Benefícios do modelo de “sala de reunião sem papel” em Dak Nong

A partir da 5ª Sessão, que ocorrerá em dezembro de 2022, o Conselho Popular da Comuna de Dak Wil (Cu Jut), para o 5º mandato, 2021-2026, implementará sessões sem papel. Assim, antes das sessões, o Conselho Popular da comuna e os delegados terão acesso aos documentos relacionados à sessão por meio do grupo zalo "Delegados do Conselho Popular".

Os documentos são baixados para computadores e celulares para fins de pesquisa e preparação, garantindo o cumprimento dos requisitos de conteúdo da reunião. Acessar as informações dessa forma ajuda a transferir rapidamente os documentos da reunião, reduzindo o tempo e os custos de impressão de documentos na organização.

A Sra. Nguyen Thi Thuyen, Vice-Presidente do Conselho Popular da Comuna de Dak Wil (Cu Jut), afirmou: “Em reuniões anteriores, a preparação e a impressão de documentos eram feitas manualmente, o que consumia muito tempo e era dispendioso, e também havia erros nos documentos durante o processo de organização. Implementar reuniões sem papel, utilizando o software Zalo para enviar e receber documentos, traz muitos benefícios práticos, economizando custos e tempo de impressão e preparação de documentos. Os delegados também têm tempo para pesquisar e armazenar documentos para suas atividades, o que facilita discussões e questionamentos mais eficazes nas reuniões.”

O Conselho Popular da Comuna de Dak Wil (Cu Jut) implementou uma reunião sem papel enviando documentos relacionados à reunião com antecedência via Zalo aos delegados.

Na cidade de Gia Nghia, após um ano de testes do modelo de “sala de reunião sem papel” para os Comitês Populares dos bairros de Nghia Tan e Quang Thanh, quase 30 reuniões foram realizadas por meio do modelo de sala de reunião sem papel.

Durante as reuniões, o Comitê Organizador divulgou publicamente o código QR e a senha do Wi-Fi. Os participantes precisam apenas usar seus smartphones ou computadores para escanear o código QR e baixar os documentos para pesquisa. As operações são rápidas, economizando tempo, custos com material de escritório e tornando o armazenamento de informações mais conveniente.

A Sra. Dang Thi Quyen, funcionária pública do Gabinete do Comitê Popular do Distrito de Nghia Tan (Gia Nghia), compartilhou: "Nas reuniões, basta escanear o código QR para baixar os documentos de todos os delegados. Isso traz muitas vantagens na preparação para a reunião: o tempo para entrega dos documentos será reduzido, economizando custos com papelaria e tempo de impressão. Baixar documentos a partir do código QR é muito simples e fácil."

Delegados escaneiam código QR para baixar documentos no 4º Congresso da União da Juventude Comunista de Ho Chi Minh da província de Dak Nong , período 2022-2027

Segundo estatísticas, mais de 50 agências e unidades em toda a província começaram a migrar do modelo tradicional de salas de reunião para "salas de reunião sem papel". Dependendo das condições reais, a migração é implementada de forma flexível e adequada pelas agências e unidades, resultando em dupla eficiência na organização de reuniões.

De acordo com avaliações locais, a conversão de salas de reunião tradicionais para "salas de reunião sem papel" atende aos requisitos para a implementação de tarefas no contexto da transformação digital. Autoridades, servidores públicos, funcionários públicos e delegados de agências, unidades e localidades também estão gradualmente se acostumando às formas de organização de reuniões de acordo com o modelo de "sala de reunião sem papel".

A implementação de "salas de reunião sem papel" também contribui para aprimorar a interação entre os participantes das reuniões, melhorando a qualidade da direção e do funcionamento de órgãos e unidades. A implementação de "salas de reunião sem papel" também contribui para aprimorar a qualidade da reforma administrativa e atingir a meta de transformação digital, garantindo que, até o final de 2023, 100% das pessoas e empresas que utilizam serviços online sejam identificadas e autenticadas de forma integrada e unificada em todos os sistemas de governo, do central ao local.

Fonte: https://baodaknong.vn/loi-ich-tu-mo-hinh-phong-hop-khong-giay-o-dak-nong-154970.html