Contabilii, resursele umane și angajații trebuie să știe

Rezumatul unor reglementări importante și răspunsuri privind închiderea registrelor de asigurări sociale în 2023, la care contabilii, resursele umane și angajații trebuie să fie atenți.

Responsabilitatea închiderii cărților de asigurări sociale pentru angajați

Conform articolului 48 din Codul Muncii din 2019, la încetarea unui contract de muncă, întreprinderea și angajatul au următoarele responsabilități, respectiv:

În termen de 14 zile lucrătoare de la data încetării contractului de muncă, ambele părți sunt responsabile pentru achitarea integrală a tuturor sumelor aferente drepturilor fiecăreia, cu excepția următoarelor cazuri care pot fi prelungite, dar nu mai mult de 30 de zile:

+ Întreprinderile non-individuale își încetează activitatea;

+ Întreprinderile își schimbă structura, tehnologia sau din motive economice ;

+ Divizare, separare, consolidare, fuziune; vânzare, leasing, conversie a formei de activitate; transferul proprietății și al dreptului de utilizare a activelor întreprinderilor și cooperativelor;

+ Din cauza dezastrelor naturale, incendiilor, atacurilor inamice sau epidemiilor periculoase.

Salariile, asigurările sociale, asigurările de sănătate , asigurările de șomaj, indemnizațiile de concediere și alte beneficii ale angajaților, conform contractelor colective de muncă și contractelor de muncă, au prioritate la plată în cazul desființării, dizolvării sau falimentului întreprinderii sau cooperativei.

- Întreprinderile au următoarele responsabilități:

+ Finalizarea procedurii de confirmare a perioadei de plată a asigurărilor sociale și a asigurărilor de șomaj și returnarea acesteia împreună cu documentele originale ale angajatului, dacă întreprinderea le-a păstrat;

+ Furnizați copii ale documentelor legate de procesul de lucru al angajatului, la cererea acestuia. Costul copierii și trimiterii documentelor este suportat de întreprindere.

Astfel: În baza prevederilor de mai sus, la încetarea unui contract de muncă, întreprinderea este responsabilă pentru confirmarea momentului plății asigurărilor sociale și a asigurărilor de șomaj (sau în practică se numește închiderea carnetului de asigurări sociale) pentru angajat.

Prin urmare, contabilii și personalul de resurse umane din întreprinderi trebuie să acorde atenție acestei reglementări pentru a efectua lucrările necesare pentru închiderea carnetului de asigurări sociale pentru angajații care își reziliază contractele de muncă.

Pot angajații să își închidă singuri carnetele de asigurări sociale?

În conformitate cu articolul 48 din Codul Muncii din 2019, întreprinderile sunt responsabile pentru finalizarea procedurilor de confirmare a perioadei de plată a asigurărilor sociale și a asigurărilor de șomaj și pentru returnarea acestora împreună cu copiile originale ale altor documente, dacă întreprinderea le-a păstrat de la angajat.

În plus, articolul 21, clauza 5, din Legea privind asigurările sociale din 2014 prevede, de asemenea, că întreprinderile sunt responsabile pentru coordonarea cu agenția de asigurări sociale pentru a returna carnetul de asigurări sociale angajaților, pentru a confirma perioada de plată a asigurărilor sociale atunci când angajații își reziliază contractele de muncă sau își părăsesc locul de muncă, în conformitate cu prevederile legii.

Astfel, se poate observa că închiderea carnetului de asigurări sociale este responsabilitatea întreprinderii și se realizează cu coordonarea agenției de asigurări sociale.

Prin urmare, angajații nu își pot închide carnetele de asigurări sociale la agenția de asigurări sociale după ce își părăsesc locul de muncă, indiferent dacă demisionează legal sau brusc, ci trebuie să se întoarcă la vechea companie pentru a le solicita finalizarea procedurilor de închidere a carnetelor de asigurări sociale.

Sancțiuni pentru firmele care nu închid carnetele de asigurări sociale pentru angajați

În conformitate cu articolul 12 din Decretul 12/2022/ND-CP, întreprinderile care nu finalizează procedurile de confirmare a perioadei de plată a asigurărilor sociale și a asigurărilor de șomaj pentru angajați după încetarea contractului de muncă, conform prevederilor legii, vor fi sancționate după cum urmează:

- De la 2 milioane VND la 4 milioane VND pentru încălcări care implică între 1 și 10 lucrători;

- De la 4 milioane VND la 10 milioane VND pentru încălcări care implică între 11 și 50 de lucrători;

- De la 10 milioane VND la 20 milioane VND pentru încălcări care implică între 51 și 100 de lucrători;

- De la 20 de milioane de VND la 30 de milioane de VND pentru încălcări care implică între 101 și 300 de lucrători;

- De la 30 de milioane de VND la 40 de milioane de VND pentru încălcări care implică 301 sau mai mulți angajați.

În plus, întreprinderile sunt obligate să finalizeze proceduri pentru a confirma momentul plății asigurărilor sociale și a asigurărilor de șomaj pentru angajați, conform reglementărilor.

Ce ar trebui să facă angajații atunci când firma nu închide carnetul de asigurări sociale?

În conformitate cu articolul 18 din Legea privind asigurările sociale din 2014, angajații au dreptul de a solicita agențiilor, organizațiilor și persoanelor competente să revizuiască deciziile și acțiunile agențiilor, organizațiilor și persoanelor atunci când există motive să creadă că astfel de decizii și acțiuni încalcă legea privind asigurările sociale și le aduc atingere drepturilor și intereselor legitime.

Prin urmare, în cazul în care angajatul a reziliat contractul de muncă, dar întreprinderea nu închide carnetul de asigurări sociale conform reglementărilor, angajatul trebuie mai întâi să contacteze întreprinderea și să solicite întreprinderii închiderea carnetului de asigurări sociale pentru el/ea.

Dacă întreprinderea tot nu închide carnetul de asigurări sociale conform reglementărilor, angajatul poate depune o plângere la Inspectorul Șef al Departamentului Muncii, Invalizilor de Război și Afacerilor Sociale din locul în care se află sediul întreprinderii, în vederea soluționării conform autorității.

Proceduri pentru închiderea cărților de asigurări sociale în 2023

Conform Deciziei 595/QD-BHXH din 2017, angajatorii vor închide carnetele de asigurări sociale în următoarea ordine:

Pasul 1: Raportați reducerea forței de muncă

Înainte de efectuarea procedurii de închidere a asigurărilor sociale, angajatorul trebuie să efectueze procedura de notificare a reducerii forței de muncă.

- Conform articolului 23 din Decizia 595/QD-BHXH, dosarul pentru raportarea reducerii forței de muncă include:

+ Declarație pentru ajustarea informațiilor privind asigurările sociale și asigurările de sănătate (Formularul TK1-TS)

+ Formular de declarație pentru unitate pentru ajustarea informațiilor privind asigurările sociale și asigurările de sănătate (Formularul TK3-TS);

+ Lista angajaților care participă la asigurări sociale, asigurări de sănătate, asigurări de accidente, asigurări pentru accidente profesionale și boli profesionale (Formularul D02-TS);

+ Listă de informații (Formularul D01-TS);

+ Card de asigurare medicală valabil al angajatului (01 copie/persoană);

Angajatorul transmite dosarul de notificare a reducerii forței de muncă direct casei de asigurări sociale la care angajatorul este participant sau prin poștă .

- După ce ați raportat cu succes o reducere a asigurărilor sociale, puteți continua închiderea carnetului de asigurări sociale.

Pasul 2: Închiderea carnetului de asigurări sociale

- Conform articolului 23 din Decizia 595/QD-BHXH, documentele pentru procedurile de închidere a carnetului de asigurări includ:

+ Declarație a unității participante, ajustarea informațiilor privind asigurările sociale și asigurările de sănătate (Formularul TK3-TS);

+ Lista angajaților care participă la asigurări sociale, asigurări de sănătate, asigurări de șomaj, asigurări pentru accidente de muncă și boli profesionale (Formularul D02-TS).

+ Listă de informații (Formularul D01-TS).

+ Carnet de asigurări sociale

+ Broșuri de asigurări sociale.

+ Decizie de reziliere a contractului de muncă (sau alte documente legate de rezilierea contractului de muncă).

+ Card de asigurare medicală valabil al angajatului (01 copie/persoană);

Angajatorul depune cererea de închidere a carnetului de asigurări sociale la casa de asigurări sociale la care este participant sau o depune prin poștă.

Ora de închidere a cărții de asigurări sociale

Conform prevederilor articolului 48, alineatul 1, din Codul Muncii din 2019, în termen de 14 zile lucrătoare de la data încetării contractului de muncă, cele două părți sunt responsabile pentru achitarea integrală a tuturor sumelor aferente drepturilor fiecăreia, cu excepția următoarelor cazuri, care pot fi prelungite, dar nu mai mult de 30 de zile:

Angajatorul nu este o persoană care își încetează activitatea;

- Angajatorul își modifică structura, tehnologia sau din motive economice;

- Divizare, separare, consolidare, fuziune; vânzare, închiriere, transformare a formei de activitate; transferul dreptului de proprietate și al dreptului de utilizare a activelor întreprinderilor și cooperativelor;

- Din cauza dezastrelor naturale, incendiilor, atacurilor inamice sau epidemiilor periculoase.

Astfel, conform reglementărilor, termenul de închidere a carnetului de asigurări sociale nu va depăși 14 zile, iar în cazuri speciale, conform articolului 48 alineatul 1 din Codul Muncii din 2019, termenul maxim de închidere a carnetului de asigurări sociale nu va depăși 30 de zile.

Sursă: https://baoquocte.vn/chot-so-bhxh-2023-ke-toan-nhan-su-va-nguoi-lao-dong-can-biet-241767.html