Посадовці району та комуни Хошиміну підписують та засвідчують копії: Зменшення тиску

Механізм уповноваження державних службовців підписувати та засвідчувати копії допомагає скоротити час обробки документів, зменшити навантаження на керівників та підвищити задоволеність людей.

У багатьох районах та комунах Хошиміна образ людей, які стоять у довгих чергах в очікуванні підпису керівництвом кожного комплекту засвідчених документів, майже зник. Натомість державні службовці уповноважені підписувати та повертати результати прямо на стійці реєстрації. Ці зміни з'являються в результаті виконання Резолюції 29/2025 Народної ради Хошиміна, що регулює обов'язки та повноваження голів народних комітетів комунального рівня, уповноважених державних службовців виконувати обов'язки в судовій сфері.

Надання більших повноважень державним службовцям не лише допомагає скоротити час обробки документів, але й зменшує робоче навантаження, створюючи умови для керівників районів та комун, щоб зосередитися на управлінській роботі та приносити задоволення людям і підприємствам.

Співробітники Центру обслуговування державних адміністрацій комуни Ба Дьєм допомагають людям заповнити документи. Фото: БАО ФУОНГ

Підписуйте на місці, люди отримують документи вже через кілька хвилин

З населенням понад 204 000 осіб, Бадьєм є однією з найбільш густонаселених комун Хошиміна після реорганізації, тому обсяг файлів, що обробляються щодня, завжди дуже великий.

Сидячи в черзі очікування, пан Ле Ван Жіо уважно гортав свою заяву, час від часу поглядаючи на електронну дошку. Коли його назвали, він швидко підійшов до стійки реєстрації, щоб отримати нотаріально засвідчені копії. Співробітник переглянув їх, підтвердив інформацію, а потім передав файл пану Нгуєну Ван Хау, заступнику директора Центру адміністративних послуг комуни, який безпосередньо підписував його за столом. Всього за кілька хвилин на папері було надруковано червоний штамп, що свідчить про те, що файл був готовий.

«Від моменту подання заявки до її отримання займає лише близько 15 хвилин, в основному це очікування своєї черги, але обробка відбувається дуже швидко», – прокоментував пан Джіау.

За кілька рядів звідси пан Хо Ван Тхань також прийшов, щоб засвідчити свою заявку на роботу. Коли його ім'я було названо для отримання результатів, він отримав назад заявку з печаткою, і персонал допоміг йому ще раз перевірити інформацію. «Тепер оформлювати документи набагато легше, ніж раніше. Персонал дав чіткі інструкції, все було зроблено швидко, не довелося чекати чи багато разів повертатися туди-сюди, як раніше», – сказав пан Тхань.

На розі Центру державних послуг району Таншоннят пан Тхай Труонг Ву, державний службовець центру, перевіряє та засвідчує два комплекти документів для подання заявки на роботу та університетський диплом для пана Ле Міня (проживає в районі Таншоннят). «Раніше, коли ми йшли на засвідчення, нам доводилося досить довго чекати, іноді після подання документів ми не знали, коли керівник підпише. Тепер державні службовці підписують безпосередньо на стійці, це займає менше 10 хвилин», – поділився пан Мінь.

Пан Тран Нгок Данг Кхоа, представник компанії в районі Тан Сон Нят, приніс 16 комплектів документів для засвідчення. Він розповів, що компанії часто доводиться виконувати процедури копіювання та засвідчення документів, тому вона добре знайома з цим процесом. «Останнім часом я бачу, що персонал працює дуже гнучко, швидко вирішує проблеми, водночас ретельно перевіряючи, допомагаючи бізнесу заощаджувати багато часу», – сказав пан Кхоа.

Нотаріально засвідчені документи підписав пан Хьюїнь Хю Льєм, заступник директора Центру державних послуг району Бінь Донг. Фото: БАО ФУОНГ

Швидкий, плавний процес

У районі Бінь Донг, починаючи з середини вересня, керівництво району уповноважило пана Хьюнь Хю Ліема, заступника директора Центру державних адміністративних послуг, безпосередньо підписувати та повертати результати чотирьох адміністративних процедур, переважно засвідчуючи копії з оригіналів та підписи на документах.

Пан Лієм сказав, що згідно з попередньою процедурою, державні службовці отримували документи, потім перевіряли, порівнювали та надсилали їх керівникам народних комітетів округу для підписання та повернення результатів, тому час обробки був тривалим. Відтоді, як їм надали дозвіл на безпосередній підпис, обробка стала набагато швидшою.

«В середньому я підписую майже 130 документів щодня. Багатьом людям потрібно лише кілька хвилин чекати, щоб отримати результати», – поділився він, зазначивши, що смілива децентралізація влади керівниками до підлеглих не лише допомагає зменшити тиск на відділення, але й приносить задоволення людям.

Пан Тхай Труонг Ву, державний службовець Центру державних послуг району Тан Сон Нят, отримує нотаріально засвідчені документи від людей. Фото: БАО ФУОНГ

Пан Тай Труонг Ву, судовий службовець Центру державних адміністрацій округу Таншоннят, також був уповноважений підписувати та повертати нотаріально засвідчені документи. Пропрацювавши багато років в Департаменті юстиції округу Тан Бінь (раніше), пан Ву чітко розумів тиск цієї роботи. «У минулому, коли ми не були уповноважені, всі документи потрібно було подавати керівникам на підпис. Коли керівники були на нарадах, нам доводилося йти до кімнати для засідань або чекати, змушуючи людей довго чекати», – згадував він.

З моменту отримання авторизації пан Ву може обробляти документи людей одразу після їх отримання. «Багато людей, які раніше проходили процедуру засвідчення, здивовані, що тепер на це потрібно лише кілька хвилин», – сказав він.

Незважаючи на велику кількість документів, пан Ву все ж суворо дотримувався правила засвідчення лише за наявності оригіналу для порівняння, а якщо документи не відповідали вимогам, він пояснював це та запитував додаткові документи, щоб уникнути помилок.

У Центрі обслуговування державних адміністрацій комуни Ба Дьєм стійка нотаріального засвідчення отримує 200-250 документів щодня, а в пікові тижні кількість документів перевищує майже 2000 на тиждень. Дозвіл керівникам комуни уповноважити державних службовців безпосередньо підписувати та повертати результати приніс чіткі результати.

Раніше, з початку жовтня, виконуючи Резолюцію 29/2025 Народної ради міста Хошимін та вказівки Міністерства юстиції, керівництво комуни уповноважило заступника директора Центру обслуговування державного управління та заступника керівника апарату Народної ради – Народного комітету комуни нотаріально засвідчити та посвідчити шість документів для підписання від їхнього імені.

Пан Нгуєн Ван Хау, заступник директора Центру обслуговування державного управління комуни Ба Дьєм (права обкладинка), підписує та повертає засвідчені копії документів людям. Фото: БАО ФУОНГ

Пан Нгуєн Ван Хау, заступник директора Центру обслуговування державної адміністрації комуни Ба Дьєм, сказав, що в ті дні, коли його призначали на роботу, він майже «застрягав» біля стійки копіювання та засвідчення. «З моменту домовленості керівників про підписання під час чергування, заповнення файлу займає лише 5-10 хвилин замість півгодини, як раніше. Більше немає ні очікування, ні заторів», – зазначив пан Хау.

Хоча робоче навантаження збільшилося, пан Хау все ще підтримує дух безперервної роботи, щоб уникнути накопичення документів. Складні або виникаючі справи він приймає та негайно обговорює з професійним відділом напрямок роботи, допомагаючи людям чітко зрозуміти ситуацію та уникнути необхідності багаторазового спілкування.

Також уповноважений підписувати документи пан Тран Мінь Туан, заступник начальника апарату Народної ради – Народного комітету комуни Ба Дьєм, сказав, що це уповноваження є цілком обґрунтованим. Він має багаторічний досвід, до цього обіймав посаду голови Народного комітету комуни, тому підписання документів не є складним з точки зору професійних навичок, але проблема полягає в часі. «Мені доручають два дні на тиждень підписувати копії та засвідчувати їх. Іноді є десятки файлів, які необхідно класифікувати та пріоритезувати відповідно до термінів, щоб уникнути затримок для людей», – поділився він.

Робоча атмосфера в Центрі обслуговування державного управління району Таншоннят панувала вируюча. Фото: БАО ФУОНГ

Делегуйте потрібну людину на потрібну роботу

В інтерв'ю юридичному відділу міста Хошимін пан Нгуєн Тхань Дань, заступник голови Народного комітету округу Таншоннят, повідомив, що з початку жовтня, отримавши вказівки від Міністерства юстиції, округ надав дозвіл на п'ять видів нотаріального засвідчення та сертифікації двом державним службовцям Центру обслуговування державного управління.

За словами пана Даня, відбір уповноважених посадових осіб проводився дуже ретельно, пріоритет надавався тим, хто безпосередньо служить людям щодня, розуміє процес і має ґрунтовний досвід і навички. «Двоє обраних посадовців обіймали аналогічні посади у своїх попередніх підрозділах, тому ми повністю впевнені», – сказав пан Дань.

Представник району Тан Сон Нят також зазначив, що для того, щоб адміністративна реформа була справді ефективною, необхідно не лише зупинитися на етапі видачі дозволів, а й обмежити вимогу агентств та підрозділів щодо засвідчення непотрібних документів.

«У багатьох місцях досі людей змушують робити засвідчені копії всіх документів, тоді як згідно з нормативними актами достатньо лише фотокопії з оригіналом для порівняння. Якщо ми скористаємося електронними даними та шукатимемо їх через CCCD або VNeID, це заощадить людям багато часу», – сказав пан Нгуєн Тхань Дань.

Пан Нгуєн Туан Ань, голова Народного комітету комуни Ба Дьєм, зазначив, що впровадження механізму авторизації призвело до очевидних змін, оскільки зменшило тиск на лідерів та значно скоротило час очікування людей. Для забезпечення ефективності та відповідальності комуна встановлює критерії відбору уповноважених посадових осіб, які мають бути керівниками з досвідом роботи в цій галузі.

Однак, за словами пана Туан Аня, через великий обсяг документів двом посадовцям, призначеним до цього органу, заступнику директора Центру державного управління та заступнику начальника апарату Народної ради – Народного комітету комуни, також довелося працювати майже безперервно цілий день, щоб забезпечити прогрес. «Потім комуна вирішила перепризначити, чергуючи між головою, двома заступниками голови, заступником начальника апарату та заступником директора центру, кожна особа відповідала за підписання один день на тиждень», – повідомив пан Туан Ань.

Голова комуни Ба Дьєм також зазначив, що тиск у поточній роботі з сертифікації виникає не лише через обсяг документів, а й через численні агентства та організації, які досі вимагають від людей копіювання та засвідчення документів, які насправді не є необхідними. «Я вважаю, що необхідно переглянути правила, щоб скоротити процедури, уникнути марнування часу та зусиль для людей», – запропонував він.

14 авторизованого контенту

Згідно з Резолюцією 29/2025 Народної ради міста Хошимін, прийнятою наприкінці серпня, голова Народного комітету на рівні комуни уповноважений уповноважити державних службовців Народного комітету на рівні комуни виконувати 14 завдань у судовій сфері.

До 18 жовтня Департамент юстиції міста Хошимін опублікував документ, що містить детальні інструкції щодо здійснення авторизації. Голова Народного комітету комуни, виходячи з потреб окремих осіб, організацій та місцевої практики, розглядає та приймає рішення щодо авторизації одного або кількох державних службовців для виконання завдань із засвідчення копій з оригіналів та засвідчення підписів.

Щодо засвідчення договорів та угод, Голова Народного комітету на рівні комуни розглядає та приймає рішення щодо уповноваження державних службовців на виконання робіт за умови забезпечення достатніх стандартів та умов для виконання завдання, таких як кваліфікація, професійна компетентність, знання, досвід, можливість підключення до бази даних для перегляду історії угод державних службовців, юридичні обов'язки тощо. Для населених пунктів, які передали повноваження на засвідчення договорів та угод нотаріальним організаціям, уповноваження не проводиться.

*****

Дворівневе управління працює ефективніше завдяки механізму делегування.

Надання державним службовцям рівня комуни повноважень виконувати низку завдань та повноважень голів народних комітетів рівня комуни у сфері адміністративної юстиції відповідно до Резолюції 29/2025 Народної ради міста Хошимін призвело до явних змін у роботі з аутентифікації в цьому регіоні.

Заступник директора Департаменту юстиції міста Хошимін Нгуєн Тхі Фуонг Нгок повідомив, що на сьогодні 110 населених пунктів запровадили дозвіл державним службовцям підписувати та засвідчувати копії. Це допомагає зменшити навантаження на керівників народних комітетів комун та скоротити час обробки документів для людей.

За словами пані Нгок, після прийняття Резолюції 29 Міністерство юстиції терміново провело дослідження, зібрало думки зі 168 населених пунктів та порадило Міському народному комітету видати документ із детальними інструкціями щодо впровадження авторизації.

Департамент також регулярно організовує пропаганду, навчання та підтримує місцевих державних службовців у процесі впровадження. Дотепер населені пункти в основному зрозуміли та правильно застосували дух Резолюції 29.

Керівники кожної місцевості, виходячи з фактичної ситуації, повинні підбирати компетентних та кваліфікованих державних службовців, щоб забезпечити виконання ними своїх завдань відповідно до закону та найкраще служити людям. Водночас вони повинні створити механізм моніторингу для оперативного вирішення будь-яких проблем, що виникають.

Після двох місяців впровадження цей механізм авторизації сприяв підвищенню задоволеності людей; державні службовці мають більше мотивації, відповідальності та професіоналізму у виконанні своїх обов'язків. «Авторизація допомогла подолати проблему накопичення документів, коли керівники Народного комітету на рівні комуни йдуть на зустрічі чи роботу; документи обробляються вчасно, не змушуючи людей чекати», – поділилася пані Нгок.

Пані Нгуєн Тхі Фуонг Нгок також зазначила, що найближчим часом департамент продовжуватиме моніторинг та координацію з установами та місцевими органами влади для оцінки ефективності виконання Резолюції 29; досліджуватиме та пропонуватиме розширення механізму авторизації у відповідних сферах, сприяючи адміністративній реформі та забезпечуючи кращий та кращий сервіс для людей.

«Делегування – це практичне рішення в реформі адміністративних процедур, спрямоване на побудову динамічної та ефективної моделі міського самоврядування. Місцевим органам влади необхідно активно пропонувати міській народній раді та народному комітету оперативно розробляти механізми та політику, що відповідають реальності. Як дорадчий орган, Міністерство юстиції продовжуватиме супроводжувати, забезпечувати належне виконання закону та приносити практичну користь людям», – наголосила пані Нгок.

ЛЕ ТОА

Джерело: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html