Digital signatur: ”nyckeln” till säkra och snabba elektroniska transaktioner

Digital signatur är en lösning för att autentisera och signera elektroniska dokument med hjälp av kryptering, vilket gör att undertecknaren kan identifieras, vilket säkerställer dataintegritet och oavvislighet efter signering. I Vietnam har digital signatur blivit ett viktigt verktyg för företag och privatpersoner i elektroniska transaktioner: skattedeklaration, elektronisk fakturautfärdande, kontraktsundertecknande, sändning av administrativa dokument, banktransaktioner etc. Denna artikel presenterar tydligt konceptet, typer av digital signatur, praktiska användningsområden, registreringsmetoder, kostnader, säkerhetsanvisningar och rekommendationer för företag och privatpersoner.

Vad är en digital signatur och vilket juridiskt värde har den?

En digital signatur är ett elektroniskt värde som är kopplat till elektroniska data (text, filer, fakturor etc.), skapat med hjälp av en krypteringsalgoritm med offentlig nyckel (PKI). När ett dokument signeras digitalt skapar systemet ett nyckelpar (offentlig nyckel och privat nyckel). Den privata nyckeln hålls hemlig av undertecknaren för att skapa signaturen; den offentliga nyckeln används för att verifiera signaturen och autentisera dokumentets ursprung och integritet.

Juridiskt sett har digitala signaturer samma autentiseringsvärde som handskrivna signaturer och sigill i många typer av elektroniska transaktioner enligt gällande bestämmelser: signering av dokument, kontrakt, elektroniska register; är obligatoriska/accepterade metoder i många skatteförfaranden, tull, deklarationer, elektroniska fakturor och offentliga onlinetjänster. Därför hjälper digitala signaturer transaktionsparter att ha en grund för att bevisa ursprunget och undvika tvister om signaturer.

Vanliga typer av digitala signaturer

Digital signatur kopplad till enhet (token/USB): privat nyckel lagrad på USB-tokenenheten; vid signering måste token anslutas till enheten och PIN-koden anges.

SIM PKI digital signatur (digital signatur på telefonens SIM-kort): privat nyckel lagrad på mobilabonnentens SIM-kort; bekväm för signering på telefonen.

Digital signatur i molnet / elektronisk digital signatur (e-signatur på molnplattform): den privata nyckeln förvaras av leverantören i en säker miljö (HSM). Användaren signerar med flerfaktorsautentisering (lösenord + OTP/biometrisk). Denna form blir alltmer populär på grund av dess bekvämlighet och stöder snabb signering på webben/mobilen.

Specialiserade/tredjeparts digitala signaturer: tillhandahålls av leverantörer av certifieringstjänster för digitala signaturer med hanterings- och integrationstjänster för företag.

Praktiska tillämpningar – var kan digitala signaturer hjälpa dig?

Deklarera skatter, skicka in elektroniska deklarationer, söka efter och signera deklarationer hos skattemyndigheterna.

Utfärda och signera elektroniska fakturor (obligatoriskt för många företag).

Skriv under elektroniska kontrakt, administrativa dokument, rapporter, arbetsavtal, försäljningsavtal.

Transaktioner med statliga myndigheter (onlinetjänster), företagsregistrering, inlämning av anbudshandlingar, tullförfaranden.

Elektroniska banktransaktioner: transaktionsautentisering, godkännande av stora transaktioner, elektronisk dokumentsignering.

Intern bolagsstyrning: signering och godkännande av rutiner, godkännande av utgifter, redovisningsdokument, lagring av juridiskt giltiga elektroniska dokument.

Enastående fördelar med digital signatur

Spara tid: signera - byt - godkänn direkt på den elektroniska plattformen, inget behov av att skriva ut eller leverera.

Kostnadsbesparingar: minska kostnader för utskrift, lagring, transport och hantering av pappersdokument.

Snabba upp transaktioner, e-handel: utöka fjärrsigneringsmöjligheter, förenkla gränsöverskridande transaktioner.

Säkerhet och laglighet: säkerställer dataintegritet, autentiserar undertecknare; digitalt signerade dokument kan fungera som vittnen i tvister.

Miljövänlig: minska pappersförbrukningen, spara resurser.

Automatisk integration: enkel att länka till ERP, CRM, bokföringsprogram och elektroniska fakturasystem.

Hur man registrerar, utfärdar och använder digitala signaturer (översikt)

Välj en ansedd leverantör av certifieringstjänster för digitala signaturer. I Vietnam finns det många kommersiella leverantörer som tillhandahåller digitala signaturer för företag och privatpersoner (tokentjänster, SIM PKI, molnsignatur). Välj efter dina behov: signering på dator (USB-token), signering på telefon (SIM PKI) eller signering på flera plattformar (moln).

Förbered dokument: juridiska dokument (för företag) eller ID-kort/CCCD/pass (för privatpersoner), ombudsinformation, fullmaktsbrev (om det behövs).

Skicka in ansökan, verifiera identitet: direkt vid utfärdandepunkten eller via den elektroniska KYC-processen om leverantören stöder detta.

Ta emot enhet eller aktivera molntjänst: ta emot USB-token eller aktivera SIM/app, ta emot nyckel och användarmanual; konfigurera PIN/OTP.

Installera programvara/drivrutin: installera tokendrivrutin och signeringsprogramvara eller logga in på molnsignaturportalen för att signera dokument.

Signering och lagring: signera dokument med önskad metod; lagra digitala signaturer och/eller certifieringsfiler i ett elektroniskt lagringssystem för att säkerställa återhämtning.

Referenskostnad

Företag: betalar vanligtvis en initialiseringsavgift + årlig prenumerationsavgift; paketet kan inkludera USB-token eller SIM PKI eller molnsignatur. Priset beror på leverantör, antal certifikat som behövs och ytterligare tjänster (integration, support).

Privat: billigare abonnemang tillgängliga; om PKI SIM används kan det läggas till mobilräkningen; molnsignaturabonnemang tillgängliga per användare.

(Faktiska kostnader varierar beroende på leverantör och tjänstekonfiguration; företag bör jämföra flera leverantörer innan de registrerar sig.)

Risker, begränsningar och säkerhetsåtgärder

Förlorad/Förlorad privat nyckel: Om USB-token förloras eller SIM-kortet kapas, lås certifikatet omedelbart för att undvika missbruk. Förvara alltid din PIN-kod och OTP-kod säkert och dela inte din privata nyckel.

Lagligheten beror på efterlevnad: för att ett digitalt signerat dokument ska vara juridiskt erkänt måste utfärdande-, autentiserings- och certifieringsprocessen följa gällande standarder och regler.

Kompatibilitetsinformation: vissa administrativa system och banksystem har sina egna tekniska krav (signaturformat, certifikattid, PKI-standard). Kontrollera kompatibiliteten med den programvara/det system du använder innan du köper.

Underhåll och säkerhetskopiering: för molnsignaturer, fråga leverantören om säkerhetskopieringsplaner, HSM-säkerhet och SLA; för USB-tokens, behåll flera giltiga kopior av utfärdandeposter (säkerhetskopiera inte privata nycklar till en osäker plats).

Personalutbildning: signeringsfel (att signera fel dokument) kan orsaka skada; vägledning om signerings-, arkiverings- och kontrollförfaranden behövs.

Rekommendationer för företag och privatpersoner

Företag: bedöm signeringsbehov (antal signaturer/dag, signering på mobila eller stationära enheter, systemintegration), välj lämplig signaturtyp (token om hög säkerhet behövs; moln om bekvämlighet och API-integration behövs). Jämför minst tre leverantörer gällande säkerhet, integrationsmöjligheter, eftermarknadsservice och pris. Konfigurera interna processer (vem signerar, lagrar, verifierar).

Personligt: Om du ofta skriver under kontrakt, deklarerar skatter eller gör banktransaktioner bör du ha en digital signatur (PKI SIM eller molnkort) för enkelhetens skull. Förvara din PIN/OTP säkert och uppdatera ditt lösenord regelbundet.

Båda: innan du skriver under ett större kontrakt, dubbelkolla de uppgifter som ska signeras; förvara originalet med den digitala signaturen på ett säkert ställe; lås certifikatet omedelbart om det misstänks vara komprometterat.

Juridik och efterlevnad: vid tveksamhet om den rättsliga giltigheten i ett specifikt fall (tvist, särskild transaktion), rådfråga en juridisk expert för att säkerställa att den digitala signaturen och processen du använder uppfyller kraven för bevis i domstol eller behörig myndighet.

Sluta

Digital signatur är ett viktigt verktyg i digital transformation och hjälper till att optimera processer, minska kostnader och öka säkerheten för elektroniska transaktioner. Med utvecklingen av molnsignaturer och SIM PKI har tillämpningen av digital signatur blivit alltmer bekväm och lämplig för både små och medelstora företag och enskilda användare. För att maximera fördelarna och minimera riskerna är det dock nödvändigt att välja en ansedd leverantör, följa utfärdande-/certifieringsprocessen och implementera strikt intern hantering.

Källa: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html