Veri Dijitalleştirme: Bac Ninh'in faydasını, güvenliğini ve bilgi değerini artırma

Veri dijitalleştirme, yalnızca depolama yöntemlerinin dönüşümüyle ilgili bir hikaye değil, aynı zamanda modern hükümetlerin bilgi yönetiminde stratejik bir adımdır. Bac Ninh'te, tarihi arşivlerin dijitalleştirilmesi net sonuçlar ortaya koyuyor: 3,6 milyondan fazla sayfa belge elektronik verilere dönüştürüldü ve bu da kişilerin ve kuruluşların kolayca arama yapmasına, işlem sürelerinin onlarca kat azaltılmasına ve güvenliğin ve yasal değerin artırılmasına yardımcı oldu. Bac Ninh, hacimli bir kağıt arşivden, dijital çağda e-devlete, dijital ekonomiye ve dijital topluma hizmet edecek bir platform olan "dijital bilgi deposu" yaratıyor.

Geçmişte kişisel bir kaydı, idari bir kararı veya lisansüstü öğrenci verilerini aramak kağıt ortamında saatlerce arama gerektiriyordu; şimdi ise sistemin doğru, eksiksiz ve yasal olarak geçerli sonuçlar vermesi için yalnızca birkaç anahtar kelime ve birkaç dakikalık işlem yeterli. Ngo Si Lien Ortaokulu'nda öğretmen olan Bayan Nguyen Thi Thu Huong'un durumu tipik bir örnek: "Bayan Nguyen Thi Thu Huong'un stajını sonlandırma kararı" arama komutuyla, 1993 tarihli dosyaya üç dakikadan kısa sürede ulaşılabildi. Ya da Ngoc Son Ortaokulu'nda öğretmen olan Bayan Pham Thi Ngoc Ha gibi, 1969-1985 yılları arasındaki mezunların listesine yalnızca birkaç arama işlemiyle kolayca ulaşabildi.

Bac Ninh İçişleri Bakanlığı, 2022-2024 yılları arasında Elektronik Arşiv Yönetim yazılımını devreye almak ve veri girişi, arama, erişim yetkilendirme ve değişiklik izleme özelliklerini mükemmelleştirmek için bir danışmanlık birimiyle koordineli bir şekilde çalışmıştır. 1948-2014 döneminde, çoğunlukla İl Halk Komitesi ile departman ve şubelerin direktif ve idari belgeleri olmak üzere, 3,3 milyon A4 belge sayfasına eşdeğer 31.300'den fazla kayıt dijital ortama aktarılmıştır. Her yıl ortalama bir milyondan fazla okuyucu sisteme erişmiş ve 1.500 çevrimiçi dosya kullanımı, elektronik arşivin pratik uygulama etkinliğini göstermektedir.

Bac Ninh Tarih Arşivleri Merkezi No. 1 Müdürü Bay Dang Quang Son'a göre, dijital teknoloji, erişim kontrolü, kullanıcı yetkilendirmesi ve değişiklik geçmişinin kaydedilmesi sayesinde güvenliği sağlarken, arama süresini eskisine kıyasla 20-30 kat kısaltıyor. Bay Son, "Bulunan her belge yalnızca idari bir belge değil, aynı zamanda korunan bir hafızanın parçası, geri kazanılmış bir hukuki değer ve dijital dönüşümün etkinliğinin bir kanıtıdır," diye vurguladı.

Dijital bir bilgi tabanı oluşturma – değeri koruma

Arşiv belgelerini dijitalleştirme projesi, yalnızca çalışma yöntemlerini iyileştirmeyi değil, aynı zamanda modeli "geleneksel arşivlerden" "modern bilgi yönetimine" dönüştürmeyi de amaçlamaktadır. Bac Ninh Tarih Arşivleri Merkezi No. 1, ayrı bir belge deposundan, her belgenin, kararın, resmi görevlendirmenin ve memur dosyasının zamana, veren kuruma, alana ve konuya göre etiketlenip bağlandığı, birbirine bağlı bir veri ekosistemi oluşturmuştur. Bir "Bilgi Arşivi" oluşturmak, kullanıcıların bilgiyi bağlam içinde kullanmalarına yardımcı olarak, verileri analiz etme, istatistik derleme ve verileri birçok amaç için uygulama olanağı sunar: yönetim, araştırma, eğitim , kültür ve hukuk.

Ancak dijitalleştirme yolculuğu birçok zorlukla da karşı karşıya. Bazı belgeler onlarca yıl öncesine ait ve fiziksel durumları bozulmuş durumda, bu da verilerin taranmasını, tanımlanmasını ve düzeltilmesini zorlaştırıyor. Birçok belgenin özeti yok ve formatı birleşik değil, bu da zaman alıcı iş süreçleri gerektiriyor. Ayrıca, dijitalleştirilmiş ürünlerin mevcut düzenlemelere göre onaylanması, değerlendirilmesi ve kabulü de uzun zaman alıyor ve bu da ilerlemeyi etkiliyor. Öte yandan, depolama sunucusu Bilim ve Teknoloji Bakanlığı'nda bulunduğundan, iletim hattında bir sorun olduğunda, kullanım geçici olarak kesintiye uğruyor. Bugüne kadar, dijitalleştirilmiş belgelerin oranı depoda saklanan toplam belgelerin yalnızca yaklaşık %75'ine ulaştı (2020 itibarıyla), ancak Merkez her yıl hala büyük miktarda yeni belge alıyor.

Bu sınırlamayı aşmak ve ölçeği genişletmeye devam etmek amacıyla, Bac Ninh ili Halk Komitesi, yaklaşık 23 milyar VND toplam bütçeli "İl Tarih Arşivlerindeki Belgelerin Dijitalleştirilmesi" projesini onayladı. Bu proje, İl Halk Komitesi ile departman ve şubelere ait 3,8 milyon A4 sayfalık idari belgenin dijitalleştirilmesini hedefliyor. Bu proje, ilin tüm dijital idari veri ambarını tamamlayarak "Elektronik hükümet - elektronik depolama - elektronik vatandaşlara hizmet" modeline doğru önemli bir adım teşkil ediyor.

Plana göre, İçişleri Bakanlığı, verilerin doğruluğunu, eksiksizliğini ve güvenliğini sağlamak için ilgili kurum ve birimlerle koordinasyon ve uygulama konusunda öncülük edecektir. Bac Ninh Tarih Arşivleri Merkezi No. 1, saygın teknoloji ortaklarını seçmek, uzman dijitalleştirme ekipleri oluşturmak ve vatandaşları dijitalleştirilmiş verilerden yararlanmaları konusunda yönlendirmek için iletişimi teşvik etmekten sorumludur. Merkez, 2025 yılı ortalarına kadar İl Halk Komitesi ile Eğitim ve Öğretim, Bilim ve Teknoloji Dairelerine ait 330.000 sayfadan fazla belgeyi dijitalleştirerek bir sonraki aşama için zemin hazırlamıştır.

Bac Ninh modelinin öne çıkan özelliği, dijital depolama altyapısının çok katmanlı, merkezi olmayan güvenlikle bütünleşmesidir. Sistem yalnızca hızlı arama sağlamakla kalmaz, aynı zamanda erişim kayıtlarını izler, anormallikleri tespit eder ve orijinal verileri mutlak surette korur. Bu, Hükümetin 2030'a kadar Ulusal Veri Stratejisi'ni desteklemesi ve yerel yönetimlerin depolama modelini "belge saklama"dan "veri varlık yönetimi"ne dönüştürmesini gerektirmesi bağlamında önemli bir kriterdir.

Bac Ninh, daha geniş bir bakış açısıyla, geçmiş verilerin gelecek için bir kaynak haline geldiği akıllı bir depolama modeli geliştiriyor. Tarihsel belgeler dijitalleştirildiğinde, birbirine bağlandığında ve güvence altına alındığında, yalnızca idari işlere hizmet etmekle kalmıyor, aynı zamanda analitik uygulamalar, tahminler, politika araştırmaları ve yerel tarih eğitimi için de bir temel oluşturuyor.

Genel olarak, Bac Ninh'in arşiv dijitalleştirme projesi, dijital dönüşüme sürdürülebilir bir yaklaşım sergiliyor; yalnızca "kağıdı veriye dönüştürmek" değil, aynı zamanda "belgeleri bilgiye, bilgiyi değere dönüştürmek" anlamına geliyor. Kayıtların arşivlenmesi, aranması ve yönetilmesi sürecinin tamamı otomatik ve şeffaf hale getirildiğinde, Bac Ninh yalnızca yerel idari hafızayı korumakla kalmıyor, aynı zamanda akıllı bir yönetim için bir veri platformu oluşturarak dijital çağda insanlara ve işletmelere daha etkili bir şekilde hizmet veriyor.

Bilim ve Teknoloji İletişim Merkezi

Kaynak: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm