A partir da 5ª Sessão, que ocorrerá em dezembro de 2022, o Conselho Popular da comuna de Dak Wil (Cu Jut), período letivo 5, 2021-2026, implementará sessões sem papel. Assim, antes das sessões, os delegados do Conselho Popular da comuna terão acesso aos documentos relacionados à sessão por meio do grupo zalo "Delegados do Conselho Popular".
Os documentos são baixados para computadores e celulares para fins de pesquisa e preparação, garantindo o cumprimento dos requisitos de conteúdo da reunião. Acessar informações dessa forma ajuda a transferir rapidamente informações e documentos das reuniões, reduzindo o tempo e os custos de impressão de documentos na organização.
A Sra. Nguyen Thi Thuyen, vice-presidente do Conselho Popular da Comuna de Dak Wil (Cu Jut), afirmou: "Em reuniões anteriores, a preparação e a impressão de documentos eram feitas manualmente, o que consumia muito tempo e era dispendioso, e era fácil cometer erros no processo de organização dos documentos. Implementar reuniões sem papel, usando o software Zalo para enviar e receber documentos, traz muitos benefícios práticos, economizando custos e tempo de impressão e preparação de documentos. Os delegados também têm tempo para pesquisar e armazenar documentos para atender às suas atividades, ajudando a discutir e questionar melhor durante a reunião."
Na cidade de Gia Nghia, após um ano de testes do modelo de "sala de reunião sem papel" para os Comitês Populares dos bairros de Nghia Tan e Quang Thanh, quase 30 reuniões foram realizadas por meio do modelo de sala de reunião sem papel.
Durante as reuniões, o Comitê Organizador divulgou publicamente o código QR e a senha do Wi-Fi. Os participantes precisam apenas usar seus smartphones ou computadores para escanear o código QR e baixar os documentos para pesquisa. As operações são rápidas, economizando tempo e custos com material de escritório, além de facilitar o armazenamento de informações.
A Sra. Dang Thi Quyen, funcionária pública do Gabinete do Comitê Popular do Distrito de Nghia Tan (Gia Nghia), compartilhou: "Nas reuniões, basta escanear o código QR para baixar os documentos de todos os delegados. Isso traz muitas vantagens na preparação para a reunião: o tempo para entrega dos documentos será reduzido, economizando custos com material de escritório e tempo de impressão. Baixar documentos a partir do código QR é muito simples e fácil."
Segundo estatísticas, mais de 50 agências e unidades em toda a província começaram a migrar do modelo tradicional de salas de reunião para "salas de reunião sem papel". Dependendo das condições reais, a migração é realizada de forma flexível e adequada pelas agências e unidades, resultando em dupla eficiência na organização de reuniões.
De acordo com a avaliação das localidades, a conversão de salas de reunião tradicionais para "salas de reunião sem papel" atende aos requisitos de implementação de tarefas no contexto da transformação digital. Autoridades, servidores públicos, funcionários públicos e delegados de agências, unidades e localidades também estão gradualmente se acostumando às formas de organização de reuniões de acordo com o modelo de "salas de reunião sem papel".
A implementação de "salas de reunião sem papel" também contribui para aprimorar a interação entre os participantes das reuniões, melhorando a qualidade da direção e da gestão de órgãos e unidades. A implementação de "salas de reunião sem papel" também contribui para melhorar a qualidade da reforma administrativa e atingir a meta de transformação digital, garantindo que, até o final de 2023, 100% das pessoas e empresas que utilizam serviços online sejam identificadas e autenticadas de forma integrada e unificada em todos os níveis de governo, do central ao local.
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