Digitalizar registros com urgência ao organizar unidades administrativas

A partir de 1º de julho, todo o país passará a operar com um sistema de governo local de dois níveis. O tempo está se esgotando, então as localidades da Cidade de Ho Chi Minh e de Hanói estão se concentrando em recursos humanos, editando registros, digitalizando documentos, classificando-os e arquivando-os com urgência para atender ao trabalho de organização das unidades administrativas.

HCMC: Digitalização proativa, entrega pontual

Nos últimos dias, de acordo com repórteres do SGGP, muitos bairros e distritos na Cidade de Ho Chi Minh organizaram e designaram com urgência autoridades e funcionários públicos para organizar e editar, a fim de garantir que os registros e documentos sejam armazenados de acordo com os regulamentos.

No Comitê Popular da Ala 14 (Distrito 10), após um período de implementação proativa e antecipada, a correção de registros para digitalização e a construção de um arquivo moderno foram concluídas. De acordo com o Sr. Ha Tuan Phuong, presidente do Comitê Popular da Ala 14, a ala realiza proativamente a correção e a digitalização de registros e documentos todos os anos. Para registros e documentos gerados a partir do início de 2025 até o presente, a ala continua a corrigir e digitalizar. Atualmente, o arquivo da ala tem quase 60 metros quadrados de largura, contendo mais de 156 metros de prateleiras de documentos (um metro de prateleira de documentos equivale a 1 metro de comprimento de documentos dispostos verticalmente, próximos uns dos outros na prateleira - PV), corrigidos de 1971 até o presente.

Da mesma forma, no bairro de An Lac (distrito de Binh Tan), o trabalho de edição dos arquivos do bloco partidário para digitalização e arquivamento também está em andamento com urgência. A Sra. Tran Thi Thu Huong, Secretária Adjunta Permanente do Comitê do Partido do bairro de An Lac, afirmou que o bairro concluiu a edição de 760 arquivos permanentes e 201 arquivos temporários entre 2003 e maio de 2020, e continua editando cerca de 12 metros de estantes de documentos entre junho de 2020 e o presente, com o objetivo de concluir antes de 25 de junho e digitalizar todos os documentos do período de 2003 a 2025 até 15 de junho.

Autoridades do distrito de An Lac (distrito de Binh Tan, Cidade de Ho Chi Minh) estão revisando e editando arquivos e documentos do bloco partidário. Foto: VAN MINH

Muitos distritos, condados e a cidade de Thu Duc revisaram, editaram e digitalizaram documentos proativamente. Por exemplo, no distrito de Binh Tan, por meio de revisões e estatísticas de 2003 a 2018, o número de arquivos e documentos editados é de 5.230 arquivos permanentes. Atualmente, o distrito está editando e digitalizando arquivos com urgência para continuar o arquivamento de 2019 até o presente, a fim de prepará-los para a transferência após a implementação do arranjo organizacional do sistema político e das unidades administrativas no distrito.

No Distrito 10, a Sra. Nguyen Thi Thu Huong, Presidente do Comitê Popular Distrital, afirmou que o distrito já havia elaborado as estatísticas, elaborado uma lista de documentos impressos editados, feito edições preliminares nos documentos não editados e se preparado para a entrega à nova unidade. Ao mesmo tempo, o distrito revisou os documentos eletrônicos, zoneou os dados, extraiu-os para dispositivos de armazenamento e garantiu a segurança e a integridade dos dados para a entrega.

Hanói : Garantindo dados centralizados e interconectados

Em Hanói, o Comitê Popular da Cidade aprovou o Projeto "Construção de um Banco de Dados Compartilhado a partir da Digitalização de Documentos Centralizados de Agências em Hanói" e designou o Centro de Serviços da Administração Pública de Hanói para presidir e organizar a implementação do projeto. Este projeto visa digitalizar e reorganizar registros e documentos para atender à suspensão das atividades administrativas distritais e às fusões de comunas, de acordo com o andamento da Conclusão nº 127-KL/TW, de 28 de fevereiro de 2025, do Politburo e da Secretaria, sobre a implementação da pesquisa e a proposta de continuar a reorganizar a organização do sistema político.

De acordo com o Sr. Truong Viet Dung, Chefe do Gabinete do Comitê Popular de Hanói, a implementação do projeto visa formar um banco de dados compartilhado, incluindo documentos do Partido, governo e organizações de massa em Hanói, garantindo dados centralizados, interconectados, compartilhados e reutilizáveis. Por outro lado, visa melhorar a eficiência, eficácia e desempenho da gestão e administração, eliminando o uso de registros em papel, integrando inteligência artificial e facilitando a exploração e o uso de dados. Atualmente, o volume estimado de documentos que precisam ser editados nos níveis distrital e municipal em Hanói é de mais de 68.860 milhões; o volume total de documentos que precisam ser digitalizados nos níveis distrital e municipal é de mais de 94 milhões de páginas A4. Este é um volume muito grande, portanto, a digitalização de documentos é dividida em duas fases. A Fase 1 digitalizará documentos de agências, com cinco prioridades, incluindo: 1 é a edição e digitalização de documentos do Partido e do governo no nível distrital; 2 é editar e digitalizar documentos do Partido e do governo no nível municipal; 3 é editar e digitalizar documentos do Partido no nível municipal; 4 é editar e digitalizar documentos do governo no nível municipal; 5 é editar e digitalizar documentos das organizações de massa em 3 níveis.

De acordo com o Sr. Cu Ngoc Trang, Diretor do Centro de Serviços da Administração Pública de Hanói, de agora até 30 de junho, o centro se concentrará na implementação das prioridades 1 e 2: digitalização de documentos com período de armazenamento permanente, documentos frequentemente reutilizados no Partido e no governo, nos níveis distrital e municipal, que representam cerca de 25% do volume bruto e 5% do volume editado. Para garantir a qualidade de acordo com os regulamentos, os dados serão sincronizados e não redigitalizados, evitando desperdício de tempo e orçamento.

Rumo à construção de uma administração moderna

A partir da implementação nas localidades, alguns especialistas e deputados da Assembleia Nacional (AN) afirmaram que a edição e digitalização de registros e documentos não é apenas uma tarefa técnica, mas também tem o significado de garantir transparência, segurança e eficiência no processo de reorganização do aparato, gerando conveniência para pessoas e empresas. Este também é um passo importante para a construção de uma administração moderna, que atenda melhor às necessidades sociais no novo período.

Enfatizando o papel fundamental da digitalização de registros no contexto atual, o Deputado da Assembleia Nacional, Nguyen Quang Huan, enfatizou que, ao fundir unidades administrativas, os limites administrativos serão mais amplos e a infraestrutura levará de 5 a 10 anos para ser concluída, o que certamente dificultará as viagens para realizar procedimentos administrativos no início. Portanto, se a tecnologia digital não for utilizada, a necessidade de as pessoas se deslocarem a órgãos públicos para processar documentos criará grandes inconvenientes. Segundo ele, é necessário digitalizar todos os registros, implementar procedimentos administrativos em rede para minimizar inadequações e criar uma base para a implementação do governo digital e da sociedade digital. Isso deve ser feito de forma rápida e sincronizada, e as localidades não devem esperar por instruções do Governo Central, mas sim implementá-las proativamente e imediatamente.

Além disso, durante o processo de revisão e armazenamento de registros, o Deputado Pham Van Hoa, da Assembleia Nacional, expressou sua opinião de que os comitês e autoridades locais do Partido devem orientar, inspecionar e alertar resolutamente para evitar a perda, dano ou mesmo a destruição intencional de registros. "Se não formos cuidadosos e perdermos registros, isso não afetará apenas as agências estaduais, mas também pessoas e empresas. Portanto, neste momento, é necessário definir claramente as responsabilidades específicas de organizações, unidades, indivíduos e líderes em caso de perda, dano ou destruição ilegal de registros", observou o Deputado Pham Van Hoa, da Assembleia Nacional.

Para garantir um trabalho tranquilo e contínuo com documentos e arquivos, e garantir o gerenciamento seguro de documentos antes, durante e depois da conclusão da reorganização do sistema político na Cidade de Ho Chi Minh, o Comitê Popular da Cidade de Ho Chi Minh emitiu a Diretiva 04. A Diretiva declara claramente: exigir que os chefes de departamentos, filiais e setores da cidade, da Cidade de Thu Duc, distritos e condados direcionem urgentemente a implementação de uma série de tarefas urgentes para fortalecer o gerenciamento do trabalho com documentos e arquivos durante a reorganização do sistema político na cidade.

CIVILIZAÇÃO - PHAN THAO - DIA NACIONAL

Fonte: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html