Cidade de Ho Chi Minh: Digitalizar proativamente e entregar no prazo
Nos últimos dias, segundo repórteres da SGGP, muitos bairros e distritos da cidade de Ho Chi Minh mobilizaram e designaram funcionários e servidores públicos com urgência para organizar e editar arquivos e documentos, garantindo que sejam armazenados de acordo com as normas.
No Comitê Popular da Ala 14 (Distrito 10), após um período de implementação proativa e antecipada, a correção dos registros para facilitar a digitalização e a construção de um arquivo moderno foi concluída. De acordo com o Sr. Ha Tuan Phuong, Presidente do Comitê Popular da Ala 14, a ala realiza proativamente a correção e digitalização de registros e documentos anualmente. Para os registros e documentos emitidos a partir do início de 2025 até o presente momento, a ala continua a corrigir e digitalizar. Atualmente, o arquivo da ala possui quase 60 metros quadrados, contendo mais de 156 metros de prateleiras de documentos (um metro de prateleira corresponde a um metro de documentos dispostos verticalmente, próximos uns dos outros na prateleira - PV), corrigidos desde 1971 até o presente.
De forma semelhante, no bairro de An Lac (distrito de Binh Tan), o trabalho de edição dos arquivos do bloco partidário para digitalização e arquivamento também está sendo realizado com urgência. A Sra. Tran Thi Thu Huong, Secretária Adjunta Permanente do Comitê do Partido do bairro de An Lac, afirmou que o bairro concluiu a edição de 760 arquivos permanentes e 201 arquivos temporários, referentes ao período de 2003 a maio de 2020, e continua a editar cerca de 12 metros de estantes de documentos, referentes ao período de junho de 2020 até o presente momento, com o objetivo de concluir o processo antes de 25 de junho. Simultaneamente, todos os documentos do período de 2003 a 2025 serão digitalizados até 15 de junho.
Diversos distritos, condados e a cidade de Thu Duc têm revisado, editado e digitalizado documentos de forma proativa. Por exemplo, no distrito de Binh Tan, por meio de revisões e estatísticas de 2003 a 2018, o número de arquivos e documentos editados é de 5.230 arquivos permanentes. Atualmente, o distrito está empenhado em editar e digitalizar arquivos com urgência para dar continuidade ao arquivamento do período de 2019 até o presente, preparando-se para a transição após a implementação do rearranjo organizacional do sistema político e das unidades administrativas do distrito.
No Distrito 10, a Sra. Nguyen Thi Thu Huong, Presidente do Comitê Popular Distrital, afirmou que o distrito determinou a compilação e listagem de documentos em papel editados, a edição preliminar de documentos não editados e a preparação para a transferência à nova unidade. Simultaneamente, o distrito revisa documentos eletrônicos, isola dados, extrai-os para dispositivos de armazenamento e garante a segurança e a integridade dos dados para a transferência.
Hanói : Garantindo dados centralizados e interconectados
Em Hanói, o Comitê Popular da Cidade aprovou o Projeto "Construção de um banco de dados compartilhado a partir da digitalização de documentos centralizados de órgãos em Hanói" e designou o Centro de Serviços da Administração Pública de Hanói para supervisionar e organizar a implementação do projeto. Este projeto visa digitalizar e reorganizar arquivos e documentos para atender à suspensão das atividades administrativas em nível distrital e às fusões de comunas, de acordo com o progresso estabelecido na Conclusão nº 127-KL/TW, de 28 de fevereiro de 2025, do Politburo e do Secretariado, sobre a implementação de pesquisas e a proposta de continuidade da reorganização do sistema político.
Segundo o Sr. Truong Viet Dung, Chefe de Gabinete do Comitê Popular de Hanói, a implementação do projeto visa formar um banco de dados compartilhado, incluindo documentos do Partido, do governo e de organizações de massa em Hanói, garantindo dados centralizados, interconectados, compartilhados e reutilizáveis. Por outro lado, busca melhorar a eficiência, a eficácia e o desempenho da gestão e da administração, eliminando o uso de registros em papel, integrando inteligência artificial e facilitando a exploração e o uso dos dados. Atualmente, o volume estimado de documentos que precisam ser editados nos níveis distrital e comunal em Hanói é superior a 68.860 m²; o número total de documentos que precisam ser digitalizados nos níveis distrital e comunal ultrapassa 94 milhões de páginas A4. Trata-se de um volume muito grande, portanto, a digitalização dos documentos está dividida em duas fases. A Fase 1 digitalizará os documentos das agências, com cinco prioridades, incluindo: 1) edição e digitalização de documentos do Partido e do governo no nível distrital; 2) edição e digitalização de documentos do Partido e do governo no nível comunal; 3. A tarefa consiste em editar e digitalizar documentos do Partido em nível municipal; 4. a tarefa consiste em editar e digitalizar documentos do governo em nível municipal; 5. a tarefa consiste em editar e digitalizar documentos de organizações de massa em 3 níveis.
Segundo o Sr. Cu Ngoc Trang, Diretor do Centro de Serviços da Administração Pública de Hanói, de agora até 30 de junho, o centro se concentrará na implementação das prioridades 1 e 2: digitalização de documentos com período de armazenamento permanente, documentos que são frequentemente reutilizados pelo Partido e pelo governo nos níveis distrital e comunal, estimados em cerca de 25% do volume bruto e 5% do volume editado. Para os documentos digitalizados, garantindo a qualidade de acordo com as normas, os dados serão sincronizados, e não redigitalizados, para evitar desperdício de tempo e recursos.
Em direção à construção de uma administração moderna
Com base na implementação em âmbito local, alguns especialistas e deputados da Assembleia Nacional afirmaram que a edição e digitalização de registros e documentos não é apenas uma tarefa técnica, mas também tem o significado de garantir transparência, segurança e eficiência no processo de reorganização do aparato público, proporcionando mais comodidade para cidadãos e empresas. Trata-se, ainda, de um passo importante para a construção de uma administração moderna, que atenda melhor às necessidades sociais no novo período.
Enfatizando o papel crucial da digitalização de registros no contexto atual, o Deputado da Assembleia Nacional, Nguyen Quang Huan, destacou que, com a fusão de unidades administrativas, as fronteiras administrativas se ampliarão e a infraestrutura precisará de 5 a 10 anos para ser concluída. Assim, inicialmente, o deslocamento para realizar procedimentos administrativos certamente será difícil. Portanto, se a tecnologia digital não for aproveitada, exigir que as pessoas se desloquem até os órgãos públicos para processar documentos criará grandes transtornos. Segundo ele, é necessário digitalizar todos os registros, colocar os procedimentos administrativos em ambiente online para minimizar as inadequações e criar as condições para a implementação do governo e da sociedade digitais. Isso deve ser feito de forma rápida e sincronizada, sem esperar por instruções do Governo Central, mas sim de forma proativa e imediata pelas localidades.
Além disso, durante o processo de revisão e armazenamento de registros, o Deputado da Assembleia Nacional, Pham Van Hoa, afirmou que os comitês e autoridades locais do Partido devem orientar, inspecionar e lembrar com firmeza para evitar a perda, o extravio ou mesmo a destruição intencional de registros. “Se não formos cuidadosos e perdermos registros, isso afetará não apenas as agências estatais, mas também pessoas e empresas. Portanto, neste momento, é necessário definir claramente as responsabilidades específicas de organizações, unidades, indivíduos e líderes em caso de perda, extravio ou destruição ilegal de registros”, observou o Deputado da Assembleia Nacional, Pham Van Hoa.
Para garantir o bom funcionamento e a continuidade do trabalho documental e arquivístico, bem como a gestão segura de documentos antes, durante e após a conclusão da reorganização do sistema político na Cidade de Ho Chi Minh, o Comitê Popular da Cidade de Ho Chi Minh emitiu a Diretiva 04. A Diretiva estabelece claramente: exige que os chefes de departamentos, filiais e setores da cidade, da cidade de Thu Duc, dos distritos e condados direcionem urgentemente a implementação de uma série de tarefas urgentes para fortalecer a gestão do trabalho documental e arquivístico no processo de reorganização do sistema político na cidade.
Fonte: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html
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