Schimbarea noii adrese: Ce trebuie să facă afacerile pentru a evita greșelile și a se abate de la regulă

Începând cu 1 iulie, conversia limitelor administrative la două niveluri implică un volum mare de muncă, necesitând o pregătire atentă din partea întreprinderilor pentru a evita riscurile și perturbările sistemului în timpul funcționării.

Schimbarea adreselor administrative va avea un impact major asupra operațiunilor agențiilor, organizațiilor și companiilor - Fotografie ilustrativă: HP

Începând cu 1 iulie, conversia de la limite administrative pe 3 niveluri la cele pe 2 niveluri va genera o cantitate imensă de muncă pentru toate părțile relevante, de la agențiile de management de stat, autoritățile locale până la întreprinderi, în special pentru sistemele și serviciile tehnice care utilizează hărți și adrese.

Acest proces necesită o pregătire atentă pentru a evita riscurile, erorile și perturbările operaționale.

Identificați 6 provocări

Potrivit domnului On Nhu Binh, cofondator și CEO al companiei pe acțiuni EMDDI (o platformă de transport pentru companii precum Xanh SM, Taxi Group, Lado etc.), schimbarea adreselor administrative va crea un impact semnificativ asupra operațiunilor multor afaceri.

În special, industrii precum comerțul electronic, transporturile (inclusiv taxiurile, serviciile de ride-hailing, livrările, logistica) și imobiliarele vor fi puternic afectate.

Între timp, afacerile din alte industrii, în special cele care utilizează software de management la nivel de secție/comună, vor avea nevoie de mai mult timp pentru a implementa sincron aceste schimbări.

Dl. Binh prezice că, în timpul procesului de transformare, organizațiile se vor confrunta cu șase grupuri majore de provocări.

În primul rând, volumul de muncă este mare și există riscul unor erori și penalizări. Este important să se facă distincția între „utilizarea adreselor în operațiunile zilnice” și „solicitarea conversiei și stocării adreselor în funcție de noile unități administrative”.

Fără un plan specific și anticiparea situațiilor emergente, organizațiile sunt predispuse la perturbări ale sistemului, erori și posibile sancțiuni conform reglementărilor.

În al doilea rând, riscul utilizării API-urilor de hărți de la terți. În prezent, mulți furnizori de API-uri de hărți nu și-au confirmat încă capacitatea de a oferi suport complet pentru adrese administrative noi. Unii au deschis proiecte pilot, dar acuratețea acestora nu a fost confirmată.

Prin urmare, aplicațiile care utilizează API-uri de hărți terțe trebuie să anticipeze riscurile dacă adresa este incorectă.

În al treilea rând, utilizatorilor le este dificil să identifice adresele echivalente între cele vechi și cele noi. Conversia poate cauza confuzie. De exemplu, dl Binh a dat un exemplu: în trecut, era ușor să distingi „5 Quang Trung (Hoan Kiem)” de „5 Quang Trung (Ha Dong)”, dar în sistemul de adrese pe 2 niveluri, lipsa informațiilor despre district poate cauza cu ușurință confuzie în comunicare, livrare și călătorii.

În al patrulea rând, standardizați datele de adresă. Conversia este eficientă numai atunci când datele de intrare sunt standardizate. Dacă adresele sunt introduse la întâmplare, nu într-un format standard sau sunt scrise de mână în mod inconsistent, procesul de procesare și conversie devine complicat și costisitor.

În al cincilea rând, cerința ca facturile să fie emise la noua adresă. Reglementările actuale impun ca facturile să fie emise la noua adresă administrativă. Între timp, este posibil ca unele sisteme de operare să utilizeze în continuare vechea adresă. Prin urmare, companiile trebuie să revizuiască, să actualizeze informațiile și să colaboreze cu autoritățile fiscale pentru instrucțiuni specifice, menite să evite erorile în declarații și emiterea facturilor.

În al șaselea rând, costurile ascunse în timpul tranziției. De la actualizarea sistemelor software, ajustarea API-urilor, modificarea semnalizării, retipărirea facturilor, contractelor... toate apar costuri. Aceste costuri pot fi semnificative, în special pentru companiile cu operațiuni mari sau cu multe puncte de contact cu datele.

Stocarea adreselor vechi și noi în paralel

Pentru a minimiza costurile generate de riscurile menționate mai sus, dl. Binh sugerează câteva soluții la care organizațiile se pot referi. În primul rând, este necesar să se planifice conversia datelor într-un mod controlat, inclusiv etapele de verificare, comparare și testare înainte de implementarea oficială.

Stocarea simultană inițială a adreselor vechi și noi este, de asemenea, o modalitate de a asigura operațiuni neîntrerupte. În plus, sistemele ar trebui să suporte afișarea ambelor formate de adresă sau cel puțin să ofere utilizatorilor opțiunea de a cunoaște noua adresă corespunzătoare.

Acest lucru va ajuta utilizatorii să se obișnuiască treptat cu noua adresă și va limita confuziile. În special, actualizarea facturilor la noua adresă necesită o coordonare strânsă cu autoritățile fiscale pentru a asigura respectarea reglementărilor și a evita riscurile juridice.

În cele din urmă, dl Binh a declarat că, în prezent, dacă Guvernul poate promova standardizarea și implementarea sincronă a codului poștal pentru adresele administrative pe 2 niveluri, aceasta va fi o soluție fundamentală optimă.

Acest lucru nu numai că ajută la sincronizarea sistemelor dintre părți (hărți, transport, administrație și comerț), dar economisește și o mulțime de resurse în viitor, dacă vor exista alte modificări.

HONG PHUC

Sursă: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm