Ministerul Justiției anunță că datele din registrul civil vor înlocui documentele pe hârtie în cadrul procedurilor administrative.

Ministrul adjunct al Justiției, Nguyen Thanh Tinh, tocmai a semnat Decizia nr. 3458/QD-BTP privind publicarea datelor de înregistrare civilă și îndrumările privind conectarea, exploatarea și utilizarea datelor de înregistrare civilă pentru a înlocui documentele pe hârtie în soluționarea procedurilor administrative.

Conform Deciziei, datele din Baza de Date Electronică a Stării Civile (ECDB) care sunt eligibile pentru exploatare și utilizare ca înlocuitor pentru documentele pe hârtie în procedurile administrative includ: Certificat de naștere/copie a certificatului de naștere, Extras de naștere; Certificat de căsătorie/copie a extractului de căsătorie, Certificat de stare civilă; Extras de deces/Certificat de deces/copie a extractului de deces. Alte documente de stare civilă: Extras de înregistrare a modificărilor, corecturilor și completărilor la înregistrările stării civile, redeterminarea etniei; Extras de înregistrare a paternității, maternității și filiației; Certificat de înregistrare a adopției; Extras de înregistrare a tutelei, Extras de înregistrare a încetării tutelei, Extras de înregistrare a supravegherii tutelei, Extras de înregistrare a nașterii în Registrul Stării Civile, Extras de adnotare a căsătoriei, Extras de adnotare a divorțului, Extras din alte mențiuni de stare civilă.

Scopul este de a înlocui sau reduce numărul de documente necesare în procedurile administrative prin utilizarea datelor corespunzătoare din baza de date e-Guvernare. Cerințele includ respectarea reglementărilor privind securitatea informațiilor, drepturile de proprietate intelectuală aferente datelor și confidențialitatea; respectarea reglementărilor și ghidurilor tehnice privind schimbul de date și a principiilor și reglementărilor privind gestionarea, conectarea și partajarea datelor digitale între agențiile din cadrul sistemului politic ; și alinierea cu Cadrul de Arhitectură e-Guvernare din Vietnam și cu Cadrul de Arhitectură e-Guvernare al Ministerului Justiției.

Decizia 3458 specifică faptul că câmpurile de informații care trebuie partajate includ: Informații privind înregistrarea nașterii (Numele de familie, prenumele mijlociu, prenumele persoanei care este înregistrată; Data nașterii; Sex, locul nașterii, orașul natal; Etnie; Naționalitate; Cod Numeric Personal (CNP); Numele de familie, prenumele mijlociu, prenumele, CNP al mamei; Numele de familie, prenumele mijlociu, prenumele, CNP al tatălui; Numărul certificatului de naștere, agenția de înregistrare a nașterii; Data înregistrării); Informații privind înregistrarea decesului (Numele de familie, prenumele mijlociu, prenumele; Data nașterii; CNP; Sex; Etnie; Naționalitate; Locul reședinței; Documente de identitate; Locul înregistrării decesului; Data înregistrării); Informații privind înregistrarea căsătoriei (Numele de familie, prenumele mijlociu, prenumele soției; numele de familie, prenumele mijlociu, prenumele soțului; Data nașterii; Etnie, naționalitate, locul reședinței; Documente de identitate; Data încheierii căsătoriei). Persoană; Locul înregistrării căsătoriei); Informații privind eliberarea Certificatului de Stare Civilă (Nume de familie, prenume, prenumele persoanei care primește Certificatul de Stare Civilă; Data nașterii; Codul Numeric Personal; Sex; Etnie; Naționalitate; Locul de reședință; Stare civilă).

Datele de mai sus sunt partajate pentru exploatare și utilizare în conformitate cu nivelul de completitudine al bazei de date, așa cum este stipulat în Clauza 1, Articolul 6 din Rezoluția Guvernului nr. 66.7/2025/NQ-CP din 15 noiembrie 2025 privind reducerea și simplificarea procedurilor administrative bazate pe date.

Conform Deciziei, miniștrii, șefii agențiilor la nivel ministerial și Comitetele Populare din provincii și orașe administrate central sunt responsabili de revizuirea și restructurarea procesului de soluționare a procedurilor administrative în cadrul sferei de gestionare a statului în sectoarele și domeniile lor respective; și a procedurilor administrative aflate sub autoritatea Comitetelor Populare la nivel provincial și comunal, pe baza exploatării datelor din Baza de Date Electronică a Registrului Civil, utilizându-le pentru a înlocui documentele pe hârtie din dosarul de soluționare a procedurilor administrative aflate sub autoritatea lor, așa cum este stipulat în Articolul 7 din Rezoluția nr. 66.7/2025/NQ-CP. Pe baza documentului de conectare al Ministerului Justiției, sistemele informaționale de soluționare a procedurilor administrative la nivel ministerial și provincial vor fi ajustate pentru a asigura o conectivitate adecvată pentru exploatarea datelor registrului civil, conform cerințelor conducerii statului și în conformitate cu legea.

Ministerul Justiției a emis un document privind conectarea, exploatarea și partajarea informațiilor între Baza de Date Electronică de Informații și Sistemul Informatic pentru soluționarea procedurilor administrative la nivel ministerial și provincial, împreună cu o anexă care prezintă câteva aspecte de reținut în timpul implementării.

În Anexă, Ministerul Justiției menționează că datele publicate de Ministerul Justiției pot fi utilizate ca înlocuitor pentru copiile pe hârtie ale Certificatelor de naștere/copiilor certificatelor de naștere, extraselor de naștere; Certificatelor de căsătorie/copiilor extraselor de căsătorie, Certificatelor de stare civilă; Extraselor de deces/copiilor certificatelor de deces/extraselor de deces în procesul de soluționare a procedurilor administrative aflate în gestionarea ministerelor, agențiilor la nivel ministerial și Comitetelor Populare din provincii și orașe.

Alte date incluse în baza electronică de date a Registrului Civil: datele privind modificările, corecturile și completările la înregistrările de stare civilă, redeterminarea etniei; datele privind înregistrarea paternității, maternității și filiației; datele privind înregistrarea adopției; datele privind înregistrarea tutelei, înregistrarea încetării tutelei și înregistrarea supravegherii tutelei pot fi utilizate pentru a înlocui documentele pe hârtie în soluționarea procedurilor administrative ale ministerelor, agențiilor la nivel ministerial și comitetelor populare din provincii și orașe, conform foii de parcurs menționate mai sus.

În cazurile în care baza electronică de date privind înregistrarea civilă nu conține informații, dar cetățeanul deține încă documentele originale de înregistrare civilă sau în cazul în care informațiile din baza electronică de date sunt incompatibile cu documentele de înregistrare civilă furnizate de cetățean, agenția receptoare va îndruma cetățeanul să contacteze Comitetul Popular al comunei în care a fost înregistrată anterior înregistrarea civilă sau Comitetul Popular al comunei în care domiciliază cetățeanul pentru actualizarea/corectarea informațiilor din baza electronică de date în conformitate cu legea privind înregistrarea civilă.

Înainte de a continua conectarea și partajarea datelor, ministerele, agențiile la nivel ministerial și comitetele populare din provincii și orașe sunt rugate să facă schimb de informații și să convină în scris cu Ministerul Justiției cu privire la domeniul de aplicare, forma și structura conexiunii datelor, responsabilitățile părților în asigurarea securității informațiilor și protejarea vieții private, a secretelor personale și a secretelor de familie, așa cum este stipulat în articolul 10, clauza 4, din Decretul guvernamental nr. 87/2020/ND-CP din 28 iulie 2020 privind baza de date electronică de stare civilă, înregistrarea civilă online și să efectueze teste înainte de conectarea oficială a sistemelor.

Sursă: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270