Korzyści z digitalizacji danych z rejestrów stanu cywilnego

Elektroniczny system rejestracji i zarządzania stanem cywilnym nie tylko ułatwił życie obywatelom, ale także usprawnił zarządzanie rejestracją stanu cywilnego przez państwo. Dzięki temu udogodnieniu, urzędy stanu cywilnego wyższego szczebla mogą łatwo kontrolować i monitorować działania rejestracyjne urzędów niższego szczebla, szybko wykrywając i korygując błędy w procesie rejestracji.

Dążenie do zadowolenia obywateli.

W połowie sierpnia 2025 roku pan Nguyen Van Tam, zamieszkały w Hamlet 1, gmina Long Phu, miasto Can Tho , udał się do Centrum Obsługi Administracji Publicznej gminy, aby złożyć wniosek o korektę wpisu do rejestru stanu cywilnego. Przyniósł jedynie oryginalne dokumenty tożsamości i wypełnił formularz dostarczony przez urzędnika ds. wymiaru sprawiedliwości i rejestracji stanu cywilnego gminy; proces ten zajął około 15 minut. Pan Tam z radością powiedział: „Pracownicy byli entuzjastycznie nastawieni do mojej pomocy, ich praca była szybka i sprawna, a oni pomogli mi wypełnić wniosek o korektę wpisu do rejestru stanu cywilnego”.

Dane z elektronicznego rejestru stanu cywilnego zmniejszają obciążenie urzędników wymiaru sprawiedliwości i urzędu stanu cywilnego. Zdjęcie: Kim Ngoc.

Pan Nguyen Thanh Duy, zamieszkały w wiosce Bung Thum w gminie Long Phu, również niedawno zakończył procedurę uznania ojcostwa. Dzięki elektronicznemu systemowi rejestracji stanu cywilnego, zamiast tracić czas na przeszukiwanie papierowych dokumentów w celu weryfikacji, urzędnicy gminy ds. sprawiedliwości i rejestracji stanu cywilnego musieli jedynie zalogować się do Elektronicznego Systemu Rejestracji i Zarządzania Stanem Cywilnym, aby wyszukać informacje o panu Duyu w jego aktach stanu cywilnego i przetworzyć wniosek; wkrótce potem otrzymał wyniki…

Od 1 lipca 2025 roku do chwili obecnej Centrum Obsługi Administracyjnej Gminy Long Phu otrzymało 204 wnioski, w tym 177 online i 27 osobiście oraz pocztą. Centrum przetworzyło 203 wnioski przed terminem, a 1 wniosek jest nadal w trakcie rozpatrywania.

Pan Ho Quoc Hung, wiceprzewodniczący Komitetu Ludowego Gminy Long Phu i dyrektor Centrum Usług Administracyjnych Gminy, stwierdził: „Gmina zmaksymalizowała wykorzystanie technologii informatycznych oraz elektronicznego systemu rejestracji i zarządzania w rejestracji i zarządzaniu stanem cywilnym. Ponadto Komitet Ludowy Gminy opublikował w Centrum przepisy dotyczące rejestracji stanu cywilnego w sprawach leżących w kompetencjach gminy. Urzędnicy ds. rejestracji stanu cywilnego zawsze działają w ramach swoich uprawnień i przestrzegają procedur określonych przez prawo, nie powodując nękania ani niedogodności dla mieszkańców”.

W okręgu O Mon proces przyjmowania i rozpatrywania dokumentów administracyjnych związanych z rejestracją stanu cywilnego również odnotował wiele pozytywnych zmian, spotykając się z dużym uznaniem mieszkańców. Pan Nguyen Cong Chanh, urzędnik ds. rejestracji stanu cywilnego w Komitecie Ludowym okręgu, powiedział: „Obecnie dane z rejestracji stanu cywilnego są zdigitalizowane, więc nie poświęcamy dużo czasu na weryfikację, a proces przyjmowania i rozpatrywania dokumentów administracyjnych związanych z rejestracją stanu cywilnego przebiega szybko”.

Poprawa jakości usług publicznych

Wcześniej zarządzanie rejestrem stanu cywilnego w mieście opierało się głównie na przechowywaniu informacji w rejestrach papierowych. Chociaż ta metoda zapewniała zachowanie oryginalnych danych i poufność, skutkowała ogromną liczbą akt i plików w rejestrze stanu cywilnego. Każdego roku urząd stanu cywilnego musiał otwierać nowe księgi urodzeń, małżeństwa, zgonu, adopcji i opieki. Ponadto istniały oddzielne akta i dokumenty dla każdego rodzaju rejestracji stanu cywilnego, takie jak akta urodzeń wymagające aktów urodzenia i formularzy rejestracji urodzenia; oraz akta małżeństw wymagające formularzy rejestracji małżeństwa i aktów stanu cywilnego. Każde zdarzenie w rejestrze stanu cywilnego było rejestrowane w oddzielnym rejestrze, co prowadziło do rozproszenia i trudności w wyszukiwaniu danych w poszczególnych rejestrach stanu cywilnego.

Mieszkańcy rejestrują swój stan cywilny w Centrum Obsługi Administracyjnej Dzielnicy O Mon. Zdjęcie: Chan Hung

Elektroniczny system rejestracji i zarządzania stanem cywilnym stanowi podstawę elektronicznej bazy danych rejestrów stanu cywilnego, obejmującej oprogramowanie do rejestracji i zarządzania oraz inne aplikacje i usługi opracowane i opracowane przez Ministerstwo Sprawiedliwości . Według Departamentu Sprawiedliwości miasta Can Tho, oprogramowanie to zapewnia agencjom środki do rejestrowania, zarządzania, aktualizacji, digitalizacji, standaryzacji i zarządzania danymi z rejestrów stanu cywilnego oraz efektywnego wykorzystania elektronicznej bazy danych rejestrów stanu cywilnego.

Zgodnie z przepisami, urząd stanu cywilnego korzysta z Elektronicznego Systemu Rejestracji i Zarządzania Stanem Cywilnym w celu aktualizacji informacji w Bazie Danych Elektronicznego Rejestru Stanu Cywilnego, w tym: informacji z rejestru stanu cywilnego osób fizycznych oraz informacji z rejestru stanu cywilnego ich rodziców, małżonka lub partnera w przypadku wystąpienia zmian (małżeństwo, zmiany, poprawki w rejestrze stanu cywilnego, uzupełnienia informacji w rejestrze stanu cywilnego, ponowne ustalenie przynależności etnicznej, uznanie rodzicielstwa, opieka, adopcja, rejestracja zgonów); rejestrowanie w księdze stanu cywilnego zmian w rejestrze stanu cywilnego na podstawie orzeczeń i decyzji właściwych organów państwowych; oraz rejestrowanie w księdze stanu cywilnego spraw rejestracyjnych obywateli wietnamskich, które zostały rozstrzygnięte przez właściwe organy państw obcych.

Według pani Nguyen Thi Phuong Thu, kierownik Wydziału Wsparcia Administracyjnego i Sądowego Miejskiego Departamentu Sprawiedliwości, wdrożenie Elektronicznego Systemu Rejestracji i Zarządzania Rejestrem Stanu Cywilnego znacznie skraca czas poświęcany przez urzędników rejestrów stanu cywilnego na raportowanie okresowych danych statystycznych. Wystarczy kilka kliknięć w oprogramowaniu, aby uzyskać dostęp do konkretnych danych, zamiast jak dotychczas liczyć każdą stronę w księdze stanu cywilnego. Jeśli chodzi o funkcjonalność, wyszukiwanie, drukowanie i ustawianie parametrów Elektronicznego Systemu Rejestracji i Zarządzania Rejestrem Stanu Cywilnego działają bardzo sprawnie, szybko i z dużą dokładnością. Oprogramowanie oferuje również znaczną elastyczność; urzędnicy rejestrów stanu cywilnego mogą w pierwszej kolejności wprowadzać informacje o wynikach przetwarzania aktów stanu cywilnego dla obywateli, a następnie sprawdzać ich poprawność przed przesłaniem do oficjalnego archiwum. Po wdrożeniu Elektronicznego Systemu Rejestracji i Zarządzania Rejestrem Stanu Cywilnego w całym kraju, obywatele będą mogli wnioskować o kopie akt z dowolnego miejsca, niezależnie od granic administracyjnych…

Wdrożenie Elektronicznego Systemu Rejestracji i Zarządzania Stanem Cywilnym (ESC) zaspokoiło potrzebę terminowego i dokładnego dostępu do danych z ewidencji ludności oraz ich udostępniania. W zależności od przydzielonych uprawnień, agencje i departamenty mogą uzyskiwać dostęp do danych z ewidencji ludności i wykorzystywać je do realizacji specjalistycznych zadań, przyczyniając się do uproszczenia procedur administracyjnych, poprawy jakości usług publicznych, sprawniejszego zarządzania państwem oraz oszczędności dla obywateli poprzez eliminację konieczności wielokrotnego przemieszczania się do różnych lokalizacji.

Wdrożenie elektronicznej bazy danych rejestru cywilnego odgrywa kluczową rolę w budowaniu kompletnego, dokładnego i kompleksowego źródła danych o populacji. To z kolei zwiększa dostęp ludzi do usług socjalnych, takich jak edukacja i opieka zdrowotna, oraz promuje wdrażanie lokalnych polityk rozwojowych.

Digitalizacja danych z ewidencji ludności to nie tylko strategiczny krok w procesie cyfrowej transformacji kraju, ale także praktyczne korzyści zarówno dla obywateli, jak i instytucji zarządzających państwem. Stanowi ona kluczowy fundament dla rozwoju e-administracji, poprawy efektywności administracyjnej i podniesienia jakości usług publicznych. Miasto Can Tho stale dąży do digitalizacji i uzupełnienia danych z ewidencji ludności, przyczyniając się do zrównoważonego rozwoju kraju w erze cyfrowej.

Chấn Hưng - Kim Ngọc

Source: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html