Aplikace umělé inteligence zvyšuje efektivitu řešení správních řízení

Tým IT inženýrů společnosti VNPT nasazují technologická řešení pro služby zákazníkům.

Úkol restrukturalizace aparátu a správních jednotek, zejména restrukturalizace správních jednotek na úrovni okresů a obcí, je zásadní politikou se strategickým významem pro zefektivnění aparátu a zlepšení efektivity a účinnosti řízení. Tento proces však přináší a bude s sebou nést značné výzvy v oblasti řešení správních řízení.

Konkrétně změna administrativních hranic, názvů a souvisejících předpisů způsobila zmatek a nedostatek informací pro lidi i podniky, což vedlo k náhlému nárůstu potřeby otázek a odpovědí a zavádění administrativních postupů. Kromě toho v souvislosti se zefektivněním mzdového účetnictví musí tým úředníků a státních zaměstnanců pochopit nové obchodní procesy a zvládat rostoucí počet dokumentů, což představuje velký tlak a potenciální riziko zpoždění a chyb.

Aby se tyto výzvy efektivně řešily, zajistil hladký a transparentní proces sjednávání, minimalizovaly se nepříjemnosti pro lidi i podniky a optimalizovaly se administrativní zdroje, vyvinula Vietnamská skupina pro pošty a telekomunikace (VNPT) specializované aplikace s umělou inteligencí na podporu efektivního zpracování administrativních postupů během přechodného období.

„Personalizace“ pro služby lidem i firmám

„Citizen - Business Virtual Assistant“ je integrovaná platforma s umělou inteligencí, která funguje jako jednotný inteligentní digitální kontaktní bod a komplexně podporuje občany a firmy ve všech otázkách administrativních postupů vyplývajících z procesu fúze.

Tato aplikace, která dokáže automaticky odpovídat na informace 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, využívá technologii zpracování přirozeného jazyka (NLP) k pochopení a přesnému a okamžitému zodpovězení tisíců otázek od lidí a firem týkajících se nových administrativních hranic, změn názvů a nezbytných dokumentů, které je třeba upravit (registrace domácnosti, občanský průkaz, obchodní licence, osvědčení o právu k užívání pozemků atd.). Aplikace také poskytuje informace o nových zásadách a předpisech vzniklých po fúzi snadno srozumitelným a personalizovaným způsobem pro každý případ.

Na druhou stranu, na základě informací poskytnutých uživatelem (typ dokumentu, který má být změněn, stará/nová adresa, druh podnikání), umělá inteligence automaticky identifikuje administrativní postupy, které je třeba provést, a poskytne podrobné pokyny pro každý krok a každý dokument, který je třeba připravit, a zároveň poskytne přímé odkazy na elektronické formuláře, které je třeba vyplnit, a dokonce podpoří automatické vyplnění části informací, pokud jsou data již k dispozici z národní databáze, čímž se minimalizují chyby a čas pro lidi.

Tento systém umělé inteligence také automaticky shromažďuje, analyzuje a aktualizuje nejnovější právní dokumenty a oznámení ministerstev, poboček a obcí týkající se fúzí, čímž zajišťuje, že informace jsou pro lidi i firmy vždy přesné a včasné.

Díky výše uvedeným funkcím aplikace s umělou inteligencí „Virtuální asistent pro občany – podniky“ výrazně sníží zátěž přímých dotazů pro úředníky pověřené vyřizováním administrativních postupů, čímž jim uvolní čas na zpracování složitých záznamů, které vyžadují hloubkové posouzení.

Aplikace také pomáhá zlepšit spokojenost a zkušenosti lidí a firem, pomáhá jim proaktivně vyhledávat informace a provádět administrativní postupy kdykoli a kdekoli, čímž se zkracuje doba čekání a cestování, vytváří se transparentnost a důvěra. Aplikace zejména zajišťuje jednotnost a přesnost informací, omezuje situace, kdy každé místo vysvětluje jinak, což způsobuje zmatek, a vytváří se spravedlnost pro všechny subjekty.

AI podporuje zpracování administrativních postupů

Společnost VNPT také vyvinula řadu aplikací s umělou inteligencí, které jsou hluboce integrovány do systému zpracování správních postupů, aby pomohly úředníkům a státním zaměstnancům efektivněji zpracovávat správní postupy během přechodného období.

V první řadě existuje systém umělé inteligence, který podporuje inteligentní klasifikaci a kontrolu záznamů. Tyto umělé inteligence využívají technologii „počítačového vidění“ k automatickému skenování, rozpoznávání a čtení informací z dokumentů a záznamů; automaticky klasifikují záznamy, extrahují data a kontrolují platnost podle nových předpisů a forem správních jednotek po sloučení; poté automaticky varují před nedostatky, chybami nebo neplatnými záznamy, což pomáhá úředníkům včas odhalit nedostatky a včas požadovat doplnění, čímž se snižuje míra vrácení záznamů.

Dalšími jsou umělé inteligence, které podporují rozhodování a zpracování spisů. Tyto umělé inteligence analyzují data ze spisů, porovnávají je s příslušnými předpisy a navrhují řešení nebo další kroky pro úředníky. Ve složitých případech může umělá inteligence poukázat na body, které je třeba zmínit, nebo na relevantní právní dokumenty, na které se mohou úředníci odkázat, což urychluje proces hodnocení.

A konečně, umělá inteligence automatizuje reporting a statistiky. Aplikace bude automaticky syntetizovat data z procesu příjmu a zpracování administrativních postupů (počet záznamů, průměrná doba zpracování, nejčastěji se vyskytující typy administrativních postupů, běžné chyby atd.).

Na základě toho vytvářejte vizuální statistické zprávy v reálném čase, které pomohou místním vedoucím pracovníkům, oddělením, pobočkám a sektorům získat komplexní přehled o efektivitě řešení administrativních postupů, snadno identifikovat úzká místa a včas poskytnout pokyny.

Výsledky praktického testování ukazují, že tyto systémy umělé inteligence výrazně zlepšily produktivitu zaměstnanců, snížily manuální, opakující se a chybovostem náchylné úkoly, pomohly zaměstnancům soustředit se na profesionální úkoly a řešit složitější problémy; zajistily transparentnost a spravedlnost při zpracování administrativních postupů, když byly procesy digitalizovány a řízeny umělou inteligencí, čímž minimalizovaly subjektivní zásahy a negativní rizika; zároveň poskytly přesná a včasná data pro management a podpořily místní i lokální vedoucí pracovníky v přijímání rychlých a efektivních výkonných rozhodnutí založených na reálných datech.

Zažijte moderní, rychlou a efektivní digitální administrativu

Pilotní aplikace umělé inteligence na podporu zpracování administrativních postupů v Ho Či Minově Městě v květnu 2025 přinesla mnoho pozitivních výsledků. Konkrétně: Doba potřebná k přijetí a vyřízení žádostí o pomoc se výrazně zkrátila; lidé i firmy jsou podporovány přesněji, což snižuje nutnost častého cestování; zároveň mají úředníci k dispozici další nástroje na podporu proaktivnějšího a efektivnějšího zpracování dokumentů.

Systém umělé inteligence tak denně přijal v průměru 10 000–13 000 dokumentů podaných přímo občany, což pomohlo ušetřit čas zpracování odhadem o 1 400 hodin denně, více než 30 800 hodin měsíčně a 369 600 hodin ročně, což odpovídá práci přibližně 175 úředníků.

Aplikace umělé inteligence navíc podporují příjem průměrně 5 000–6 000 online žádostí denně, což pomáhá ušetřit čas zpracování odhadem o 550 hodin denně, více než 12 100 hodin měsíčně a 145 200 hodin ročně, což odpovídá práci téměř 70 zaměstnanců.

Kromě toho, když lidé a firmy sledují průběh administrativních postupů, mohou vyhledávat a zobrazovat informace o transakcích přes ChatBot, což jim pomáhá lépe prožít celý proces. Aplikace umělé inteligence na Portál veřejných služeb a Informační systém pro správní řízení pomohla optimalizovat proces, zkrátit čekací dobu a náklady na zpracování, zajistit rychlé a transparentní služby a sloužit lidem z celého srdce.

Pro VNPT není umělá inteligence jen trendem, ale také dlouhodobou strategií, která byla zahájena velmi brzy. VNPT si totiž uvědomuje, že zvládnutí technologie umělé inteligence nelze zvládnout najednou, ale vyžaduje systematické, udržitelné a vizionářské investice. VNPT jasně identifikuje tři pilíře, které investice vyžadují: lidé, infrastruktura a data. Aby se umělá inteligence skutečně rozvíjela, nestačí jen finance, ale také flexibilní mechanismy, speciální politiky a odhodlání jednat.

Technologie umělé inteligence vyvinuté společností VNPT jsou zabaleny do specifických produktů a služeb, které jsou úzce integrovány do digitálního ekosystému nasazovaného pro vládu, občany i firmy. Díky tomuto procesu „skutečná práce – skutečné využití“ je technologie umělé inteligence společnosti VNPT stále zdokonalovanější a tým lidských zdrojů pro umělou inteligenci je také stále vyspělejší.

Podle THAI LINH/Nhan Dan Newspaper

Odkaz na původní článek

Zdroj: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html