É estritamente proibido apreender, transferir ou destruir documentos durante o processo de reestruturação organizacional.

(NLĐO) - A transferência de documentos e bases de dados documentais após a reorganização da estrutura organizacional foi realizada em conformidade com as normas da lei arquivística relativas à autoridade de gestão.

O Ministério do Interior enviou recentemente um documento aos Comitês Populares das províncias e cidades administradas centralmente, referente ao fortalecimento da gestão documental e arquivística durante o processo de reorganização da estrutura organizacional do sistema político, em conformidade com a Conclusão nº 127-KL/TW do Politburo.

Assim sendo, o Ministério do Interior solicita aos Presidentes dos Comitês Populares das províncias e cidades que orientem urgentemente a implementação de diversas tarefas urgentes para fortalecer a gestão e o arquivamento de documentos durante o processo de reorganização do aparato governamental local.

Todos os documentos e bases de dados documentais gerados nas atividades de agências e organizações devem ser gerenciados de forma centralizada, uniforme e segura, de acordo com cada acervo arquivístico; os documentos e bases de dados documentais de qualquer agência ou organização devem ser catalogados e compilados de acordo com o acervo arquivístico dessa agência ou organização.

"A agência ou organização deverá encerrar seus arquivos a partir da data de cessação das atividades. A agência ou organização não poderá emitir documentos administrativos dentro de sua competência a partir da data em que a decisão da autoridade competente relativa à fusão ou cessação das atividades entrar em vigor", afirma claramente o documento do Ministério do Interior.

Antes e durante a reorganização do aparelho administrativo, o Ministério do Interior solicita que os documentos e bases de dados continuem a ser preservados nos arquivos históricos provinciais e nos arquivos das unidades administrativas (ou nos locais de armazenamento atuais) antes da reorganização.

A posse, transferência ou destruição não autorizadas de documentos e bases de dados documentais são estritamente proibidas; danificar ou perder documentos e bases de dados documentais durante o processo de reestruturação organizacional também é proibido.

Segundo o Ministério do Interior, os arquivos históricos provinciais são responsáveis por receber e coordenar com os chefes de agências, organizações e unidades administrativas a preservação contínua de todos os documentos e bases de dados documentais da província, seja no local ou temporariamente em um local centralizado, e por entregar os documentos às novas agências, organizações e unidades administrativas após a reestruturação organizacional, de acordo com sua autoridade de gestão.

Além disso, a transferência de documentos e bases de dados documentais após a reestruturação organizacional foi realizada em conformidade com as normas da lei arquivística relativas à autoridade de gestão.

O Ministério do Interior também solicitou a implementação rigorosa das normas legais sobre a gestão e utilização de selos oficiais e certificados de assinatura digital; a proteção de segredos de Estado e a garantia da segurança de informações, documentos e dados na execução de tarefas relacionadas a estatísticas, organização, transferência, armazenamento e utilização durante o processo de reorganização da estrutura organizacional.

(NLĐO) - A transferência de documentos e bases de dados documentais após a reorganização da estrutura organizacional foi realizada em conformidade com as normas da lei arquivística relativas à autoridade de gestão.

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