Transformación digital de los recursos humanos: El "cuello de botella" no está en el software.

Si bien la transformación digital se considera clave para mejorar la eficiencia de la gestión, muchas empresas vietnamitas aún se debaten entre el software y el papeleo, entre los datos y las viejas costumbres. Se invierte en tecnología, pero esta no libera mano de obra e incluso genera mayor presión sobre el departamento de recursos humanos.

Las empresas necesitan contratar a muchos trabajadores en los últimos meses del año.

La tecnología aún no ha llegado a las empresas.

La transformación digital en recursos humanos se ha considerado una tendencia inevitable durante años, pero su implementación práctica presenta numerosos obstáculos. En muchas empresas, se adquiere software de gestión de recursos humanos y se configuran sistemas de datos, pero los procesos de trabajo tradicionales permanecen inalterables, lo que provoca que la carga de trabajo no solo no disminuya, sino que se duplique.

En una empresa especializada en la fabricación de autopartes en la Zona Franca de Exportación de Tan Thuan (Ciudad Ho Chi Minh ), la Sra. Minh Thy, gerente de recursos humanos, comentó que, si bien la empresa cuenta con un software de gestión de recursos humanos desde hace tres años, aún deben registrar toda la información en papel. Mensualmente, el departamento de recursos humanos procesa decenas de expedientes de renuncia, nuevas contrataciones, evaluaciones de desempeño, control de asistencia, prestaciones, etc. Sin embargo, los datos ingresados ​​en el software solo sirven para "comparación", y la decisión final se toma en papel.

“Antes, hacerlo manualmente era difícil, pero ahora, con el software, todavía tenemos que hacerlo manualmente porque tenemos miedo de cometer errores. Así que es el doble de difícil”, añadió la Sra. Minh Thy.

En Hanwan Company Limited, en el barrio de Tan Binh, la Sra. Nguyen Ha, empleada de recursos humanos de esta empresa, dijo que la empresa quería digitalizarse, pero para ahorrar costes, eligieron un software barato con funciones limitadas, que no estaba conectado al sistema de control horario y nóminas, lo que provocaba que los empleados tuvieran que introducir los datos manualmente dos veces.

Además, los líderes de la empresa aún están acostumbrados a gestionar basándose en intuiciones, «como si miraran a la cara para asignar tareas», por lo que los informes tecnológicos son solo una formalidad. «El jefe sigue prefiriendo el papeleo al software, así que el sistema digital solo sirve para presentaciones», comentó la Sra. Ha.

Los trabajadores aún deben declarar por escrito al realizar trámites administrativos públicos.

De igual forma, Nguyen Trong Dai, director de Recursos Humanos de la empresa papelera Dai Thanh, afirmó que, al transformarse digitalmente, las empresas se enfrentan a dificultades para reclutar personal con experiencia. Si bien abundan los perfiles en redes sociales y plataformas de reclutamiento, la información no es veraz.

“Muchas personas tienen perfiles muy buenos y títulos impresionantes, pero cuando empiezan a trabajar, su capacidad real es solo de alrededor del 40%. También es difícil verificar su empleo anterior porque las empresas a menudo no comparten datos de personal entre sí”, agregó el Sr. Trong Dai.

Según un informe de ABeam Consulting, si bien el 68% de las empresas vietnamitas planea invertir en un sistema de gestión de recursos humanos (SIRH), la mayoría aún utiliza Excel, con datos dispersos y sin interconexión. Esto convierte la tecnología en una carga, en lugar de un apoyo. Estos casos demuestran que el principal problema no es la falta de tecnología, sino que las personas no han adaptado sus métodos de trabajo, los procesos no se han reestructurado, los datos no se han estandarizado y los líderes no han aprovechado al máximo el sistema operativo digital.

Cambia tu mentalidad para servir a la gente.

La transformación digital en la gestión de recursos humanos requiere un enfoque estratégico. Según un informe del Banco Mundial, el 63% de las empresas del sudeste asiático tienen dificultades para reclutar personal con las habilidades adecuadas. Además, la tasa de rotación laboral en Vietnam se mantiene entre el 20% y el 25% anual, siendo la más alta entre los jóvenes. Esto demuestra que la retención de talento no se basa únicamente en el salario y las prestaciones, sino también en el entorno laboral, la cultura y las oportunidades de desarrollo profesional.

Para abordar el problema de la aplicación de la tecnología digital en la gestión de recursos humanos, la Sra. Van Hoang, representante de ABeam Consulting, sugirió que las empresas pueden implementar el modelo de Portafolio de Recursos Humanos. Este modelo considera a las personas como activos de inversión. En lugar de simplemente almacenar registros y evaluar indicadores clave de rendimiento (KPI), las empresas solo necesitan crear un sistema centralizado de datos sobre habilidades, capacidad, costos de capacitación y planificación de sucesión. No se trata de un software, sino de una forma de reorganizar el enfoque de la gestión de recursos humanos.

En consecuencia, algunas organizaciones en Vietnam también han demostrado su eficacia al utilizar este modelo. Por ejemplo, Techcombank utiliza datos de recursos humanos para pronosticar las necesidades de capacidad, planificando así sistemáticamente la sucesión y reduciendo la tasa de rotación de empleados jóvenes en un 30 %. JUKI Vietnam Company implementó el programa «Smart Factory HR», estandarizando los datos de 5000 empleados en tiempo real con el sistema SAP SuccessFactors, lo que ayudó a reducir errores y aumentar la transparencia en la evaluación.

La aplicación de la tecnología digital ayuda a reducir la carga de trabajo y a aumentar las capacidades de gestión.

“El futuro de los recursos humanos reside en la conexión entre personas, datos y estrategia. Los profesionales de recursos humanos ya no son meros gestores de archivos, sino líderes del cambio que utilizan los datos para prever las necesidades de recursos humanos y desarrollar equipos”, añadió la Sra. Hoang Van.

Desde la perspectiva de la gestión estatal, el Dr. Tran Van Minh, profesor asociado y experto en administración pública de la Academia Nacional de Administración Pública, considera que la transformación digital solo es efectiva si va acompañada de una reforma de procesos. Si simplemente se añade software a un proceso antiguo, es como conducir un coche por una carretera rural. Antes de digitalizar, es necesario estandarizar el proceso, definir claramente las responsabilidades, capacitar a los usuarios y, sobre todo, generar confianza en los datos. La tecnología es solo un medio; las personas son la fuerza motriz. Para lograr una transformación digital efectiva, las empresas deberían llevarla a cabo por etapas, probando en un departamento y luego expandiéndola según la retroalimentación y los ajustes prácticos, en lugar de implementarla de forma masiva.

Según la Asociación Empresarial de Ciudad Ho Chi Minh, tras la fusión de los límites administrativos, muchos expedientes de registro de empresas y terrenos se retrasaron debido a fallos en el software de la administración pública, escasez de personal y operaciones descoordinadas. El índice de expedientes atrasados ​​asciende al 41%, lo que demuestra que incluso el sector público, donde la transformación digital es una prioridad, no puede escapar a la situación de «software sin personal».

Por lo tanto, la transformación digital en la gestión de recursos humanos no se trata de elegir un software potente o débil, sino de reorganizar la forma en que las empresas gestionan a su personal. La tecnología solo es realmente valiosa cuando ayuda a reducir la carga administrativa, aumentar la productividad y crear un entorno de trabajo transparente, en lugar de complicarlo todo. Para lograr una transformación digital exitosa, lo primero que debe cambiar es la mentalidad y la confianza en los datos.

Fuente: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm