Ca Mau orienta que a digitalização de documentos deve ser seletiva em termos de tempo e documentos que precisam ser digitalizados, e não deve ser feita em massa, para evitar desperdício.

Na tarde de 21 de abril de 2025, o camarada Nguyen Duc Hien, Secretário Adjunto Permanente do Comitê Provincial do Partido de Ca Mau, realizou uma sessão de trabalho com representantes da liderança dos órgãos de assessoria e apoio do Comitê Provincial do Partido, do Comitê da Frente da Pátria e de organizações sociopolíticas em nível provincial, comitês distritais do partido, comitês municipais do partido e comitês do partido diretamente subordinados ao Comitê Provincial do Partido, sobre o trabalho de arquivamento, gestão de documentos, bancos de dados de documentos e digitalização de documentos no processo de reorganização do aparato do sistema político.

Cena de encontro

Na sessão de trabalho, os delegados foram informados sobre o Despacho Oficial nº 64-CV/TW, de 10 de abril de 2025, da Secretaria, sobre o arquivamento e a gestão de documentos e bases de dados documentais no processo de organização e estruturação do aparato do sistema político e das unidades administrativas em nível local; o Despacho Oficial nº 14204-CV/VPTW, de 9 de abril de 2025, da Sede Central do Partido, que orienta sobre diversos pontos relativos à digitalização de documentos na organização das unidades administrativas, bem como outros documentos correlatos.

Representantes de algumas agências e unidades relataram os resultados alcançados no arquivamento, gestão de documentos, bases de dados documentais e digitalização de arquivos dessas agências e unidades; ao mesmo tempo, refletiram sobre as dificuldades e problemas relacionados a pessoal, equipamentos e finanças que servem ao arquivamento, gestão de documentos, bases de dados documentais e digitalização de documentos no processo de reorganização da estrutura...

O representante do Comitê de Inspeção da Província de Ca Mau relatou o estado atual dos documentos arquivados no Comitê de Inspeção do Comitê Provincial do Partido; a implementação da digitalização e aplicação do software do Comitê Central de Inspeção para gestão de registros no período anterior: De acordo com o relatório, os registros de inspeção e supervisão armazenados na Agência foram organizados e indexados, 5.914/9.396 documentos recebidos foram digitalizados e 2.700/3.176 documentos enviados foram digitalizados (período 2020-2025); os departamentos especializados estão atualizando as petições e os processos no software do Comitê Central de Inspeção; no caso do comitê de inspeção distrital, estão editando e digitalizando documentos e processos (1 unidade concluiu a edição e digitalização), a atualização das petições e processos no software do Comitê Central de Inspeção em nível distrital ainda não foi realizada, o software não está funcionando de forma estável e alguns locais não estão conectados; Ao mesmo tempo, foram relatadas diversas dificuldades e problemas no processo de edição e digitalização de documentos: falta de scanners e pen drives seguros para copiar documentos confidenciais e dificuldades iniciais na atualização dos registros no software do Comitê Central de Inspeção. " As informações sobre organizações partidárias e membros do partido não foram sincronizadas com o banco de dados, o que dificulta a atualização dos campos de código da organização partidária e código do membro do partido, resultando em informações faltantes; o software de petições não permite anexar arquivos de petição ao sistema, exigindo entrada manual, o que consome muito tempo ... ".

O camarada Nguyen Duc Hien, Secretário Adjunto Permanente do Comitê Provincial do Partido de Ca Mau , concluiu: De acordo com o relatório, a digitalização de documentos arquivados de algumas agências e unidades não atendeu às expectativas; ele solicitou que os órgãos de assessoria e apoio do Comitê Provincial do Partido, bem como as agências, unidades e organizações partidárias diretamente subordinadas ao Comitê Provincial do Partido, identifiquem a digitalização de documentos como uma necessidade urgente e priorizem a alocação de recursos para editar e digitalizar os documentos prontamente, a fim de garantir o prazo estipulado de acordo com as diretrizes do Comitê Central; e que não atribuam o atraso à confidencialidade dos documentos, evitando assim possíveis atrasos. Ele sugeriu que os líderes das agências e unidades se reúnam para discutir cuidadosamente os métodos, os métodos de implementação, o prazo de conclusão e a necessidade de formar equipes, recrutar mais quadros e servidores públicos e atribuir tarefas claras para a edição e digitalização conjunta dos documentos; e ressaltou que, ao digitalizar, é necessário selecionar o cronograma e os documentos que precisam ser digitalizados. Não digitalize em massa, pois, uma vez concluída a digitalização, se ela não for explorada, compartilhada ou utilizada no trabalho, será ineficaz e até mesmo um desperdício. Designe o Escritório do Comitê Provincial do Partido para fornecer orientações sobre a digitalização de documentos e, ao mesmo tempo, resumir as dificuldades, os problemas e as propostas das agências e unidades, e reportá-los ao Comitê Permanente do Comitê Provincial do Partido para que sejam tomadas as devidas providências, auxiliando as organizações, agências e unidades do partido a concluir o trabalho de edição e digitalização em breve, de acordo com o espírito e o prazo estabelecidos.

Khanh Hung

Fonte: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html