi nowym agencjom, organizacjom i jednostkom administracyjnym po przeprowadzeniu ustaleń organizacyjnych.

Po trzecie, przekazanie dokumentów i baz danych dokumentów po przeprowadzeniu ustaleń organizacyjnych odbywa się zgodnie z postanowieniami ustawy o organach administracji archiwalnej.

Po czwarte, należy ściśle przestrzegać przepisów prawnych dotyczących zarządzania i używania pieczęci oraz certyfikatów podpisu cyfrowego w służbie publicznej; chronić tajemnice państwowe i zapewnić bezpieczeństwo informacji, dokumentów i danych podczas wykonywania zadań statystycznych, pakowania, przekazywania, przechowywania i wykorzystywania ich w procesie reorganizacji aparatu.

Wydawanie dokumentów regulujących listę kodów identyfikacyjnych dokumentów, zapisów i symboli tekstowych nowych agencji i organizacji

W przypadku komitetów ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zaleca, aby przewodniczący prowincjonalnego komitetu ludowego był odpowiedzialny jako naczelnik za realizację państwowego zarządzania archiwami w miejscowości w zakresie obowiązków i uprawnień; zapewnia bezpieczeństwo dokumentów i baz danych dokumentów pozostających pod jego nadzorem zgodnie z przepisami prawa w całym procesie reorganizacji aparatu.

Pilnie wydać Rozporządzenie Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego w sprawie wzmocnienia państwowego zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi.

Opracować plan reorganizacji państwowych archiwów historycznych na szczeblu wojewódzkim w ramach Projektu reorganizacji i reorganizacji jednostek administracyjnych na wszystkich szczeblach oraz budowy dwupoziomowego modelu organizacji samorządu terytorialnego, przedstawić go właściwym organom do oceny i wdrożenia.

Bezpośrednio po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie wykonać następujące zadania:

Po pierwsze, należy wydać dokument regulujący listę kodów identyfikacyjnych dokumentów, zapisów i symboli tekstowych nowych agencji i organizacji podlegających zarządzaniu.

Po drugie, polecić kierownikom nowych agencji i organizacji przyjmowanie dokumentów i baz danych podlegających ich nadzorowi; kierownikom nowych oddolnych jednostek administracyjnych przyjmowanie dokumentów w pomieszczeniach i magazynach na obszarze zarządzanym tymczasowo przez Wojewódzkie Archiwum Historyczne.

Po trzecie, nakazać jednostce zarządzającej i obsługującej System wdrożenie rozwiązań technicznych mających na celu zagwarantowanie ciągłości i kontynuacji działalności związanej z wydawaniem dokumentów i rozliczaniem pracy w agencjach i organizacjach podległych tej jednostce.

Po czwarte, kieruj rozwojem projektów i planów zarządzania i przetwarzania operacji biznesowych na podstawie wcześniej sporządzonych dokumentów.

Po piąte, należy zapewnić zasoby umożliwiające bezpieczne i sprawne wykonywanie zadań administracyjnych i archiwalnych przed, w trakcie i po zakończeniu działań organizacyjnych.

Po szóste, należy zgłosić stan realizacji projektu Ministerstwu Spraw Wewnętrznych, aby mogło ono dokonać syntezy i przedstawić rządowi sprawozdanie.

Wydanie planu wdrożenia dyrektywy Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi.

W imieniu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych zalecić Przewodniczącemu Prowincjonalnego Komitetu Ludowego wydanie Dyrektywy w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w ramach reorganizacji aparatu lokalnego systemu politycznego.

Opracowanie planu wdrożenia dyrektywy Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracą archiwalną w procesie reorganizacji aparatu lokalnego systemu politycznego.

Archiwum Historyczne Prowincji wyznacza urzędników, którzy mają za zadanie organizować grupy robocze w agencjach, organizacjach i jednostkach, których zadaniem jest przyjmowanie, koordynowanie lokalnego przechowywania dokumentów oraz ograniczanie bazy danych dokumentów w Systemie.

Nakazanie Archiwum Historycznemu Prowincji proaktywnego podjęcia działań mających na celu gromadzenie trwale zachowanych dokumentów, które zostały w całości zredagowane w agencjach i organizacjach będących źródłem dokumentów przekazywanych do Archiwum Historycznego Prowincji.

Zalecić Przewodniczącemu Prowincjonalnego Komitetu Ludowego zorganizowanie wystarczających zasobów w celu zagwarantowania bezpieczeństwa dokumentów i baz danych dokumentów w pomieszczeniach i magazynach, które zostały potwierdzone i opieczętowane przez Prowincjonalne Archiwum Historyczne, do czasu ich przekazania odpowiedzialnej agencji lub organizacji zarządzającej po reorganizacji aparatu.

Bezpośrednio po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie wykonać następujące zadania:

Zalecić Przewodniczącemu Prowincjonalnego Komitetu Ludowego niezwłoczne ogłoszenie listy kodów identyfikacyjnych dla dokumentów, zapisów i symboli tekstowych agencji i organizacji utworzonych po reorganizacji aparatu podległego mu.

Przedstawianie Wojewódzkiemu Komitetowi Ludowemu planów i projektów dotyczących zarządzania i przetwarzania dokumentów urzędów i organizacji przed reorganizacją aparatu.

Współpraca z jednostką zarządzającą i operacyjną systemu w celu opracowania planu przekazania, integracji dokumentów i baz danych dokumentów w systemie.

W razie konieczności należy skonsultować się z Departamentem Dokumentacji Państwowej i Archiwów w sprawie planu zarządzania i przetwarzania bloku dokumentów oraz bazy danych dokumentów, które zostały sporządzone przed ustaleniem struktury organizacyjnej.

Regularne doradzanie i udzielanie odpowiedzi na pytania agencji, organizacji i osób prywatnych dotyczące dokumentów i archiwów przed, w trakcie i po restrukturyzacji organizacyjnej.

Potwierdzenie przekazania dokumentów i baz danych dokumentów urzędów i organizacji przed reorganizacją aparatu

W przypadku archiwów historycznych prowincji Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zaleca, aby urzędnicy odpowiedzialni za liczenie, układanie, pakowanie, plombowanie, potwierdzanie objętości i stanu dokumentów papierowych i dokumentów na innych nośnikach informacji (jeśli takie istnieją) oraz przyjmowanie i koordynowanie lokalnego przechowywania lub tymczasowego scentralizowanego przechowywania dokumentów agencji i organizacji.

Współpraca z jednostką zarządzającą i operacyjną Systemu w celu określenia liczby dokumentów cyfrowych i rozgraniczenia bazy danych dokumentów w Systemie każdej agencji, organizacji i jednostki administracyjnej.

Sporządzić listę wszystkich dokumentów i baz danych dokumentów obecnie przechowywanych w Wojewódzkim Archiwum Historycznym; nadal dbać o bezpieczeństwo, integralność i użyteczność dokumentów i baz danych dokumentów w Wojewódzkim Archiwum Historycznym do czasu przekazania dokumentów i baz danych dokumentów właściwym agencjom i organizacjom po reorganizacji struktury organizacyjnej.

Zsyntetyzuj ilość, status dokumentów, bazę danych dokumentów i przekaż raport do Departamentu Spraw Wewnętrznych w celu sporządzenia raportu do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

Bezpośrednio po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie wykonać następujące zadania:

Punkt kontaktowy organizuje i potwierdza przekazanie dokumentów i baz danych dokumentów urzędów i organizacji przed dokonaniem ustaleń organizacyjnych właściwemu organowi lub organizacji zarządzającej po dokonaniu ustaleń organizacyjnych.

Doradź Departamentowi Spraw Wewnętrznych opracowanie planów i projektów mających na celu zarządzanie i obsługę operacji biznesowych w odniesieniu do bloku dokumentów i bazy danych dokumentów, które zostały statystycznie skompilowane przez agencję lub organizację, przed reorganizacją aparatu.

Współpraca z właściwymi agencjami i organizacjami w celu organizacji wdrażania projektów i planów dotyczących zarządzania dokumentami i bazami danych, które zostały sporządzone przed reorganizacją aparatu.
Gromadzenie akt o trwałym okresie przechowywania, które zostały wcześniej w całości zredagowane w agencjach i organizacjach będących źródłem dokumentów przekazanych do Wojewódzkiego Archiwum Historycznego. W przypadku braku wyspecjalizowanego archiwum, Wojewódzkie Archiwum Historyczne zaleci Departamentowi Spraw Wewnętrznych przygotowanie pomieszczeń i magazynów w celu zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów zgromadzonych w trakcie reorganizacji aparatu.

Zarejestruj się, aby otworzyć nowe lub ponownie otworzyć konta organizacji, liderów i sekretarzy w Systemie, co pozwoli na wydawanie i otrzymywanie dokumentów.

W przypadku kierowników agencji, organizacji i jednostek administracyjnych Ministerstwo Spraw Wewnętrznych nakłada na kierowników agencji, organizacji oraz przewodniczących komitetów ludowych na szczeblu powiatowym i gminnym obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów i baz danych dokumentów, którymi zarządzają, zgodnie z przepisami prawa, podczas procesu restrukturyzacji aparatu, aż do momentu przekazania dokumentów i baz danych dokumentów Wojewódzkiemu Archiwum Historycznemu oraz właściwym agencjom i organizacjom po restrukturyzacji aparatu.

Polecanie jednostkom i osobom sporządzanie i pakowanie zapisów i dokumentów dotyczących wykonanych prac oraz zapisów i dokumentów dotyczących niezakończonych prac (sporządzanie listy niezakończonych prac każdej jednostki).

Przydziel jednostkom i osobom zadanie syntezy i sporządzenia listy niedokończonych prac agencji lub organizacji; załącz pliki i dokumenty, spakuj je osobno i zbierz, a następnie przekaż do archiwum agencji.

Kierowanie archiwami urzędu statystycznego, pakowanie dokumentów w archiwach oraz kierowanie jednostkami i osobami w celu gromadzenia i pakowania nieskładanych akt i dokumentów w archiwach; przyjmowanie akt i dokumentów od jednostek i osób oraz gromadzenie ich w archiwach oraz scentralizowanych magazynach i składach. Należy zwracać uwagę na segregację akt i dokumentów oraz sporządzać przejrzyste notatki dotyczące niedokończonych prac.

Zorganizować niezbędne magazyny, sprzęt i zasoby ludzkie w celu ochrony i bezpiecznego przechowywania dokumentów do momentu ich przekazania właściwemu organowi lub organizacji w celu zarządzania po reorganizacji aparatu.

Polecić jednostce zarządzającej i obsługującej system statystyczny potwierdzenie liczby dokumentów i baz danych dokumentów dotyczących prac wykonanych i niezakończonych; rozgraniczyć dane w systemie lub wyodrębnić je na urządzenia pamięci masowej oraz zapewnić bezpieczeństwo i integralność dokumentów i baz danych do czasu przekazania do wojewódzkiego archiwum historycznego lub właściwych agencji i organizacji po przekształceniu aparatu.

Przewodniczący Powiatowego Komitetu Ludowego zleca Departamentowi Spraw Wewnętrznych doradztwo w zakresie organizacji magazynów i niezbędnego sprzętu do gromadzenia i centralnego przechowywania dokumentów wyspecjalizowanych agencji podległych Powiatowemu Komitetowi Ludowemu; organizuje siły do ​​ochrony bezpieczeństwa dokumentów do momentu ich przekazania właściwej agencji lub organizacji zarządzającej po dokonaniu ustaleń organizacyjnych.

Bezpośrednio po zakończeniu ustaleń organizacyjnych kierownik nowej agencji, organizacji lub jednostki administracyjnej powinien niezwłocznie wydać polecenie:

Zarejestruj się, aby otworzyć nowe lub ponownie otworzyć konta organizacji, liderów i sekretarzy w Systemie, aby zapewnić wydawanie i odbiór dokumentów; zarejestruj się, aby wydawać pieczęcie i certyfikaty podpisu cyfrowego dla wyspecjalizowanych służb publicznych zgodnie z przepisami.

Współpraca z Archiwum Historycznym Prowincji, jednostką zarządzania i operacji systemu oraz odpowiednimi jednostkami i osobami w celu otrzymania dokumentów i baz danych dokumentów dotyczących niedokończonych prac pod ich nadzorem w celu dalszego rozwiązania.

Przyjmowanie dokumentów, baz danych dokumentów podlegających zarządzaniu oraz dokumentów w pomieszczeniach i magazynach w obszarze zarządzania; współpraca z Archiwum Historycznym w celu opracowania planów przetwarzania biznesowego dla danego bloku dokumentów.

Liczenie, pieczętowanie i bezpieczne przechowywanie dokumentów w archiwach i magazynach agencji.

W przypadku archiwów agencji, dział archiwum agencji lub osoba wyznaczona do archiwizacji w agencji, organizacji lub jednostce wykonuje następujące zadania:

Polecanie jednostkom i osobom fizycznym sporządzania i pakowania akt i dokumentów oraz przekazywania ich z wyprzedzeniem do scentralizowanych pomieszczeń magazynowych i magazynów; przygotowywanie magazynów i niezbędnych warunków do bezpiecznego przechowywania dokumentów otrzymanych od jednostek i osób fizycznych.

Liczenie, pieczętowanie i bezpieczne przechowywanie dokumentów w biurze lub archiwum danej agencji lub organizacji do czasu przekazania ich do Archiwum Historycznego Prowincji lub właściwej agencji bądź organizacji po reorganizacji struktury organizacyjnej.

Współpraca z jednostką zarządzającą i operacyjną Systemu Statystycznego w celu potwierdzenia liczby dokumentów i baz danych dokumentów agencji i organizacji w Systemie.

Odbieraj i osobno przechowuj pliki i dokumenty prac niedokończonych zgodnie z listą.

Złożenie lub skompilowanie, oddzielne zapakowanie uprzednio uzupełnionych i trwale zabezpieczonych dokumentów gotowych do złożenia w Archiwum Historycznym.

Złóż zapakowane dokumenty i pliki oraz listę niedokończonych prac w oryginalnym stanie.

Urzędnicy państwowi, pracownicy sektora publicznego i robotnicy powinni gromadzić i pakować zapisy i dokumenty dotyczące wykonanych prac oraz zapisy i dokumenty dotyczące prac niezakończonych. W przypadku prac niezakończonych konieczne jest sporządzenie listy, w której należy jasno określić: nazwę pracy; nazwisko osoby wyznaczonej do jej wykonania; liczbę istniejących dokumentów i materiałów; termin wykonania (jeśli obowiązuje).

Prowadzenie statystyk zapisów i dokumentów dotyczących wykonanych prac oraz zapisów i dokumentów dotyczących niezakończonych prac w Systemie; tworzenie listy zapisów prac lub listy dokumentów dotyczących niezakończonych prac w Systemie.

Złożyć oryginalny pakiet dokumentów i akt oraz wykaz prac niewykonanych w Systemie w archiwum jednostki lub jednostki albo osobie odpowiedzialnej za gromadzenie dokumentów w trakcie reorganizacji aparatu.

Niezwłocznie po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie skontaktować się z Archiwum Agencji oraz jednostką zarządzającą i obsługującą System w celu przekazania dokumentacji dotyczącej niedokończonych prac jednostce lub osobie odpowiedzialnej za ich dalsze prowadzenie.

Zamykanie kont organizacji i osób fizycznych w przypadku agencji i organizacji, które zaprzestały działalności, niezwłocznie po podjęciu decyzji o restrukturyzacji organizacyjnej.

Jeśli chodzi o jednostkę zarządzającą i obsługującą System, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wymaga zidentyfikowania i ograniczenia zakresu dokumentów i baz danych dokumentów w Systemie dla każdego konta agencji, organizacji i osoby; w tym, na podstawie listy niedokończonych prac jednostek i osób, określić zakres danych i sporządzić listę kont organizacji i osób z niedokończonymi pracami; przygotować plan przekazania na polecenie.

Zbieranie i raportowanie do Prowincjonalnego Komitetu Ludowego i Departamentu Spraw Wewnętrznych na temat systemu kodów identyfikacyjnych dokumentów, kodów plików i symboli dokumentów aktualnie używanego w Systemie, który będzie stanowić podstawę do ustalania kodów identyfikacyjnych dokumentów, kodów plików i symboli dokumentów agencji i organizacji po reorganizacji aparatu w sposób ujednolicony, zsynchronizowany, unikając duplikacji.

Bezpośrednio po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie wykonać następujące zadania:

Zamykanie kont organizacji i osób fizycznych w przypadku agencji i organizacji, które zaprzestały działalności, niezwłocznie po podjęciu decyzji o restrukturyzacji organizacyjnej.

Zaktualizuj system kodów identyfikacji dokumentów, kodów plików i symboli tekstowych nowych agencji i organizacji, aby zapewnić prawidłowe działanie systemu.

Otwieraj konta dla nowych agencji, organizacji i osób, zapewniając połączenie z poprzednio powiązanymi dokumentami i bazami danych dokumentów, aby uniknąć przerw w przetwarzaniu pracy w Systemie.
Wyodrębnianie i pakowanie dokumentów oraz baz danych dokumentów nieczynnych jednostek, organizacji i oddziałów oraz przekazywanie ich do Wojewódzkiego Archiwum Historycznego lub właściwych jednostek i oddziałów po reorganizacji aparatu.

Opracuj plan wykorzystania dokumentów i baz danych dokumentów w Systemie w celu zaspokojenia pilnych potrzeb agencji, organizacji i osób fizycznych w trakcie procesu restrukturyzacji aparatu.
Pełny tekst Oficjalnego Komunikatu nr 414/BNV-VTLTNN można znaleźć w załączonym PLIKU:

Źródło: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987