Digitalisera handlingar snarast vid organisering av administrativa enheter

Ho Chi Minh-staden: Digitalisera proaktivt och leverera i tid

Enligt SGGP-reportrar har många valkretsar och distrikt i Ho Chi Minh-staden under de senaste dagarna snarast ordnat och utsett tjänstemän och offentliganställda för att ordna och redigera för att säkerställa att filer och dokument förvaras i enlighet med föreskrifter.

Vid folkkommittén i valkrets 14 (distrikt 10) har korrigeringen av dokument för att underlätta digitaliseringen och uppbyggnaden av ett modernt arkiv slutförts efter en period av proaktivt och tidigt genomförande. Enligt Ha Tuan Phuong, ordförande för folkkommittén i valkrets 14, utför valkretsen proaktivt korrigering och digitalisering av dokument och dokument varje år. För dokument och dokument som härrör från början av 2025 fram till nu fortsätter valkretsen att korrigera och digitalisera. För närvarande är valkretsens arkiv nästan 60 kvadratmeter brett och innehåller mer än 156 meter dokumenthyllor (en meter dokumenthylla är 1 meter lång med dokument arrangerade vertikalt, tätt tillsammans på hyllan - PV), korrigerade från 1971 till nutid.

På liknande sätt pågår arbetet med att redigera partiblockets filer för digitalisering och arkivering brådskande i An Lac-distriktet (Binh Tan-distriktet). Tran Thi Thu Huong, ständig biträdande sekreterare för partikommittén i An Lac-distriktet, sa att distriktet har slutfört redigeringen av 760 permanenta filer och 201 tillfälliga filer från 2003 till maj 2020, och fortsätter att redigera cirka 12 meter dokumenthyllor från juni 2020 till idag, med målet att slutföra före den 25 juni, och samtidigt skanna alla dokument från perioden 2003-2025 före den 15 juni.

Tjänstemän i An Lac-distriktet (Binh Tan-distriktet, Ho Chi Minh-staden) granskar och redigerar partiblockets filer och dokument. Foto: VAN MINH

Många distrikt, län och Thu Duc City har proaktivt granskat, redigerat och digitaliserat dokument. Till exempel, i Binh Tan-distriktet, genom granskning och statistik från 2003 till 2018, är antalet redigerade filer och dokument 5 230 permanenta filer. För närvarande redigerar och skannar distriktet snarast filer för att fortsätta arkivera från 2019 till nutid för att förbereda överlämningen efter att den organisatoriska ordningen för det politiska systemet och administrativa enheter i distriktet har implementerats.

I distrikt 10 sade fru Nguyen Thi Thu Huong, ordförande för distriktets folkkommitté, att distriktet har lett sammanställningen och listningen av redigerade pappersdokument, preliminär redigering av oredigerade dokument och förberedelser inför överlämnandet till den nya enheten. Samtidigt granskar distriktet elektroniska dokument, isolerar data, extraherar dem till lagringsenheter och säkerställer säkerheten och integriteten för data inför överlämnandet.

Hanoi : Säkerställande av centraliserad och sammankopplad data

I Hanoi har stadens folkkommitté godkänt projektet "Att bygga en gemensam databas från digitalisering av centraliserade dokument från myndigheter i Hanoi" och gett Hanoi Public Administration Service Center i uppdrag att leda och organisera genomförandet av projektet. Projektet syftar till att digitalisera och omorganisera filer och dokument för att hantera uppehållet av administrativa aktiviteter på distriktsnivå och kommunsammanslagningar i enlighet med framstegen i slutsats nr 127-KL/TW daterad 28 februari 2025 från politbyrån och sekretariatet om genomförande av forskning och förslag om att fortsätta omorganisera organisationen av det politiska systemet.

Enligt Truong Viet Dung, kanslichef för Hanois folkkommitté, syftar projektet till att skapa en gemensam databas, inklusive dokument från partiet, regeringen och massorganisationer i Hanoi, vilket säkerställer centraliserad, sammankopplad, delad och återanvändbar data. Å andra sidan syftar det till att förbättra effektiviteten, ändamålsenligheten och prestandan inom ledning och administration genom att inte använda pappersregister, integrera artificiell intelligens och enkelt utnyttja och använda data. För närvarande är den uppskattade volymen dokument som behöver redigeras på distrikts- och kommunnivå i Hanoi mer än 68 860 miljoner. Det totala antalet dokument som behöver digitaliseras på distrikts- och kommunnivå är över 94 miljoner A4-sidor. Detta är en mycket stor volym, så digitaliseringen av dokument är uppdelad i två faser. Fas 1 kommer att digitalisera dokument från myndigheter, med 5 prioriteringar, inklusive: 1 är redigering och digitalisering av dokument från partiet och regeringen på distriktsnivå; 2 är att redigera och digitalisera dokument från partiet och regeringen på kommunnivå; 3 är att redigera och digitalisera dokument från partiet på stadsnivå; 4 är att redigera och digitalisera regeringsdokument på stadsnivå; 5 är att redigera och digitalisera dokument från massorganisationer på 3 nivåer.

Enligt Cu Ngoc Trang, chef för Hanois servicecenter för offentlig förvaltning, kommer centret från och med nu och fram till den 30 juni att fokusera på att genomföra prioriteringarna 1 och 2; digitalisering av dokument med permanent lagringsperiod, dokument som ofta återanvänds inom parti- och regeringsledningen på distrikts- och kommunnivå, vilket uppskattas till cirka 25 % av den råa volymen och 5 % av den redigerade volymen. För digitaliserade dokument, vilket säkerställer kvalitet i enlighet med föreskrifter, kommer data att synkroniseras, inte omdigitaliseras, för att undvika slöseri med tid och budget.

Mot att bygga en modern förvaltning

Utifrån implementeringen på orter har vissa experter och ledamöter i nationalförsamlingen (NA-ledamöter) sagt att redigering och digitalisering av register och dokument inte bara är en teknisk uppgift utan också har betydelse för att säkerställa transparens, säkerhet och effektivitet i processen att omorganisera apparaten, vilket skapar bekvämlighet för människor och företag. Detta är också ett viktigt steg mot att bygga en modern administration som bättre tillgodoser sociala behov i den nya perioden.

Med betoning på den viktiga roll som digitalisering av handlingar spelar i rådande sammanhang, betonade nationalförsamlingsledamoten Nguyen Quang Huan att när administrativa enheter slås samman kommer de administrativa gränserna att bli bredare, infrastrukturen kommer att behöva 5–10 år att slutföra, så i början kommer det säkerligen att vara svårt att resa för att utföra administrativa förfaranden. Om den digitala tekniken inte utnyttjas kommer det därför att skapa stora besvär att behöva gå till offentliga myndigheter för att behandla dokument. Enligt honom är det nödvändigt att digitalisera alla handlingar, lägga administrativa förfaranden i nätverksmiljön för att minimera brister och skapa en förutsättning för att implementera digital förvaltning och digitalt samhälle. Detta måste göras snabbt och synkront, och man bör inte vänta på instruktioner från centralregeringen, utan lokala myndigheter måste proaktivt implementera det redan nu.

Dessutom uppgav nationalförsamlingsledamoten Pham Van Hoa, under processen med att granska och lagra dokument, att lokala partikommittéer och myndigheter resolut måste ge direktiv, inspektera och påminna om att dokument ska förloras, förläggas eller till och med avsiktligt förstöras. ”Om vi inte är försiktiga och förlorar dokument kommer det inte bara att påverka statliga myndigheter utan också i hög grad att påverka människor och företag. Därför är det vid denna tidpunkt nödvändigt att tydligt definiera organisationers, enheters, individers och ledares specifika ansvar om dokument förloras, förläggs eller olagligt förstörs”, konstaterade nationalförsamlingsledamoten Pham Van Hoa.

För att säkerställa ett smidigt och kontinuerligt dokument- och arkivarbete, och säkerställa säker dokumenthantering före, under och efter att omorganisationen av det politiska systemet i Ho Chi Minh-staden har slutförts, utfärdade Ho Chi Minh-stadens folkkommitté direktiv 04. Direktivet anger tydligt: att chefer för avdelningar, filialer och sektorer i staden, Thu Duc City, distrikt och län ska snarast leda genomförandet av ett antal brådskande uppgifter för att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbetet i samband med omorganisationen av det politiska systemet i staden.

CIVILISATION - PHAN THAO - NATIONALDAG

Källa: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html