Усиление управления документооборотом и архивным делом в целях организации и упорядочения политической системы города.

Это неотложная и важная задача, имеющая большое значение для сохранения и поддержания в рабочем состоянии административных документов - ценных документов учреждений и организаций; В то же время это обеспечивает преемственность и своевременное обслуживание для управления, руководства и эксплуатации в переходный период. План составлен с целью четкого определения содержания работы, дорожной карты, сроков выполнения и конкретных обязанностей каждого агентства и подразделения. Соответственно, строгое выполнение Служебного депеши № 414/BNV-VTLTNN от 19 марта 2025 года Министерства внутренних дел и Директивы № 06/CT-UBND от 2 апреля 2025 года Председателя городского народного комитета является обязательным требованием, создающим основу для эффективного и научного управления государственными документами.

Городской народный комитет просит департаменты, отделения, секторы, районные и коммунальные народные комитеты, а также соответствующие учреждения, организации и профсоюзы усилить пропаганду, распространение и разъяснение содержания Директивы 06/CT-UBND кадровым работникам, государственным служащим и государственным служащим. Тем самым повышая осведомленность и чувство ответственности в работе с документами и архивами, особенно в контексте многочисленных изменений в организации и персонале.

Одним из ключевых положений Плана является требование увязать содержание работы с функциями, задачами и обязанностями каждого агентства, подразделения и отдельного лица, которому поручено руководство и тесное взаимодействие с соответствующими подразделениями для эффективной реализации. Каждый шаг дорожной карты должен иметь определенное время завершения, чтобы избежать дублирования или пропуска задач. Базы данных, записи и административные документы должны быть проверены, классифицированы, полностью задокументированы и переданы в соответствии с правилами, особенно в случае с учреждениями и подразделениями, которые объединяются, консолидируются или ликвидируются. Документы, имеющие историческую ценность, должны быть незамедлительно переданы в Городской исторический архив в соответствии с законом.

В процессе реорганизации аппарата хранение документов является не только административно-технической, но и стратегической необходимостью, призванной обеспечить преемственность в управлении государством и не прерывать работу политической системы. Вся система документов, записей, электронных данных... должна быть тщательно продумана, конфиденциальна и абсолютно безопасна.

В плане также подчеркивается необходимость регулярной координации между агентствами и подразделениями; Эффективное применение информационных технологий в документообороте и архивном деле, повышение качества электронного документооборота в цифровой среде.

Соответственно, учреждения и организации проводят проверку всех неотредактированных документов, в первую очередь исключая документы, которые не требуют длительного хранения, такие как книги, газеты, журналы, черновики, справочные материалы и т. д. Одновременно они составляют статистику и каталогизируют файлы с незавершенными работами, систематизируют и упаковывают документы по группам: завершенные и незавершенные; При этом неполные записи должны собираться отдельно и четко фиксироваться.

В отношении оцифрованных бумажных документов подразделения отвечают за резервное копирование данных на устройства хранения, их опечатывание и передачу вместе с электронной базой данных. Необходимо организовать подходящее складское помещение для безопасного хранения документов, гарантируя, что они не будут утеряны или повреждены.

После завершения организационной работы Департамент внутренних дел порекомендует Городскому народному комитету разработать и представить проект по работе с оставшимися документами, а также проведет координацию с соответствующими ведомствами для эффективной организации управления, хранения и использования документов после завершения работы.

Источник: https://haiphong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tang-cuong-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-phuc-vu-sap-xep-to-chuc-bo-may-he-thong-chinh-tri-tr-748626