Podpora digitalizace archivních dokumentů pro potřeby stranických výborů

Celostátní simultánní implementace digitální transformace v oblasti úložišť

V souvislosti s realizací usnesení a závěrů politbyra a ústředního sekretariátu strany o reorganizaci aparátu a administrativních jednotek se práce na shromažďování, editaci a digitalizaci archivních dokumentů stala naléhavější než kdy dříve.

(Ilustrace)

Obce rychle naplánovaly a vydaly předpisy a postupy pro správu a provoz interního síťového systému. Současně byla investována i infrastruktura informačních technologií; mnoho center pro integraci dat v provinčních a městských stranických výborech bylo vybaveno moderními servery, síťovým a bezpečnostním zařízením, které splňovalo standardy a směrnice ústřední kanceláře strany.

Nejen na provinční úrovni byl na úrovni obcí nasazen systém provozního řízení, software pro digitální soubory, databáze členů strany 3.0, digitální podpisy a sdílené aplikace – což zajišťuje, že se o ně uchází 100 % provinčních a obecních stranických výborů. Široce se zavádějí elektronické dokumenty, odesílání a přijímání, zpracování digitálních dokumentů, ukládání dat a správa souborů členů strany.

Digitalizace pomáhá rychle zpracovávat práci a zároveň uchovávat záznamy udržitelným způsobem.

Přechod z papírového ukládání do digitálního prostředí přináší mnoho zjevných výhod: Záznamy, dokumenty a pracovní dokumenty strany – včetně těch, které vznikají během procesu zařizování a slučování agentur – jsou všechny upravovány, centrálně uloženy, snadno vyhledávatelné, zabezpečené a v případě potřeby využívané. V některých lokalitách kanceláře stranických výborů dokončily databáze a zprovoznily systém digitálního ukládání, což vedoucím pracovníkům pomáhá k nim rychle přistupovat při řízení práce.

Digitalizace navíc pomáhá zlepšit disciplínu při ukládání: varování snižují ztráty a nesprávné umístění originálních dokumentů, zejména při přeskupování nebo slučování jednotek – což je problém, který je považován za vysoce rizikový, pokud se stále používají tradiční manuální metody.

Přetrvávají problémy s širokým nasazením

Komplexní proces digitalizace však stále čelí značným překážkám. Na mnoha místech je objem dokumentů zbývajících před reorganizací aparátu velmi velký a dosud nebyl upraven – což vede k riziku ztráty nebo nesprávného umístění při skladování nebo konverzi. Na úrovni obcí a obvodů před sloučením, stejně jako v okresech a jednotkách, které byly zrušeny, stále neprobíhá shromažďování a digitalizace dokumentů důkladně. Některým stranickým organizacím a jednotkám chybí specializovaný archivní personál, vybavení a elektronické archivy , což způsobuje mnoho omezení při konverzi.

Proto jsou stranické výbory povinny striktně dodržovat pravidla: od vytváření pracovních záznamů, přes předávání dokumentů do archivů, až po úpravu a digitalizaci dokumentů vzniklých od 1. července 2025. Zároveň je nutné jasně definovat osobní odpovědnosti – vedoucích stranických výborů, agentur a stranických organizací – za zajištění úplnosti a bezpečnosti archivních dat.

Některé lokality, jako například provinční výbor strany Tuyen Quang, stanovily písemná nařízení – vyžadující předání všech starých spisů a dokumentů; úpravu, digitalizaci a zpracování nevyřízených dokumentů reorganizovaných jednotek.

Digitalizace – nezbytný krok k modernizaci vedení a řízení

Digitalizace archivů je s pevným odhodláním považována za klíčové řešení pro stranické výbory na všech úrovních, které zajišťuje efektivitu a účinnost vedení – zejména v kontextu neustálého uspořádání a změn v organizaci. Pokud jsou data centrálně spravována a pravidelně aktualizována, mohou vedoucí pracovníci k dokumentům a informacím přistupovat, vyhledávat a používat je rychle a přesně, což podporuje včasné směřování a řízení.

Investice do digitální infrastruktury, aplikace informačních technologií, vytváření sdílených datových skladů a provozování softwaru pro synchronní správu úložišť jsou nezbytnou součástí procesu modernizace vedení strany – pomáhají zajistit transparentnost, bezpečnost a větší pohodlí pro řízení, odborné znalosti a ochranu historických památek.

Nguyen Bach

Zdroj: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548