فوائد نموذج "قاعة الاجتماعات الخالية من الورق" في داك نونغ

[إعلان 1]

ابتداءً من الدورة الخامسة، المُقرر عقدها في ديسمبر 2022، سيُطبّق مجلس الشعب في بلدية داك ويل (كو جوت) للفصل الدراسي الخامس (2021-2026) جلساتٍ بلا أوراق. وبناءً على ذلك، سيتمكن أعضاء مجلس الشعب في البلدية، قبل انعقاد الجلسات، من الوصول إلى الوثائق المتعلقة بالجلسة عبر مجموعة "مندوبي مجلس الشعب".

يتم تنزيل المستندات على أجهزة الكمبيوتر والهواتف لأغراض البحث والتحضير لضمان تلبية متطلبات محتوى الاجتماع. يُسهّل الوصول إلى المعلومات بهذه الطريقة نقل معلومات ومستندات الاجتماعات بسرعة، مما يُقلّل وقت وتكاليف طباعة المستندات في المؤسسة.

قالت السيدة نجوين ثي ثوين، نائبة رئيس مجلس الشعب في بلدية داك ويل (كو جوت): "في الاجتماعات السابقة، كان إعداد وطباعة الوثائق يتم يدويًا، مما كان يستغرق وقتًا طويلًا ويكلف الكثير، وكان من السهل ارتكاب أخطاء في عملية ترتيب الوثائق. إن تطبيق الاجتماعات الإلكترونية، باستخدام برنامج زالو لإرسال واستقبال الوثائق، يحقق فوائد عملية عديدة، إذ يوفر التكاليف والوقت اللازم لطباعة وإعداد الوثائق. كما يتوفر للمندوبين الوقت الكافي للبحث عن الوثائق وحفظها بما يخدم أنشطتهم، مما يساعد على تحسين المناقشات وطرح الأسئلة في الاجتماع."

dakwil(1).jpg — نفذ مجلس شعب بلدية داك ويل (كو جوت) اجتماعًا بدون ورق من خلال إرسال المستندات المتعلقة بالاجتماع مسبقًا عبر زالو إلى المندوبين.

في مدينة جيا نجيا، وبعد عام من تجربة نموذج "قاعة الاجتماعات الخالية من الورق" للجان الشعبية في منطقتي نجيا تان وكوانج ثانه، تم عقد ما يقرب من 30 اجتماعًا من خلال نموذج قاعة الاجتماعات الخالية من الورق.

خلال الاجتماعات، نشرت اللجنة المنظمة رمز الاستجابة السريعة (QR) وكلمة مرور الواي فاي علنًا. ما على المشاركين سوى استخدام هواتفهم الذكية أو أجهزة الكمبيوتر لمسح رمز الاستجابة السريعة لتنزيل المستندات البحثية. تتميز هذه العملية بالسرعة، وتوفير الوقت وتكاليف القرطاسية، وسهولة تخزين المعلومات.

قالت السيدة دانج ثي كوين، موظفة حكومية في مكتب اللجنة الشعبية لحي نغيا تان (جيا نغيا): "في الاجتماعات، يكفي استخدام رمز الاستجابة السريعة لمسح المستندات وتنزيلها لجميع المندوبين. لهذا مزايا عديدة عند التحضير للاجتماع، إذ يُختصر وقت تقديم المستندات، مما يوفر تكاليف القرطاسية ووقت الطباعة. تنزيل المستندات عبر رمز الاستجابة السريعة سهل وبسيط للغاية."

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — يقوم المندوبون بمسح رمز الاستجابة السريعة لتنزيل المستندات في المؤتمر الرابع لاتحاد الشباب الشيوعي في هو تشي منه بمقاطعة داك نونغ ، الفترة 2022-2027

وفقًا للإحصاءات، تضم المقاطعة بأكملها أكثر من 50 هيئة ووحدة بدأت بالتحول من نموذج قاعات الاجتماعات التقليدية إلى "قاعات اجتماعات بلا ورق". وتتم عملية التحول بمرونة ودقة من قبل الهيئات والوحدات، وفقًا للظروف الفعلية، مما يُضاعف كفاءة تنظيم الاجتماعات.

وفقًا لتقييم المناطق، يُلبي التحول من قاعات الاجتماعات التقليدية إلى "قاعات اجتماعات بلا ورق" متطلبات تنفيذ المهام في سياق التحول الرقمي. كما يعتاد المسؤولون وموظفو الخدمة المدنية والعاملون في القطاع العام ومندوبو الهيئات والوحدات والمحليات تدريجيًا على أساليب تنظيم الاجتماعات وفقًا لنموذج "قاعات الاجتماعات بلا ورق".

يُسهم تطبيق "قاعات الاجتماعات الإلكترونية" أيضًا في تعزيز التفاعل بين المشاركين في الاجتماعات، وتحسين جودة إدارة وتوجيه الجهات والوحدات. كما يُسهم تطبيق "قاعات الاجتماعات الإلكترونية" في تحسين جودة الإصلاح الإداري، وتحقيق هدف التحول الرقمي، بما يضمن تحديد هوية جميع الأفراد والشركات الذين يستخدمون الخدمات الإلكترونية والتحقق من هوياتهم بسلاسة وتوحيدها عبر جميع أنظمة الحكومة، من المركزية إلى المحلية، بحلول نهاية عام 2023.

[إعلان 2]
مصدر