Przyspiesz postęp, nie dopuść do powstania zaległości w pracy

30 sierpnia minister Nguyen Manh Hung przewodniczył konferencji kierownictwa państwa Ministerstwa Informacji i Komunikacji , która odbędzie się w sierpniu 2024 r.

W-school Nguyen Manh Hung 3.jpg
Sierpniowa Konferencja Zarządzania Państwem Ministerstwa Informacji i Komunikacji (2024) odbyła się 30 sierpnia, w formule stacjonarnej i online. Zdjęcie: Le Anh Dung

W konferencji, która odbyła się zarówno stacjonarnie, jak i online, uczestniczyli również wiceministrowie informacji i komunikacji Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung, Nguyen Thanh Lam, wiceprzewodniczący Ludowego Komitetu Miasta Hai Phong Hoang Minh Cuong oraz liderzy i zastępcy szefów agencji, jednostek i przedsiębiorstw podległych ministerstwu.

Zaktualizowane na konferencji statystyki Biura Ministerstwa Informacji i Łączności pokazały, że w pierwszych 8 miesiącach 2024 r. branża informacyjno-komunikacyjna nadal rozwijała się pod względem przychodów, zysku, wpłat do budżetu, a także wkładu w PKB kraju, osiągając dynamikę na poziomie 20 - 25,5% w porównaniu z analogicznym okresem roku ubiegłego.

Warto odnotować, że w sierpniu Ministerstwo Informacji i Komunikacji przewodniczyło szeregowi znaczących wydarzeń, aby uczcić 79. rocznicę tradycji branży informacyjno-komunikacyjnej. Typowe wydarzenia to: ceremonie ofiarowania kadzidła w bezpiecznej strefie Dinh Hoa, Thai Nguyen oraz na cmentarzu męczenników branży informacyjno-komunikacyjnej w Tay Ninh ; organizacja spotkań z ponad 400 emerytowanymi pracownikami z północy, centrum i południa kraju; projekcja map 3D w budynku siedziby Ministerstwa w celu odtworzenia historii powstawania i rozwoju branży informacyjno-komunikacyjnej; organizacja spotkania Ministra ze wszystkimi pracownikami Ministerstwa na temat tradycji, historii branży oraz możliwości, wyzwań, misji i zadań obecnego pokolenia.

Jednocześnie wiele działań zawodowych jest nadal stabilnie i skutecznie realizowanych przez agencje i jednostki Ministerstwa. Jednak wyniki przeglądu przeprowadzonego przez Biuro Ministerstwa Informacji i Komunikacji pokazują, że oprócz prawie 150 zadań zrealizowanych przez jednostki w sierpniu, nadal istnieje wiele zadań, które przekroczyły termin wymagany przez kierownictwo Ministerstwa. Minister Nguyen Manh Hung zwrócił się do kierownictwa jednostek, w których realizacja wielu zadań jest opóźniona, z prośbą o skoncentrowanie się na przyspieszeniu postępów w rozliczaniu prac, aby nie dopuścić do powstania zaległości.

Wzrost branży IT w pierwszych 8 miesiącach 2024 r. 1.jpg
Statystyki rozwoju branży informacyjno-komunikacyjnej w pierwszych 8 miesiącach br. Zdjęcie: Biuro Ministerstwa Informacji i Komunikacji

Minister Nguyen Manh Hung wielokrotnie potwierdzał pogląd, że to liderzy odpowiadają za inwestowanie w technologię i opracowywanie narzędzi cyfrowych w celu zmniejszenia obciążenia pracą i pomocy urzędnikom, pracownikom służby cywilnej, pracownikom sektora publicznego i robotnikom.

Podczas spotkania wszystkich pracowników Ministerstwa Informacji i Komunikacji, które odbyło się 28 sierpnia, szef sektora Informacji i Komunikacji omówił dwa zadania, na których realizacji skupia się Ministerstwo Informacji i Komunikacji, aby zmniejszyć obciążenie pracą pracowników. Są to: opracowanie wirtualnego asystenta, który będzie służył personelowi i urzędnikom, oraz wdrożenie internetowego systemu raportowania, którego konkretnym celem jest dziesięciokrotne zmniejszenie liczby raportów napływających z Departamentu Informacji i Komunikacji do Ministerstwa w ciągu roku, a tym samym skrócenie czasu przetwarzania raportów przez agencje i jednostki Ministerstwa.

Kontrola postępów i efektów realizacji dwóch powyższych ważnych zadań to temat, który zajmie najwięcej czasu na konferencji Ministerstwa Informacji i Łączności, zaplanowanej na sierpień 2024 r., poświęconej zarządzaniu państwem. W szczególności, raportowanie online było pilotażowo prowadzone przez Biuro Ministerstwa Informacji i Łączności od połowy lipca do chwili obecnej, z ukierunkowaniem na kompleksową transformację cyfrową prac związanych z syntezą raportów, przy jednoczesnej optymalizacji procesów, minimalizacji czasu, kosztów i zasobów ludzkich.

W-school Nguyen Manh Hung 1.jpg
Minister Nguyen Manh Hung podkreślił, że wdrożenie raportowania online ma na celu przejście na niższe szczeble, bez konieczności raportowania na wyższe szczeble. Zdjęcie: Le Anh Dung

Minister Nguyen Manh Hung zwrócił się do Biura Ministerstwa Informacji i Komunikacji z prośbą o przygotowanie raportu tematycznego na temat wdrożenia internetowego systemu sprawozdawczego, w oparciu o współpracę ze specjalistycznymi agencjami i jednostkami Ministerstwa oraz Departamentami Informacji i Komunikacji sąsiednich obszarów w sprawie treści zmian w formularzu sprawozdawczym agencji i jednostek.

Określając cel internetowego systemu raportowania jako doprowadzenie do momentu, w którym podwładni nie będą musieli raportować przełożonym, szef sektora informacji i komunikacji przedstawił również wymóg: Na podstawie danych okresowo aktualizowanych w systemie przez departamenty informacji i komunikacji dyrektorzy i kierownicy działów będą musieli sporządzać miesięczne lub doraźne raporty na temat sytuacji operacyjnej w podległym im terenie.

Głównym zadaniem wirtualnego asystenta wspierającego urzędników jest budowanie bazy wiedzy.

Większość czasu sierpniowej konferencji zarządzania państwem poświęcono na prezentację wirtualnego asystenta Narodowej Agencji Transformacji Cyfrowej, Agencji Informacji Zagranicznej oraz wymianę i dyskusje mające na celu znalezienie wykonalnych rozwiązań, w szczególności budowę doskonałych systemów wiedzy tych jednostek.

W-tro ly ao Cuc Chuyen so quoc quoc quoc quoc.jpg
Pan Do Lap Hien, przedstawiciel Narodowej Agencji Transformacji Cyfrowej, zaprezentował na konferencji wirtualnego asystenta jednostki. Zdjęcie: Le Anh Dung

Ministerstwo Informacji i Komunikacji postanowiło być pionierem w stosowaniu wirtualnych asystentów w działalności zawodowej. Wirtualny asystent Ministerstwa Informacji i Komunikacji to połączenie stworzonych przez człowieka systemów wiedzy eksperckiej z rozbudowanymi modelami językowymi sztucznej inteligencji. Promując wykorzystanie wirtualnych asystentów do wspomagania pracy, jednostki gromadzą również wiedzę organizacyjną, która jest cennym zasobem, który można przekazać przyszłym pokoleniom.

W-tro ly ao Cuc stringi cyny doi ngoai.jpg
Dyrektor Departamentu Informacji Zewnętrznej Pham Anh Tuan informuje, jak zostać wirtualnym asystentem Departamentu. Zdjęcie: Le Anh Dung

Podczas demonstracji wirtualnych asystentów obu jednostek minister Nguyen Manh Hung powtórzył stanowisko Ministerstwa w sprawie rozwoju wirtualnych asystentów służących kadrom i urzędnikom, zgodnie z którym budowanie systemu wiedzy jest ważne i najważniejsze; Doskonałość wirtualnych asystentów służących kadrom i urzędnikom musi być przede wszystkim oparta na systemie wiedzy.

W odpowiedzi na obawy jednostek dotyczące przyspieszenia budowy systemu wiedzy, minister Nguyen Manh Hung zaproponował metodę obejmującą następujące kroki: Przegląd istniejących pytań pod kątem ich powszechnego występowania w praktyce pracy jednostki; Wykorzystanie ChatGPT do udzielania odpowiedzi na pojedyncze pytania; Podzielenie zadania udzielania odpowiedzi na nowe pytania, podwójne pytania, które integrują wiele treści dla pracowników jednostki; Na koniec „utrwalenie” odpowiedzi na spotkaniu w celu oceny ich dokładności i zintegrowania z systemem wiedzy jednostki. Ten ostatni krok ma na celu zapewnienie, że dla jednego procesu, jednego zadania system udziela tylko jednej odpowiedzi. „Właśnie tak wykorzystujemy ChatGPT w zarządzaniu państwem!” – powiedział minister Nguyen Manh Hung.

Podczas konferencji minister Nguyen Manh Hung powierzył wiceministrowi Pham Duc Longowi kierowanie i skupienie się na szybkim stworzeniu wirtualnego asystenta dla Narodowej Agencji Transformacji Cyfrowej. Następnie, po porównaniu planów stworzenia wirtualnego asystenta w Narodowej Agencji Transformacji Cyfrowej i Departamencie Informacji Zewnętrznej, kierownictwo ministerstwa uzgodni plan i udzieli instrukcji innym jednostkom, jak go wdrożyć.

Zmiana sposobu pracy urzędników państwowych dzięki wirtualnym asystentom Ministerstwo Informacji i Komunikacji spodziewa się, że wirtualni asystenci zmienią system wiedzy i metody pracy państwowego systemu służby cywilnej oraz usprawnią funkcjonowanie całego wietnamskiego systemu służby cywilnej.