Partinin doküman ve arşiv çalışmalarının kalitesini sürekli iyileştirmek.

Belge ve arşiv çalışmaları, günlük işlerin düzenini ve kurum ve birimlerin faaliyetlerinin kalitesini ve verimliliğini doğrudan etkileyen yönetim, yönlendirme ve işleyişin önemli unsurlarından biridir. Bu önem nedeniyle, ildeki kurumlar, belirlenen ihtiyaç ve görevlere göre, belge, arşiv ve devlet sırlarının korunması çalışmalarını düzenlemek ve yönlendirmek için kapsamlı belgeler yayınlamıştır.

Parti, Vietnam Anavatan Cephesi Komitesi ve sosyo- politik örgütlerin 5 yıllık uygulama belge ve arşiv çalışmalarının gözden geçirilmesi amacıyla çevrimiçi konferans düzenlendi.

Son 5 yılda (2018'den günümüze), İl Parti Komitesi Bürosu, 18 ilçe düzeyindeki birlik, cephe, sendika ve 11 komün düzeyindeki Parti Komitesi'nde denetimler ve mesleki rehberlik düzenledi. 10/10 ilçe Parti Komitesi de alt Parti Komiteleri için denetimler ve mesleki rehberlik düzenledi. Bu sayede hatalar hızla tespit edilip düzeltildi ve özellikle belge ve arşiv çalışmalarında devlet sırlarının korunmasına ilişkin yasal düzenlemelerin uygulanması konusunda mesleki zorluklar çözüldü. İl Parti Komitesi istatistikleri, Ocak 2018'den Eylül 2023'e kadar İl Parti Komitesi arşivlerinin 1.300'den fazla kullanıcıya yaklaşık 1.121.000 belge sunduğunu göstermektedir. İlçe düzeyindeki Parti Komitelerinin arşivleri ise 1.270'den fazla kullanıcıya 2.737'den fazla belge sunmuştur.

İl Parti Komitesi Ofisi ayrıca gelen evrakları dijital ortama aktarmış, 6.100 giden evrakı (yüzde 100) düzenleyip iletmiştir. Aynı zamanda, 22.000'i Parti'nin geniş alan ağı üzerinden alınan 28.000 gelen evrakı alıp işlemiştir; 3.200 kayıt ve 71.700'den fazla belgeyi İl Parti Komitesi arşivlerinin kayıt ve belge kategorileri veritabanına eklemiş ve güncellemiştir. İlçe düzeyindeki Parti Komiteleri, İl Parti Komitesi departmanları ve bağlı Parti Komiteleri ofisleri, 38.700 giden evrakı düzenlemiş ve her türden 92.100 gelen evrakı almış, bunların çoğu elektronik belgeye dönüştürülmüştür.

İl Parti Komitesi'nin değerlendirmesine göre, belge ve arşiv çalışmaları giderek daha fazla dikkat çekici değişikliğe uğramıştır. Mesleki çalışmaları yönlendiren ve yönlendiren belge sistemi tamamen yürürlüğe girmiş ve ilden tabana kadar birleşik belge ve arşiv çalışmalarının uygulanması için yasal bir zemin oluşturulmuştur. Ancak, arşivlerdeki bazı belgelerin toplanması gereklilikleri karşılamamıştır; belge toplama ve düzenleme çalışmaları tamamlanmamıştır. Her düzeyde belge ve arşiv çalışması yapan personelin çoğu, uzmanlık alanlarında yeterli eğitim almamıştır; mesleki yeterlilikleri sınırlıdır, çok sayıda görev üstlenmek veya sık sık görev değiştirmek zorunda kalmaktadırlar; bu da belge ve arşiv çalışmalarının kalitesini önemli ölçüde etkilemektedir...

Parti, Vietnam Anavatan Cephesi Komitesi ve sosyo-politik örgütlerin belge ve arşiv çalışmalarının son beş yılını gözden geçirmek üzere düzenlenen konferansta, Parti Merkez Komitesi Yedek Üyesi ve İl Parti Komitesi Daimi Sekreter Yardımcısı yoldaş Nguyen Hoai Anh, her düzeydeki Parti komitelerinden belge ve arşiv çalışmalarının tüm aşamalarında yönetmeliklere sıkı sıkıya uymalarını talep etti. Her düzeydeki liderler disiplini sıkılaştırmalı, yetki suistimalinden kaçınmalı; belge ve arşiv çalışmalarını ciddiyetle, eş zamanlı, bilimsel ve titizlikle uygulamalıdır. Belge çalışmaları, yetki sınırları içinde yönetmeliklere uygun olmalı, bilimsel, sıkı ve gizli bilgi ve belgeler sağlanmalıdır. Süreç ve prosedürlerde reform teşvik edilmeli, belge ve evrak sayısı azaltılmalı; bilgi teknolojileri ve dijital dönüşüm uygulanmalıdır. Arşiv çalışmaları için belgelerin güvenli bir şekilde korunması, değerlendirilmesi organize edilmeli, arşivlenmiş belgelerin değeri etkin bir şekilde artırılmalı, yangın ve patlama önlemeye odaklanılmalıdır. Büro ve arşiv personeli için düzenli olarak eğitim ve mesleki beceri geliştirme çalışmaları düzenlenmeli; bağlı birimler için denetim ve mesleki rehberlik güçlendirilmelidir.

Kaynak