رقمنة السجلات بشكل عاجل عند ترتيب الوحدات الإدارية

ابتداءً من الأول من يوليو، سيُطبّق في جميع أنحاء البلاد نظام حكم محلي ذي مستويين. مع ضيق الوقت، تُركّز المحليات في مدينتي هو تشي منه وهانوي على الموارد البشرية، وتُحرّر السجلات بشكل عاجل، وتُحوّل الوثائق إلى رقمية، وتُصنّفها وتُؤرشفها لخدمة مهام تنظيم الوحدات الإدارية.

مدينة هو تشي منه: التحول الرقمي الاستباقي والتسليم في الوقت المحدد

وفي الأيام الأخيرة، ووفقا لمراسلي SGGP، قامت العديد من الأحياء والمناطق في مدينة هوشي منه بالترتيب بشكل عاجل وتكليف المسؤولين والموظفين المدنيين بترتيب وتحرير لضمان تخزين السجلات والوثائق وفقا للوائح.

في اللجنة الشعبية للدائرة 14 (المنطقة 10)، وبعد فترة من التنفيذ المبكر الاستباقي، تم الانتهاء من تصحيح السجلات لخدمة الرقمنة وبناء أرشيف حديث. ووفقًا للسيد ها توان فونج، رئيس اللجنة الشعبية للدائرة 14، فإن الدائرة تنفذ بشكل استباقي تصحيح ورقمنة السجلات والوثائق كل عام. بالنسبة للسجلات والوثائق الناشئة من بداية عام 2025 حتى الوقت الحاضر، تواصل الدائرة التصحيح والرقمنة. يبلغ عرض أرشيف الدائرة حاليًا ما يقرب من 60 مترًا مربعًا، ويحتوي على أكثر من 156 مترًا من أرفف المستندات (متر من رف المستندات يبلغ طوله مترًا واحدًا من المستندات المرتبة رأسيًا، بالقرب من بعضها البعض على الرف - PV)، تم تصحيحها من عام 1971 حتى الوقت الحاضر.

وبالمثل، في منطقة آن لاك (مقاطعة بينه تان)، تُجرى أعمال تحرير ملفات الكتلة الحزبية للرقمنة والأرشفة على وجه السرعة. وصرحت السيدة تران ثي ثو هونغ، نائبة الأمين العام الدائمة للجنة الحزب في منطقة آن لاك، بأن المنطقة قد أكملت تحرير 760 ملفًا دائمًا و201 ملفًا مؤقتًا من عام 2003 إلى مايو 2020، وتواصل تحرير حوالي 12 مترًا من رفوف الوثائق من يونيو 2020 حتى الآن، بهدف الانتهاء منها قبل 25 يونيو، ومسح جميع الوثائق من الفترة 2003 إلى 2025 ضوئيًا قبل 15 يونيو.

مسؤولو دائرة آن لاك (منطقة بينه تان، مدينة هو تشي منه) يراجعون ويحررون ملفات ووثائق الكتلة الحزبية. الصورة: فان مينه

قامت العديد من المناطق والمقاطعات ومدينة ثو دوك بمراجعة وتحرير ورقمنة الوثائق بشكل استباقي. على سبيل المثال، في منطقة بينه تان، ومن خلال المراجعة والإحصاءات من عام ٢٠٠٣ إلى عام ٢٠١٨، بلغ عدد الملفات والوثائق المُحررة ٥٢٣٠ ملفًا دائمًا. وتعمل المنطقة حاليًا على تحرير الملفات ومسحها ضوئيًا بشكل عاجل لمواصلة أرشفتها من عام ٢٠١٩ حتى الآن، استعدادًا للتسليم بعد تنفيذ الترتيبات التنظيمية للنظام السياسي والوحدات الإدارية في المنطقة.

في الدائرة العاشرة، صرحت السيدة نجوين ثي ثو هونغ، رئيسة اللجنة الشعبية للدائرة، بأن الدائرة قامت بإدارة الإحصاءات، وأعدت قائمة بالوثائق الورقية المُحررة، وأجرت تعديلات أولية على الوثائق غير المُحررة، واستعدت لتسليمها إلى الوحدة الجديدة. وفي الوقت نفسه، راجعت الدائرة الوثائق الإلكترونية، وصنفت البيانات، واستخرجتها إلى أجهزة التخزين، وضمنت سلامة البيانات وسلامتها لعملية التسليم.

هانوي : ضمان البيانات المركزية والمترابطة

في هانوي، وافقت اللجنة الشعبية للمدينة على مشروع "بناء قاعدة بيانات مشتركة من رقمنة الوثائق المركزية للوكالات في هانوي"، وكلّفت مركز خدمات الإدارة العامة في هانوي برئاسة وتنظيم تنفيذ المشروع. يهدف هذا المشروع إلى رقمنة السجلات والوثائق وإعادة ترتيبها بما يخدم تعليق الأنشطة الإدارية على مستوى المقاطعات ودمج البلديات، وذلك وفقًا للتقدم المحرز في الاستنتاج رقم 127-KL/TW الصادر عن المكتب السياسي والأمانة العامة بتاريخ 28 فبراير 2025، بشأن إجراء البحوث واقتراح مواصلة إعادة تنظيم النظام السياسي.

وفقًا للسيد ترونج فيت دونج، رئيس مكتب لجنة هانوي الشعبية، يهدف تنفيذ المشروع إلى تكوين قاعدة بيانات مشتركة، تتضمن وثائق الحزب والحكومة والمنظمات الجماهيرية في هانوي، مما يضمن بيانات مركزية ومترابطة ومشتركة وقابلة لإعادة الاستخدام. ومن ناحية أخرى، يهدف إلى تحسين كفاءة وفعالية وأداء الإدارة والإدارة من خلال عدم استخدام السجلات الورقية ودمج الذكاء الاصطناعي وسهولة استغلال البيانات واستخدامها. حاليًا، يبلغ الحجم المقدر للوثائق التي تحتاج إلى تحرير على مستوى المقاطعات والبلديات في هانوي أكثر من 68860 مترًا مربعًا؛ ويبلغ الحجم الإجمالي للوثائق التي تحتاج إلى رقمنة على مستوى المقاطعات والبلديات أكثر من 94 مليون صفحة A4. وهذا حجم كبير جدًا، لذا فإن رقمنة الوثائق مقسمة إلى مرحلتين. ستعمل المرحلة الأولى على رقمنة وثائق الوكالات، مع 5 أولويات، بما في ذلك: 1 هو تحرير ورقمنة وثائق الحزب والحكومة على مستوى المقاطعة؛ 2 هو تحرير ورقمنة وثائق الحزب والحكومة على مستوى البلدية؛ 3 هو تحرير ورقمنة وثائق الحزب على مستوى المدينة؛ 4 هو تحرير ورقمنة وثائق الحكومة على مستوى المدينة؛ 5 هو تحرير ورقمنة وثائق المنظمات الجماهيرية على 3 مستويات.

وفقًا للسيد كو نغوك ترانج، مدير مركز خدمات الإدارة العامة في هانوي، سيركز المركز، من الآن وحتى 30 يونيو، على تنفيذ الأولويتين الأولى والثانية: رقمنة الوثائق ذات فترة التخزين الدائمة، وهي الوثائق التي يُعاد استخدامها بشكل متكرر في الحزب والحكومة على مستوى المقاطعات والبلديات، والتي تُقدر نسبتها بحوالي 25% من حجم البيانات الخام و5% من حجم البيانات المُحررة. بالنسبة للوثائق الرقمية، ولضمان الجودة وفقًا للوائح، ستتم مزامنة البيانات، وليس إعادة رقمنتها، لتجنب إهدار الوقت والميزانية.

نحو بناء إدارة حديثة

في سياق تطبيقه على مستوى المحليات، أشار بعض الخبراء ونواب المجلس الوطني إلى أن تحرير السجلات والوثائق ورقمنتها ليس مجرد مهمة فنية، بل يعني أيضًا ضمان الشفافية والسلامة والكفاءة في عملية إعادة تنظيم الجهاز، وتوفير الراحة للأفراد والشركات. ويُعد هذا أيضًا خطوة مهمة نحو بناء إدارة حديثة تُلبّي الاحتياجات الاجتماعية بشكل أفضل في المرحلة الجديدة.

أكد نائب الجمعية الوطنية نجوين كوانغ هوان على الدور الرئيسي لرقمنة السجلات في السياق الحالي، وأكد أنه عند دمج الوحدات الإدارية، ستكون الحدود الإدارية أوسع، وستستغرق البنية التحتية من 5 إلى 10 سنوات لإكمالها، لذلك في البداية، سيكون السفر لإجراء الإجراءات الإدارية صعبًا بالتأكيد. لذلك، إذا لم يتم استخدام التكنولوجيا الرقمية، فإن مطالبة الناس بالذهاب إلى الوكالات العامة لمعالجة المستندات ستخلق إزعاجًا كبيرًا. ووفقًا له، من الضروري رقمنة جميع السجلات، ووضع الإجراءات الإدارية على بيئة الشبكة لتقليل أوجه القصور، وخلق فرضية لتطبيق الحكومة الرقمية والمجتمع الرقمي. يجب أن يتم ذلك بسرعة وبشكل متزامن، ويجب ألا تنتظر المحليات تعليمات من الحكومة المركزية، بل يجب تنفيذها بشكل استباقي الآن.

بالإضافة إلى ذلك، وخلال عملية مراجعة السجلات وحفظها، أعرب النائب في الجمعية الوطنية فام فان هوا عن رأيه بضرورة توجيه لجان الحزب المحلية وسلطاتها وتفتيشها وتذكيرها بشكل حازم طوال الوقت لتجنب فقدان السجلات أو إتلافها أو حتى إتلافها عمدًا. وأشار النائب في الجمعية الوطنية فام فان هوا إلى أنه "إذا لم نكن حذرين وفقدنا السجلات، فلن يؤثر ذلك على أجهزة الدولة فحسب، بل سيؤثر أيضًا بشكل كبير على الأفراد والشركات. لذلك، من الضروري في الوقت الحالي تحديد المسؤوليات المحددة للمنظمات والوحدات والأفراد والقادة بوضوح في حالة فقدان السجلات أو إتلافها أو إتلافها بشكل غير قانوني".

لضمان العمل السلس والمستمر في مجال الوثائق والأرشيف، وضمان إدارة الوثائق بشكل آمن قبل وأثناء وبعد الانتهاء من إعادة تنظيم النظام السياسي في مدينة هو تشي منه، أصدرت لجنة الشعب في مدينة هو تشي منه التوجيه رقم 04. ينص التوجيه بوضوح على: إلزام رؤساء الإدارات والفروع والقطاعات في المدينة ومدينة ثو دوك والمناطق والمقاطعات بتوجيه تنفيذ عدد من المهام العاجلة بشكل عاجل لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف أثناء إعادة تنظيم النظام السياسي في المدينة.

الحضارة - فان تاو - اليوم الوطني

المصدر: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html