ส่งเสริมการแปลงบันทึกและผลลัพธ์ของกระบวนการทางการบริหารให้เป็นดิจิทัล

การแปลงบันทึกและผลการชำระบัญชีทางปกครอง (TTHC) ให้เป็นดิจิทัล เป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญในการสร้างรัฐบาลดิจิทัล ซึ่งมีส่วนช่วยในการสร้างคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับองค์กรและบุคคลบนพอร์ทัลบริการสาธารณะอย่างค่อยเป็นค่อยไป ส่งผลให้การเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการสาธารณะของหน่วยงานบริหารของรัฐเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยที่สุดสำหรับองค์กรและบุคคลในการดำเนินการตาม TTHC ได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย

เจ้าหน้าที่กรมการขนส่งทางบก ณ ศูนย์บริการประชาชนจังหวัด กำลังแปลงไฟล์เป็นดิจิทัล ภาพโดย: ดวง ชุง

ควบคู่ไปกับการส่งเสริมการนำระบบบริการสาธารณะออนไลน์มาใช้ตลอดกระบวนการ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา กรมการขนส่งทางบกได้ดำเนินการแปลงบันทึกและผลลัพธ์ของการดำเนินการตามขั้นตอนทางปกครองให้เป็นดิจิทัลอย่างแข็งขัน เพื่อเร่งความคืบหน้าของการดำเนินการตามขั้นตอนทางปกครองสำหรับประชาชน ปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารจัดการของรัฐ และมีส่วนสนับสนุนในการสร้างและปรับปรุงคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรและบุคคลบนพอร์ทัลบริการสาธารณะของจังหวัด

โดยเฉลี่ยในแต่ละวัน ฝ่าย “จุดเดียว” ของกรมการขนส่งทางบก ศูนย์บริการประชาชนจังหวัด ได้รับเอกสารวิธีปฏิบัติราชการประมาณ 140 ฉบับ ซึ่ง 100% เป็นเอกสารที่เจ้าหน้าที่และข้าราชการพลเรือนบันทึกไว้เป็นดิจิทัลตามระเบียบราชการ

สหายฮา ถิ มินห์ เงวียต เจ้าหน้าที่กรมการขนส่งทางบก ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลและดำเนินการตามขั้นตอนการบริหารราชการแผ่นดิน ณ ศูนย์บริการประชาชนจังหวัด กล่าวว่า “เมื่อได้รับเอกสารจากหน่วยงานและประชาชน เราจะตรวจสอบและถ่ายสำเนาเอกสารแต่ละประเภท แปลงเป็นสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ และใช้ลายเซ็นดิจิทัลส่วนตัวลงนามในสำเนาอิเล็กทรอนิกส์นั้น จากนั้นเอกสารจะถูกดึงออกมาจากข้อมูล กำหนดรหัสผลลัพธ์การแปลงเป็นดิจิทัล และจัดเก็บไว้ในคลังข้อมูลการจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์”

ด้วยการแปลงบันทึกขั้นตอนการบริหารให้เป็นดิจิทัล ทันทีที่ได้รับและแปลงเป็นดิจิทัล เจ้าหน้าที่สามารถส่งบันทึกไปยังหน่วยงานเฉพาะทางเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนต่อไป โดยไม่ต้องรอจนสิ้นวันเพื่อนำเอกสารกลับมาใช้ใหม่ ด้วยเหตุนี้ การบริหารจัดการขั้นตอนการบริหารสำหรับองค์กรและประชาชนจึงรวดเร็วยิ่งขึ้น นอกจากนี้ บันทึกดิจิทัลยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ ลดโอกาสการสูญหายและความเสียหาย

เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานด้านการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลและผลลัพธ์ของขั้นตอนการบริหารเป็นไปอย่างราบรื่น กรมการขนส่งทางบกได้จัดเตรียมอุปกรณ์และเครื่องจักรอย่างครบครัน เจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่แนะนำและรับเอกสารต่างได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล เจ้าหน้าที่ทุกคนที่ได้รับมอบหมายจึงเข้าใจถึงความสำคัญและประโยชน์ของการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลและผลลัพธ์ของขั้นตอนการบริหารทางบก จึงพยายามปฏิบัติหน้าที่ของตนให้ดีที่สุดอยู่เสมอ

เพื่อระบุถึงประโยชน์ของการแปลงบันทึกและผลลัพธ์ของกระบวนการทางปกครองเป็นดิจิทัล ในเดือนพฤษภาคม พ.ศ. 2564 คณะกรรมการประชาชนจังหวัดได้ออกแผนงานที่ 131 เรื่อง "การแปลงผลลัพธ์ของกระบวนการทางปกครองภายใต้เขตอำนาจศาลของหน่วยงานบริหารของรัฐในจังหวัดเป็นดิจิทัล"

ตามแนวทางของคณะกรรมการประชาชนจังหวัด ทุกระดับ ทุกภาคส่วน และทุกพื้นที่ ได้เร่งดำเนินการจัดหาอุปกรณ์และจัดฝึกอบรมเจ้าหน้าที่แบบเบ็ดเสร็จ (One Stop) เกี่ยวกับการแปลงผลการดำเนินการทางปกครองเป็นดิจิทัล ในช่วง 6 เดือนแรกของปี ทั่วทั้งจังหวัดได้รับเอกสารการดำเนินการทางปกครองมากกว่า 204,000 รายการ อัตราการแปลงเอกสารและผลการดำเนินการทางปกครองเป็นดิจิทัลสูงถึง 79.63% และอัตราเอกสารที่มีผลการดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์สูงถึง 70.95%

จากการประเมินของพอร์ทัลบริการสาธารณะแห่งชาติ ดัชนีการแปลงเป็นดิจิทัลของบันทึกข้อมูลของ จังหวัดหวิญฟุก อยู่ที่ 11.1 จุด ซึ่งสูงกว่าค่าเฉลี่ยของประเทศ 1.8 จุด แม้ว่าจะบรรลุผลเบื้องต้นแล้ว แต่อัตราการแปลงเป็นดิจิทัลของบันทึกข้อมูลและผลลัพธ์ของการดำเนินการทางปกครองในจังหวัดยังไม่บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ในแผนพัฒนาฉบับที่ 131 ของคณะกรรมการประชาชนจังหวัด การนำผลลัพธ์ดิจิทัลของการดำเนินการทางปกครองกลับมาใช้ใหม่ยังคงอยู่ในระดับต่ำ

สาเหตุคือหน่วยงานและท้องถิ่นบางแห่งยังไม่แน่วแน่ในการกำกับดูแลการแปลงบันทึกและผลการชำระบัญชีทางปกครองเป็นดิจิทัล เครื่องมือที่รองรับการแปลงเป็นดิจิทัลยังไม่ได้รับการรับประกัน หลายหน่วยงานไม่มีลายเซ็นดิจิทัลเพียงพอ บางหน่วยงานในระดับอำเภอและระดับตำบลยังไม่รับรองการลงนามผลการชำระบัญชีแบบดิจิทัล (ทำได้เพียงสแกนสำเนาเอกสาร) นอกจากนี้ องค์กรและประชาชนยังไม่คุ้นเคยกับการใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์เพื่อยื่นบันทึกบริการสาธารณะออนไลน์...

เพื่อเร่งความคืบหน้าในการแปลงบันทึกเป็นดิจิทัลและผลลัพธ์ของการดำเนินการตามขั้นตอนการบริหาร เมื่อเร็ว ๆ นี้ คณะกรรมการประชาชนจังหวัดได้ออกแผนการดำเนินการโครงการ "การดำเนินการตามกลไกการมอบหมายผู้ให้บริการไปรษณีย์สาธารณะเพื่อให้คำแนะนำ รับ แปลงบันทึกเป็นดิจิทัล และส่งคืนผลลัพธ์ของขั้นตอนการบริหารในจังหวัด ระยะที่ 1"

นอกจากนี้ จังหวัดยังสั่งการให้หน่วยงานและหน่วยงานที่รับและดำเนินการตามขั้นตอนการบริหาร และคณะกรรมการประชาชนของเขตและเมือง ปฏิบัติตามการใช้ประโยชน์และการใช้ผลลัพธ์ของการจัดการขั้นตอนการบริหารบนระบบสารสนเทศการจัดการขั้นตอนการบริหารของจังหวัดอย่างเคร่งครัด โดยให้แน่ใจว่าประชาชนและธุรกิจไม่จำเป็นต้องจัดทำผลลัพธ์ดิจิทัลบนระบบอีกครั้ง

พร้อมกันนี้ ยกระดับอุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อรองรับเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและการจัดการขั้นตอนการบริหาร โดยมุ่งเน้นการแปลงส่วนประกอบของบันทึกและผลลัพธ์ของการจัดการขั้นตอนการบริหารเป็นดิจิทัล เสริมสร้างการจัดการฝึกอบรม การให้คำแนะนำ และการส่งเสริม เพื่อปรับปรุงศักยภาพ ทักษะ และความตระหนักรู้ของแกนนำ ข้าราชการ และเจ้าหน้าที่ของรัฐเกี่ยวกับงานการรับ การจัดการขั้นตอนการบริหาร และการนำผลลัพธ์ของการจัดการขั้นตอนการบริหารไปใช้ซ้ำบนพอร์ทัลบริการสาธารณะของจังหวัด

เสริมสร้างการโฆษณา เผยแพร่ และให้คำแนะนำประชาชนยื่นคำร้องออนไลน์ผ่านระบบพอร์ทัลบริการสาธารณะของจังหวัด เพื่อให้สามารถนำผลการดำเนินการทางปกครองแบบดิจิทัลเดิมกลับมาใช้ซ้ำได้

เลอ โม

ลิงค์ที่มา