Digital notarisering: Varför tvekar folk fortfarande?

Från och med den 1 juli 2025 trädde notarielagen 2024 (ändrad) och dekret 104/2025/ND-CP, som i detalj innehåller ett antal artiklar och åtgärder för att genomföra notarielagen, officiellt i kraft, vilket möjliggör direkt och elektronisk notariebekräftelse online.

Men för många är elektronisk notarisering fortfarande något konstigt och ... opålitligt.

Vanan med "ny signatur, riktigt papper"

Herr Dao Duy An, generalsekreterare för Vietnams notarieförening, betonade att med tanke på att cirka 8 miljoner notariebekräftade handlingar varje år helt konverteras till elektronisk lagring under en lagringsperiod på 30 år, är det möjligt att bespara samhället hundratals miljarder VND i kostnader för lagring och behandling av dokument.

Folk utför notariebekräftelse på Phung Quan Notary Office, Yen Hoa Ward, Hanoi . Foto: HH

För att inte tala om att elektronisk lagring inte bara är kostnadseffektivt utan också ett verktyg för datasökning, analys, statistik och riskvarningar, som svar på statliga förvaltningsaktiviteter. Enligt reportern för tidningen Hanoi Moi är dock formen av färsk underskrift och riktiga papper fortfarande mycket populär på många notariekontor i Hanoi. Folk förstår fortfarande inte och är inte redo för formen av elektronisk notarisering, särskilt notarisering av fastighetstransaktioner.

På Phung Quans notariekontor i Yen Hoa-distriktet i Hanoi sa revisorn Nguyen Thi Hong: ”Jag har hört talas om digital notariebekräftelse, men jag föredrar fortfarande att underteckna dokument personligen. Att ha en notariebekräftad kopia med en röd sigill känns fortfarande mycket säkrare.”

Med samma inställning delade Le Van Binh i Ha Dong-distriktet: ”En fastighetstransaktion är värd miljarder dong. Om det finns en teknisk risk eller tvist är mekanismen för att fastställa fel och ta ansvar fortfarande oklar vid elektronisk notarisering. Jag är rädd för att bli förfalskad eller förlora data. På internet kan allt hackas, så att göra mina tillgångar online är mycket riskabelt. Det är därför jag inte är villig att förändras.”

Enligt statistik från avdelningen för rättslig hjälp ( justitieministeriet ) står antalet notariebekräftade handlingar som genomförs via digitala plattformar för mindre än 5 % av det totala antalet transaktioner i hela landet. Även om det tekniska infrastruktursystemet i stort sett är färdigställt är de flesta människor och många notarieorganisationer fortfarande inte riktigt redo.

Behöver en mekanism för att säkerställa rättssäkerhet och digitalt förtroende för människor

Enligt advokaten Le Quang Vung är elektronisk notarisering inte bara en övergång från papper till online-miljön, utan en förändring i sättet att säkerställa rättssäkerhet. Förtroende är grunden för varje transaktion. När människor inte tror att digitala signaturer är lika värdefulla som riktiga signaturer kommer de inte att vara intresserade av att delta.

Herr Le Quang Vung analyserade att digitala signaturer enligt lag erkänns ha samma värde som handskrivna signaturer. Spridningen och vägledningen för människor att använda dem är dock fortfarande begränsad. ”Det behövs en stark kommunikationskampanj så att folk förstår att elektronisk notarisering är säker, skyddad av lag och lagras under lång tid”, föreslog han.

Dessutom visar feedback från notariekontor att elektronisk notariebekräftelse i många länder endast är tillåtet att implementeras efter att en komplett nationell elektronisk autentiseringsmekanism har införts. I vårt land är den digitala identifieringsinfrastrukturen fortfarande under uppbyggnad, och infrastrukturen för datadelning mellan myndigheter är fortfarande inte synkroniserad. Autentiseringen av elektroniska identiteter, integrationen av information mellan medborgaridentifikationskort, VNeID-identifiering och notariesystemet är inte helt "sömlös". Detta gör att processen för att bekräfta digitala transaktioner fortfarande måste varvas med manuella steg, vilket gör både kunder och notarier försiktiga.

Enligt Nguyen Thi Tho, vice ordförande för Vietnams notarieförening, står vi inför många utmaningar för att framgångsrikt implementera elektronisk notariebekräftelse. Bland annat måste den rättsliga mekanismen fortsätta att förbättras och synkroniseras med notarielagen från 2024, lagen om elektroniska transaktioner från 2023 och relaterade dokument. Den tekniska infrastrukturen måste säkerställa informationssäkerhet och nätverkssäkerhet på en hög nivå. Fokus måste också ligga på möjligheten att få tillgång till teknik och samförstånd inom notarieteamet och notarieorganisationer över hela landet.

Ovanstående verklighet visar att för att elektronisk notarisering verkligen ska "komma in i livet" är det nödvändigt att göra två saker parallellt: Stärka den rättsliga infrastrukturen och främja förändringar i den sociala medvetenheten. Först och främst är det nödvändigt att snart slutföra den rättsliga ramen för elektroniska transaktioner inom notarisering, särskilt mekanismen för lagring, verifiering och hantering av tvister. Dessutom bör det finnas policyer som uppmuntrar notariebyråer att investera i digitala plattformar och stöder kostnaderna för att underhålla informationssäkerhetsinfrastrukturen. När "digitalt förtroende" har bildats kan traditionella röda stämplar gradvis ersättas av digitala signaturer på skärmen, som är snabbare, mer transparenta och fortfarande har fullt juridiskt värde.

Källa: https://hanoimoi.vn/cong-chung-so-vi-sao-nguoi-dan-van-con-de-dat-720618.html