سیاسی نظام میں ریکارڈ اور دستاویزات کی ڈیجیٹلائزیشن کو متحد کرنے کے لیے رہنما اصول

سائنس اور ٹیکنالوجی کی وزارت نے 29 نومبر 2025 کو آفیشل ڈسپیچ نمبر 7197/BKHCN-CĐSQG جاری کیا، جو پورے سیاسی نظام میں ریکارڈز اور دستاویزات کی ڈیجیٹائزیشن پر متحد رہنمائی فراہم کرتا ہے۔ یہ دستاویز سائنس، ٹکنالوجی کی ترقی، اختراع اور ڈیجیٹل تبدیلی کی مرکزی اسٹیئرنگ کمیٹی کی طرف سے تفویض کردہ کاموں کو نافذ کرنے کے لیے جاری کی گئی تھی، جبکہ مرکزی سے لے کر مقامی سطح تک ایجنسیوں کے لیے قومی ڈیجیٹل تبدیلی کے عمل میں یکساں طور پر لاگو کرنے کے لیے قانونی بنیاد تیار کی گئی تھی۔

مثالی تصویر

گائیڈ لائنز کا اطلاق ریکارڈز اور دستاویزات کو کاغذ یا محفوظ شدہ فارم سے ڈیجیٹل فارم میں تبدیل کرنے پر ہوتا ہے تاکہ موثر انتظام، اسٹوریج اور استحصال ہو۔ ڈیجیٹل ریکارڈز کی درستگی، مستقل مزاجی اور حفاظت کو یقینی بنانے کے لیے، سائنس اور ٹیکنالوجی کی وزارت 10 بنیادی اصول طے کرتی ہے جن کی تعمیل تمام ایجنسیوں اور اکائیوں کو کرنی چاہیے۔

اس کے مطابق، ڈیجیٹائزڈ دستاویزات کو دیانتداری کو یقینی بنانا چاہیے، اصل مواد کی درست عکاسی کرنی چاہیے اور قانونی قدر سے محروم نہیں ہونا چاہیے۔ فارمیٹس، ڈیٹا سٹرکچرز اور میٹا ڈیٹا کو تکنیکی معیارات کے مطابق ہونا چاہیے، ڈیٹا کو مربوط اور شیئر کرنے کی صلاحیت کو یقینی بناتے ہوئے ڈیجیٹائزیشن کو معلومات کی حفاظت، ریاستی رازوں کے تحفظ اور ذاتی ڈیٹا سے متعلق ضوابط کی بھی تعمیل کرنی چاہیے۔ تمام ترمیم اور رسائی کے کاموں کو مکمل طور پر ٹریک کیا جانا چاہئے۔ اس کے ساتھ ہی، اعلیٰ قیمت کے دستاویزات یا براہ راست انتظام اور عوامی خدمات کی فراہمی کو ڈیجیٹلائزیشن کے لیے ترجیح دی جائے گی۔

دستاویز دستاویز کے انتخاب کے عمل، خطرے کی تشخیص، لاگت کا تخمینہ، اور ڈیجیٹائزیشن کے طریقہ کار کا خاکہ پیش کرتی ہے۔ خاص طور پر:

1. ریکارڈز اور دستاویزات کا انتخاب: ڈیجیٹائزیشن کے لیے ترجیحی دستاویزات میں مستقل آرکائیوز، اکثر مشورے کی جانے والی دستاویزات، انتظامی اصلاحات کی خدمت کرنے والی دستاویزات یا براہ راست استحصال کرنے پر نقصان کے خطرے میں شامل ہیں۔ اس کے برعکس، وہ دستاویزات جن کے پاس پہلے سے ڈیجیٹل دستخطوں کے ساتھ الیکٹرانک دستاویزات ہیں، عارضی دستاویزات یا وہ دستاویزات جن کی اسٹوریج کی مدت ختم ہو چکی ہے وہ ڈیجیٹائزیشن کے تابع نہیں ہیں۔

2. خطرہ اور لاگت کا اندازہ: دستاویزات کو کم سے لے کر بہت زیادہ خطرے تک درجہ بندی کیا جاتا ہے۔ زیادہ خطرہ والی دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنے سے پہلے بحال کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے، یا یہاں تک کہ ڈیجیٹائز نہیں کی جاتی لیکن صرف اصل کو محفوظ کیا جاتا ہے۔ اس کے علاوہ، سرمایہ کاری کی کارکردگی کو یقینی بنانے کے لیے ڈیجیٹائزیشن کی لاگت (تیاری، سکیننگ، پروسیسنگ، اسٹوریج، انسانی وسائل) کا بغور جائزہ لیا جانا چاہیے۔

3. 6-مرحلہ ڈیجیٹائزیشن کا عمل: اس عمل میں شامل ہیں: تیاری - گنتی - تکنیکی معیاری کاری - اسکیننگ اور OCR - میٹا ڈیٹا تخلیق - ڈیجیٹل دستخط - اسٹوریج اور بیک اپ - ڈیٹا انضمام۔ خاص طور پر، اسکین شدہ تصاویر کم از کم 300 dpi ہونی چاہئیں اور TIFF/PNG کے بطور محفوظ کی جانی چاہئیں، اور مرکزی محفوظ شدہ دستاویز PDF/A ہونی چاہیے۔ ڈیجیٹائزڈ دستاویزات پر ڈیجیٹل طور پر دستخط کیے جاتے ہیں اور ایک ایسے سسٹم پر محفوظ کیے جاتے ہیں جو انفارمیشن سیکیورٹی کے معیارات پر پورا اترتا ہے۔

مستقل مزاجی کو یقینی بنانے کے لیے، گائیڈ DocCode شناخت کنندہ ڈھانچہ اور فائل کا نام CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT معیار کے مطابق بتاتا ہے، جس سے نقل سے بچنے اور طویل مدتی استحصال اور انتظام کو آسان بنانے میں مدد ملتی ہے۔

سیاسی نظام میں ریکارڈز اور دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنے کے لیے متحد رہنما خطوط کا اجراء نہ صرف ایک واضح تکنیکی اور قانونی ڈھانچہ تشکیل دیتا ہے بلکہ ریاستی انتظام کی تاثیر کو بہتر بنانے، ڈیٹا شیئرنگ کو فروغ دینے اور قومی ڈیجیٹل تبدیلی کو تیز کرنے میں بھی معاون ثابت ہوتا ہے۔ جب ایجنسیاں اور اکائیاں ہم آہنگی اور سنجیدگی سے ان ضوابط کو لاگو کریں گی، ڈیجیٹائزیشن کا عمل زیادہ پیشہ ور، محفوظ، اقتصادی اور پائیدار ہو جائے گا۔ یہ ایک جدید، شفاف انتظامیہ کی تعمیر میں ایک اہم قدم ہے جو ڈیٹا کی بنیاد پر چلتی ہے اور لوگوں اور کاروباروں کو انتہائی آسان اور مؤثر طریقے سے خدمات فراہم کرتی ہے۔/

ماخذ: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149