Emiterea de documente de îndrumare privind gestionarea procedurilor administrative în domeniul proprietății intelectuale, care sunt descentralizate și delegate conform Decretului nr. 133/2025/ND-CP

La 31 august, Departamentul Proprietății Intelectuale - Ministerul Științei și Tehnologiei a emis Decizia nr. 581/QD-SHTT privind promulgarea Documentului care ghidează mecanismul de coordonare dintre Departamentul Proprietății Intelectuale și agențiile specializate din cadrul Comitetelor Populare din provincii și orașe administrate central, în gestionarea procedurilor administrative în domeniul proprietății intelectuale, care sunt descentralizate și delegate conform Decretului nr. 133/2025/ND-CP.

1. Domeniul de aplicare

Acest document oferă îndrumări privind mecanismul de coordonare dintre Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală (ONIP) și agențiile specializate din cadrul Comitetelor Populare din provincii și orașe administrate central, în gestionarea procedurilor administrative (PA) în domeniul proprietății intelectuale (PI) care sunt descentralizate și delegate conform Decretului nr. 133/2025/ND-CP din 12 iunie 2025, care reglementează descentralizarea și delegarea în domeniul managementului de stat al Ministerului Științei și Tehnologiei .

2. Subiecte aplicabile

Prezentul document se aplică agențiilor, unităților și persoanelor care participă la gestionarea procedurilor administrative în domeniul proprietății intelectuale, care sunt descentralizate și delegate conform Decretului Guvernului nr. 133/2025/ND-CP din 12 iunie 2025 privind reglementarea descentralizării și delegării în domeniul managementului de stat al Ministerului Științei și Tehnologiei.

3. Principii generale de coordonare

a) Să se asigure că soluționarea procedurilor administrative privind proprietatea intelectuală este descentralizată și delegată fără probleme, în conformitate cu reglementările și fără întrerupere.

b) Crearea unui confort maxim pentru cetățeni și întreprinderi atunci când se implementează proceduri administrative privind proprietatea intelectuală la nivel local.

c) Să se asigure că informațiile și datele privind proprietatea intelectuală sunt partajate integral, consecvent, prompt și în siguranță; servind conducerii, statisticilor și operațiunilor, sporind în același timp transparența și responsabilitatea.

d) Consolidarea aplicării tehnologiei informației în schimbul și prelucrarea înregistrărilor și datelor între Oficiul Național al Proprietății Intelectuale și localități, asigurând siguranța și securitatea rețelei.

d) Îmbunătățirea capacității și expertizei profesionale a funcționarilor publici și a angajaților din sectorul public; consolidarea coordonării în managementul statului între nivelurile central și local.

e) Promovarea rolului și capacității autorităților locale, afirmând în același timp rolul Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală ca punct central pentru gestionarea proprietății intelectuale la nivel de stat.

e) Deschis, transparent și prompt.

4. Oficiul pentru Proprietate Intelectuală este responsabil pentru:

a) Notificarea localității cu privire la lista funcționarilor de contact (inclusiv lideri și funcționari publici) ai unităților specializate care participă, în coordonare cu Comitetul Popular Provincial, pentru implementarea procedurilor administrative descentralizate și delegate, conform Decretului nr. 133/2025/ND-CP.

b) Stabilirea unor canale de comunicare între funcționarii de contact ai Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală și funcționarii de contact ai localităților pentru a oferi sprijin prompt în ceea ce privește expertiza, profesionalismul și gestionarea situațiilor care apar.

c) Organizarea de îndrumări și instruiri pentru ofițerii locali de contact (în persoană, online, pe cazuri...) privind expertiza, profesia și gestionarea situațiilor care apar.

d) Furnizarea de informații precise și prompte către agențiile specializate din cadrul Comitetelor Populare din provincii și orașe administrate central pentru soluționarea procedurilor administrative, asigurând respectarea termenului limită de soluționare a procedurilor administrative conform regulamentelor.

5. Agențiile specializate din cadrul Comitetelor Populare ale provinciilor/orașelor sunt responsabile pentru:

a) Organizarea implementării procedurilor administrative descentralizate și delegate în conformitate cu prevederile legale și îndrumările profesionale ale Oficiului Național al Proprietății Intelectuale.

b) Anunța lista funcționarilor de contact (inclusiv lideri și funcționari publici) desemnați să se ocupe de, să participe la primirea și gestionarea procedurilor administrative în domeniul proprietății intelectuale la nivel local.

c) Să participe pe deplin la sesiunile de îndrumare și formare ale Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală, asigurându-se că procedurile administrative sunt derulate fără probleme, fără întreruperi și în conformitate cu reglementările.

d) Să raporteze la timp Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală orice probleme și dificultăți în procesul de primire și procesare a procedurilor administrative.

d) Furnizarea și actualizarea periodică a informațiilor privind stadiul primirii și prelucrării dosarelor și reflectarea asupra problemelor, astfel încât Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală să poată sprijini prompt soluționarea acestora.

e) Pentru situațiile apărute în timpul procesului de implementare care nu au reglementări sau necesită verificarea informațiilor/documentelor originale aflate în gestionarea Oficiului Național al Proprietății Intelectuale, localitatea va transmite o cerere/propunere de coordonare către Oficiul Național al Proprietății Intelectuale pentru coordonare în soluționarea problemei.

g) Responsabil pentru răspunsul în termen de 48 de ore atunci când Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală solicită documente suplimentare și verificarea datelor.

6. Crearea unei baze de date privind înregistrarea proprietății intelectuale pentru a servi la soluționarea procedurilor administrative descentralizate și delegate.

a) Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală:

a1) Crearea unei baze de date comune între Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală și agențiile specializate din cadrul Comitetului Popular provincial (denumită „Bază de date comună”) pentru a servi scopului gestionării procedurilor administrative descentralizate și delegate, inclusiv:

- Date de înregistrare electronică a obiectelor de proprietate intelectuală și date privind organizațiile/reprezentanții proprietății intelectuale, organizațiile/evaluatorii proprietății intelectuale;

- Sincronizarea datelor cu Sistemul de gestionare a cererilor de înregistrare a proprietății intelectuale al Oficiului Național al Proprietății Intelectuale (Sistemul IPAS al OMPI);

a2) Creați un cont pentru a gestiona sarcini profesionale în Sistemul Informatic pentru derularea procedurilor administrative ale Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală la adresa: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn.

- Permite autentificarea certificatelor de protecție a proprietății intelectuale după numărul cererii, numărul certificatului, numele solicitantului sau după informațiile reprezentantului/evaluatorului proprietății intelectuale.

- Asigurarea funcționării fără probleme a canalelor de comunicare; localitățile primesc sprijin rapid și oportun.

a3) Furnizarea informațiilor/documentelor pentru soluționarea procedurilor administrative pentru localități în termen de 48 de ore de la primirea solicitării în Sistemul Informatic de Soluționare a Procedurilor Administrative, în perioada în care baza de date partajată aflată în construcție nu este încă operațională. Informațiile/documentele furnizate și schimbate de Oficiul Național al Proprietății Intelectuale trebuie să fie corecte, complete și să aibă trasabilitate a datelor, asigurând legalitatea.

a4) Asistență tehnică, îndrumări locale privind utilizarea sistemului și autorizare corespunzătoare pentru fiecare grup de proceduri administrative.

a5) Aveți un plan de rezervă pentru erorile tehnice IT.

b) Agenții specializate din cadrul Comitetelor Populare ale provinciilor/orașelor:

- Utilizați contul de căutare atribuit pentru a căuta și utiliza informații SHCN în procesul de gestionare a procedurilor administrative descentralizate și delegate.

- Responsabil pentru utilizarea informațiilor de acces în scopul efectuării procedurilor administrative descentralizate și autorizate și pentru nepartajarea acestora cu părți neautorizate în timpul procesului de exploatare.

- Răspunde la probleme și propune îmbunătățiri ale sistemului de căutare, astfel încât Departamentul să își poată îndeplini funcțiile de suport local.

- Schimb de informații despre VBBH atunci când informațiile nu pot fi căutate în baza de date prin intermediul mijloacelor de comunicare (aplicația de mesagerie Zalo, ...), inclusiv reprezentanții departamentelor/birourilor/unităților responsabile de domeniu după emiterea VBBH.

Comitetul Popular al unei provincii/oraș aflat direct sub conducerea Guvernului Central poate propune extinderea dreptului de a consulta anumite funcții, dacă este nevoie.

- În cazul în care nu se găsesc date sau se suspectează existența unor discrepanțe, localitatea poate contacta direct Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală prin intermediul canalelor informaționale pentru a solicita verificarea (cu codul cererii/înregistrării, numărul certificatului, motivul verificării etc.).

c) Atunci când baza de date comună dintre Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală și Comitetul Popular Provincial nu este încă completă, Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală va stabili canale de comunicare pentru schimbul de informații în timpul procesului de prelucrare a dosarelor, pentru a asigura furnizarea completă și la timp a informațiilor către Comitetul Popular Provincial.

7. În ceea ce privește colectarea taxelor și a impozitelor pentru drepturile de proprietate intelectuală

a) Principii generale

- Colectarea taxelor/comisioanelor trebuie să respecte reglementările (conținut, nivel taxă, autoritate de colectare) prevăzute în Circulara nr. 263/2016/TT-BTC;

- Localitățile colectează taxe în limitele autorității lor pentru a gestiona procedurile administrative (descentralizat);

Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală colectează taxe/comisioane aferente conținutului lucrărilor Oficiului, inclusiv: taxe de publicare și de înregistrare.

b) Agențiile specializate din cadrul Comitetului Popular al provinciei/orașului vor îndeplini:

- Calculați și notificați onorariile/comisioanele corespunzătoare conținutului lucrărilor prestate la nivel local (dacă există);

- Instrucțiuni pentru persoane fizice și juridice privind plata taxelor și impozitelor către Comitetul Popular Provincial și a taxelor de publicare/înregistrare către Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală, conform următoarelor informații:

Destinatar: Oficiul pentru Proprietate Intelectuală

Număr de cont: 1038988888

Bancă: Banca Comercială pe Acțiuni pentru Comerț Exterior din Vietnam ( Vietcombank )

Metodă de plată: Transfer bancar sau scanarea codului QR la linkul: https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

Instrucțiuni pentru înregistrarea conținutului transferului: TTCT [Codul procedurii tranzacției] [Numele solicitantului]

- Trimiteți informații despre solicitant către Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală (prin intermediul Sistemului Informatic de Gestionare a Procedurilor Administrative al Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală, la adresa: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/) pentru a confirma suma taxelor plătite și a căuta chitanța taxei pentru solicitant.

c) Oficiul pentru Proprietate Intelectuală:

- Verificați, comparați și confirmați cuantumul taxelor și impozitelor plătite Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală prin intermediul Sistemului Informatic de Gestionare a Procedurilor Administrative al Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală, la adresa: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/.

- Trimiterea chitanțelor electronice prin e-mail către solicitanți; notificarea sau trimiterea chitanțelor de plată a taxelor către agențiile specializate din cadrul Comitetului Popular provincial (prin intermediul Sistemului Informatic pentru gestionarea procedurilor administrative al Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală).

- Verificați datele cu localitățile periodic sau la cerere pentru a vă asigura că nu există duplicate/colectare incorectă.

8. Furnizarea rezultatelor soluționării procedurii administrative locale

a) În termen de o lună de la data emiterii deciziei de soluționare a procedurilor administrative, agenția specializată din cadrul Comitetului Popular al provinciei/orașului va transmite decizia de soluționare a procedurilor administrative Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală spre publicare și înregistrare conform reglementărilor.

b) Procedurile administrative gestionate de localități sunt legate de alte proceduri desfășurate la Oficiul Național al Proprietății Intelectuale. Rezultatele gestionării procedurilor administrative sunt transmise solicitantului pentru a completa procedurile de la Oficiul Național al Proprietății Intelectuale.

9. Furnizați informații privind stadiul primirii și gestionării procedurilor administrative

- Periodic sau brusc, agențiile specializate din cadrul Comitetelor Populare din provincii/orașe furnizează informații Oficiului Național pentru Proprietatea Intelectuală cu privire la numărul de dosare de procedură administrativă primite și procesate.

- Termenul de furnizare a informațiilor: cel târziu la data de 17 a fiecărei luni;

- Metoda de furnizare a informațiilor: conform formularului din anexa I la regulament.

- Perioada de colectare a statisticilor lunare: de la data de 15 a lunii precedente până la data de 14 a lunii statistice.

10. Organizarea coordonării

Oficiul Național pentru Proprietatea Intelectuală (ONPI) și agențiile specializate din cadrul Comitetelor Populare din provincii și orașe administrate central se vor coordona pentru a rezolva procedurile administrative cu drepturile lor respective și descentralizarea pe baza prezentului Document. În timpul procesului de implementare, dacă apar probleme, unitățile vor raporta prompt ONPI pentru sinteză, cercetare și propunere de soluții.

Vă rugăm să citiți manualul de instrucțiuni aici:

Sursă: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html