Джиа Лай усиливает управление документооборотом и архивной работой в процессе реструктуризации аппарата.

Председатель провинциального народного комитета предлагает руководителям учреждений, организаций, председателям народных комитетов районов, поселков, городов и председателям народных комитетов коммун, округов и поселков взять на себя ответственность в качестве руководителей за руководство и организацию выполнения документационной и архивной работы учреждений и подразделений; Обеспечить сохранность документов и баз данных документов, находящихся в ведении уполномоченного органа в соответствии с положениями закона, в процессе организации и размещения аппарата до момента передачи документов и баз данных документов в соответствии с правилами.

Заместитель директора, отвечающий за Центр исторических архивов провинции, просмотрел досье должностных лиц, которые побывали в B и еще не идентифицировали информацию. **Фото: ЛН**

Продолжать пропагандировать, распространять и тщательно изучать документы Центрального и провинциального уровней по документообороту и архивному делу с целью повышения осведомленности и чувства ответственности учреждений, организаций, кадров, государственных служащих и государственных служащих за документооборот и архивное дело в новых условиях. Все документы и базы данных документов, сформированные в процессе деятельности учреждений и организаций, должны управляться централизованно, единообразно и безопасно по каждому архиву; Документы и базы данных любого агентства или организации должны быть перечислены и собраны по каждому архиву этого агентства или организации.

Давать указания учреждениям и подразделениям, находящимся в их подчинении, по организации статистики всех существующих документов и баз данных документов; Заблаговременно разработать план по организации складов и необходимого оборудования для сбора и безопасного хранения документов, находящихся в ведении управления, организовать силы на местах для безопасной защиты документов до момента их передачи компетентным органам и организациям управления после реструктуризации аппарата. Организовать силы и согласовать с руководителями учреждений, организаций и подразделений мероприятия по обеспечению безопасности и предупреждению пожаров и взрывов в помещениях и на складах временного хранения документов и баз данных.

Срочно представьте заполненное и отредактированное досье для постоянного хранения в Провинциальный исторический архивный центр в соответствии с положениями закона. Строго соблюдать правовые нормы по управлению и использованию печатей и сертификатов цифровой подписи для государственных услуг; Обеспечивать защиту государственной тайны и сохранность сведений, документов и данных при выполнении статистических заданий, их комплектацию, передачу, хранение и использование при реорганизации аппарата. Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов и баз данных документов; Не допускайте порчи и утраты документов, баз данных документов, а тем более разглашения сведений, составляющих государственную тайну, при организации работы аппарата...

Председатель провинциального народного комитета поручил Министерству внутренних дел разработать План по реализации Директивы № 03; Координировать действия с Министерством финансов, агентствами, организациями и местными органами власти для проверки и использования свободных помещений штаб-квартиры с целью организации хранения, обеспечивая безопасность и эффективность на протяжении всего процесса организационного урегулирования. Предложить планы по организации складов, складского оборудования и людских ресурсов для получения документов и баз данных документов от учреждений, организаций и населенных пунктов, подлежащих организации, для обеспечения безопасности и целостности.

Руководство Провинциальным историческим архивным центром: Принять упреждающие меры по сбору постоянно хранящихся записей, которые были полностью отредактированы в учреждениях и организациях, являющихся источниками представления материалов в Провинциальный исторический архивный центр. Статистика всех документов и баз данных документов, хранящихся в областном историческом архивном центре; Продолжать обеспечивать сохранность, целостность и удобство использования документов и баз данных документов в Провинциальном историческом архивном центре до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы компетентным учреждениям и организациям после реорганизации организационной структуры...

Департамент науки и технологий определяет область действия, разграничивает документы и базы данных документов для обеспечения безопасности документов и данных в Системе управления и эксплуатации документов по каждой учетной записи агентства, организации и отдельного лица; В котором на основании перечня незавершенных работ подразделений и лиц определяют объем данных и составляют перечень счетов организаций и лиц с незавершенными работами; Подготовьте план передачи по указанию. Статистика и отчеты для провинциального народного комитета и Министерства внутренних дел по системе кодов идентификации документов, кодов файлов и условных обозначений документов, которые в настоящее время используются в Системе в качестве основы для установления кодов идентификации документов, кодов файлов и условных обозначений документов агентств и организаций после реорганизации организации с целью их унификации, синхронизации и исключения дублирования...

Полиция провинции инструктирует учреждения, подразделения и населенные пункты по составлению, упаковке, обеспечению безопасности и передаче конфиденциальных документов в соответствии с правилами; оперативно реагировать при обнаружении преднамеренного присвоения, уничтожения или утраты документов в процессе передачи; Руководить управлением, выдачей и передачей печатей учреждений и организаций, подлежащих реорганизации аппарата по завершении деятельности, а также уведомлять и передавать просроченные печати в Центр губернских исторических архивов для хранения и проведения исторических исследований в соответствии с правилами.

На основе оценок Министерства внутренних дел и связанных с ним подразделений Министерство финансов, исходя из возможностей провинциального бюджета, рассматривает, синтезирует, консультирует Провинциальный народный комитет для рассмотрения и представления компетентным органам для распределения средств в соответствии с текущей децентрализацией государственного бюджета в целях реализации задачи безопасного и бесперебойного хранения документов и архивов до, во время и после организационного урегулирования. Руководить и координировать работу с Министерством внутренних дел и местными органами власти при рассмотрении и организации временных штаб-квартир и помещений, которые будут служить местами безопасного хранения документов перед передачей их компетентным учреждениям, организациям и подразделениям для управления после реструктуризации аппарата.